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Guía de implementación · Academias de baile

Tu academia de baile: cada grupo con su edad, cada familia al día y la gala con sus boletos

ALKEA Studio es el sistema con el que una academia de baile lleva sus grupos, sus familias y sus cobros. Cada clase tiene su edad y su cupo; la mamá atiende a sus hijos desde su propia cuenta; la mensualidad se cobra sola y la inscripción, el vestuario y los recargos se ponen como cargos; la ficha de cada alumno trae sus alergias y su certificado médico; y la gala vende sus boletos en línea y en la puerta. Todo con tu marca.

Está escrita para quien nunca ha usado la plataforma. La primera parte cuenta qué hace por tu negocio; la segunda, cómo se monta, en orden de dependencias: cada fase solo necesita lo que dejaron hechas las anteriores, y cada paso empieza explicando qué problema resuelve antes de decir dónde hacer clic.

16
Fases: 70
Pasos: 3 semanas
Arranque típico: Sin tocar nada
Fase 0

¿Lo vemos con tus datos? En una demo corta te enseñamos cómo quedaría tu negocio.

Agenda una demo

Conoce ALKEA StudioQué es, en dos minutos

Para quién: Academias de ballet, jazz, contemporáneo, hip hop, salsa y danza folklórica: grupos por edad y nivel, alumnos menores con su mamá o su papá, mensualidades, uniformes, exámenes de grado y la gala de fin de curso.

El panel de tu equipo

Donde se trabaja: la agenda y la recepción, alumnos, cobros, reportes y ajustes. Se abre en la computadora del mostrador, en una tablet o en el teléfono. Cada persona entra con su cuenta y ve solo lo suyo.

La aplicación de tus alumnos

El portal: reservan, cancelan, ven su historial, pagan y reciben avisos en el teléfono. Se instala desde el navegador con tu ícono y tu nombre.

El área de cada maestro

Su día en orden de hora y el pase de lista con un toque. No ve cobros ni alumnos de otros.

Tu sitio público

Tu página, armada por bloques, con tu horario y tus planes que se actualizan solos. Opcional.

Las cuatro llevan tu marca: tus clientes nunca ven «ALKEA», ven tu academia. Y el dinero de tus cobros en línea entra directo a tu cuenta: ALKEA no lo toca.

Conoce ALKEA StudioLo que hace por tu academia

Todo lo que sigue existe hoy en el producto. Lo que todavía no hace está más abajo, dicho antes y no después.

Los grupos

Grupos por edad
Cada clase dice para qué edades es —Ballet infantil, de 6 a 9 años—. La edad se cuenta el día de la clase con la fecha de nacimiento del alumno, y desde el portal nadie reserva fuera de su rango.
Cupo y lista de espera
Cada grupo tiene su cupo. Si alguien cancela, el lugar pasa solo al siguiente de la lista.
Su grupo de cada semana
El alumno tiene su lugar fijo en su grupo: se le aparta cada semana solo, sin que nadie lo vuelva a anotar.
Reposición de clase
Si avisa a tiempo que va a faltar, recibe una reposición para tomar en otro grupo, con su propia vigencia, en vez de perder la clase.
Traer a alguien
Si lo permites, el alumno trae a una amiga a su clase: ocupa un lugar y usa una clase de su plan.
Clases en vivo
La misma clase con su enlace de videollamada, para la semana que no puede llegar.
Cobro por cancelar tarde o no llegar
Si lo prendes, a quien falta sin avisar se le pone su penalización, y puede cobrarse sola a su tarjeta guardada.
Suplentes y cierres
Si una maestra no llega, el sistema propone a quien está libre y da ese grupo. Si un salón no se puede usar, lo cierras por las horas que haga falta: reubica o cancela, devuelve la clase y avisa a cada familia una sola vez.
Llegada con QR
Imprimes el cartel; la mamá lo escanea al llegar, toca «Ya llegué» y su hija queda con su asistencia.

Las familias

La mamá y sus hijos
Una sola cuenta para la mamá o el papá; los hijos se dan de alta sin correo. Desde su portal elige a quién atiende y reserva, paga y firma por cada uno.
Los avisos le llegan a ella
El recordatorio, la clase cancelada o el cargo de su hijo le llegan a la mamá, con el nombre del niño al frente.
Inscribir y pagar una vez
La mamá elige un plan para cada hijo y paga todo junto, desde su portal o en recepción: un solo cobro, y cada hijo con su plan y su horario.
Descuento por hermanos
Un cupón que se aplica solo, sin escribir ningún código. Si inscribe a varios hijos juntos, paga completo el de mayor precio y los demás llevan el descuento; si ya tenía un hijo inscrito, lo llevan todos.
Quién recoge a cada niño
Las personas autorizadas para recogerlo, con su identificación y su foto si quieres, y varios contactos de emergencia. La mamá los edita desde su portal.
Salud y emergencia
Alergias, cuidados, contacto de emergencia y el certificado médico con su vigencia. El maestro ve las alergias en su lista al pasar lista. Se capturan después de que la familia acepta tu consentimiento de datos de salud, solo los ve quien tiene permiso y, si pones un plazo, se borran solos ese tiempo después de la baja.

Los cobros

La mensualidad se cobra sola
La familia autoriza su tarjeta una vez y cada mes llega el cargo. Si falla, reintenta, avisa y da días de gracia.
Cargos aparte del plan
La inscripción del año se pone sola; el vestuario de la gala o el examen se le ponen a un alumno o a todo un grupo de un jalón, y cada quien paga el suyo.
Recargo por pago tardío
A quien no ha pagado pasados los días que decidas y sigue viniendo se le pone su recargo, una vez por mensualidad. Perdonarlo es un clic con su motivo.
Uniformes por talla
El leotardo y las zapatillas con su existencia por talla: se ve qué talla se está acabando antes de que pregunte la siguiente mamá.
Todas las formas de pago
Tarjeta en línea; con Mercado Pago, también OXXO y SPEI; transferencia a tu cuenta, con el comprobante que sube la familia y tú confirmas; o un enlace de pago por WhatsApp o como QR en el mostrador.
Cupones
La promoción de inscripción de agosto o el regreso de quien se fue: con tope de usos, solo para primera compra o solo de mostrador, y después ves cuánto vendió cada uno.
La vigencia empieza con la primera clase
Si lo eliges en un paquete, al comprarlo no corre nada: sus días cuentan desde la primera clase que reserve.

El año de la academia

La gala con sus boletos
Funciones con cupo y precio, o con butacas numeradas por zona —Preferente, General— y su plano. La familia compra en línea sin crear cuenta, elige su butaca y recibe sus códigos por correo; el mostrador vende y la puerta marca quién entró.
Quién baila y su vestuario
La lista de quién baila en cada evento, y el cargo del vestuario solo para ellos.
Exámenes de grado y diplomas
El examen de cada nivel con su resultado, y a cada aprobado su diploma con un código que cualquiera puede comprobar.
Avisos al grupo
«El sábado no hay clase», «el ensayo general cambia de hora»: le llega a todo el grupo, también a quien apagó las promociones.
La clase muestra
A quien pregunta se le registra como prospecto y se le da un pase de cortesía a la clase de su edad: ocupa un lugar de verdad y sale en el pase de lista.
Certificados de regalo
Si los sumas: un regalo por monto con su código, vendido en el mostrador o en línea sin cuenta.

Lo que puedes prender si lo necesitas

Clases privadas por cita
La coreografía de XV años o del primer baile de una boda: la pareja o la familia aparta en las horas libres del maestro y paga su anticipo.
Lugar en el salón
Con el plano del salón, cada alumno elige su lugar al reservar.
Nivel y progreso
El nivel de cada alumno, su tarjeta de habilidades con insignias y el video de técnica que la maestra comenta en el segundo exacto; solo lo ven el alumno, su familia y tu equipo.
Último minuto y «esta semana no puedo»
El lugar que se libera unas horas antes se les avisa a quienes lo pidieron; y quien tiene lugar fijo suelta una sola fecha sin perder su lugar.

Los maestros

Su propio acceso
Cada maestro ve su día, pasa lista desde su teléfono y ve las alergias y cuidados de sus alumnos.
Su pago por clase
Monto fijo por clase, por hora o por alumno que asistió. Cada clase que dio se anota sola y el corte dice cuándo se le pagó. En el menú se llama «Pago a maestros».

La inteligencia artificial

El asistente
Si lo sumas: pregúntale por tus números o qué grupo tiene lugar para una niña de once años, y pídele que la aparte; siempre te pide confirmar antes de hacerlo.
Conexiones con IA
Consultar y operar la academia desde tu propio asistente de IA, con el permiso que tú le das a cada conexión.

Tu paquete

ALKEA está hecho de módulos que se prenden por negocio. Lo que no tienes no aparece en ningún lado, y prender algo después no mueve nada de lo que ya cargaste.

Módulo	Para qué	Va
Clases presenciales	Tus grupos por estilo, nivel y edad, con su horario semanal, su salón, su cupo y el pase de lista.	En la base
Maestros	Quién da cada grupo y su propio acceso para pasar lista y ver las alergias de sus alumnos. En el menú se llama «Instructores».	En la base
Portal del alumno y de la familia	Su grupo, su mensualidad y sus cargos; la mamá atiende a cada hijo desde su propia cuenta.	En la base
Cobros en línea	La mensualidad que se cobra sola, los cargos que se pagan desde el teléfono y el descuento por hermanos.	En la base
Avisos	Recordatorio de clase, clase cancelada, mensualidad por vencer, cargo nuevo. A la familia le llegan con el nombre del hijo al frente.	En la base
Prospectos y retención	Quién preguntó por ballet para su hija, su clase muestra, y quién dejó de venir.	En la base
Equipo	Una cuenta por persona de dirección, coordinación y recepción.	En la base
Tu marca	Tus colores, tu tipografía y tu logotipo en todo.	En la base
Documentos	Reglamento, aviso de privacidad y la responsiva que firma la mamá o el papá, con constancia de quién aceptó.	En la base
Eventos y boletos	La gala de fin de curso: funciones con cupo, boletos en línea sin cuenta, venta en el mostrador y la puerta.	Si lo necesitas
Campañas y avisos al grupo	Un aviso a todo el grupo de Jazz del sábado —no hay clase, cambia el ensayo— y las promociones por segmento.	Si lo necesitas
Uniformes y productos	Leotardos, mallas y zapatillas por talla, con su existencia y su venta en el mostrador.	Si lo necesitas
Pago a maestros	Cuánto le toca a cada maestro por clase, por hora o por alumno que asistió, y el corte que dice cuándo se le pagó.	Si lo necesitas
Talleres e intensivos	El intensivo de verano o el taller de puntas: varias fechas con un solo precio y abonos.	Si lo necesitas
Métricas	Ocupación por grupo y por salón, horas pico y faltas por alumno.	Si lo necesitas
Tablero financiero	Mensualidades vigentes, cobranza esperada y retención.	Si lo necesitas
Sitio público	Tu página con tus grupos, sus edades, tus maestros y tus mensualidades.	Si lo necesitas
Sucursales	Varias sedes con su horario y sus números.	Si lo necesitas
Videoteca	La coreografía de la gala para repasar en casa, que solo ve quien tiene su mensualidad al día.	Si lo necesitas
Clases en vivo	La misma clase por videollamada, para el alumno que no puede llegar.	Si lo necesitas
Clases privadas por cita	La coreografía de XV años o del primer baile de una boda: se aparta en las horas libres del maestro, con anticipo.	Si lo necesitas
Certificados de regalo	Un mes de clases o un taller para regalar: código por monto, vendido en el mostrador o en línea.	Si lo necesitas
Asistente de IA	«¿Qué grupos de jazz tienen lugar para una niña de 11?», y aparta con tu confirmación.	Si lo necesitas
Conexiones con IA	Consultar y operar la academia desde tu propio asistente de IA, con el permiso que tú le das a cada conexión.	Si lo necesitas
Desarrolladores (API y avisos)	Para conectar otro sistema tuyo: llaves, documentación y avisos de lo que pasa en la academia.	Si lo necesitas

Conoce ALKEA StudioUn día en tu academia, con ALKEA

De la mañana a la noche: qué hace tu equipo, qué hacen tus clientes y qué hace el sistema solo. Nombres y cifras de ejemplo.

9:00Antes de abrirLe llegó a cada familia el recordatorio de la clase de sus hijos. Una mamá avisa desde su teléfono que Sofía no va hoy: como avisó a tiempo, Sofía recibe una reposición para tomarla otro día.
15:30Llegan los primerosLa pantalla de Recepción enseña los grupos de las próximas horas, con su maestra y su salón. Llega Valeria, de Ballet infantil: un toque y queda marcada.
16:00Ballet infantilLa maestra pasa lista desde su teléfono. Junto al nombre de Mateo ve «alérgico a la penicilina»: está en su ficha y nadie tuvo que acordarse.
17:00Una mamá preguntaQuiere jazz para su hija de 11 años. Se registra como prospecto y se le invita a una clase muestra en el grupo juvenil, que es el de su edad.
18:00El vestuarioLa coordinadora le pone el cargo del vestuario de la gala solo a los que bailan en ella. A cada familia le llega su aviso con el botón para pagarlo.
19:30La gala se vende solaMientras tanto se vendieron doce boletos en línea: las abuelas compraron sin crear cuenta y ya tienen sus códigos en el correo.
21:00Al cerrarCuántas clases se dieron, cuánto se cobró, qué mensualidades siguen pendientes y cuántos boletos quedan para cada función.

Conoce ALKEA StudioLo que el sistema hace solo

Es lo que menos se ve en una demostración y lo que más se nota en el uso. Cada renglón dice qué pasaría si no corriera.

Las clases de las próximas semanasCada vez que alguien abre la agenda

Sin esto: Alguien tendría que «publicar» la semana, y el día que se le olvide ningún grupo tendría clase.

El lugar de cada alumno en su grupoTodos los días, 0:45

Sin esto: El lugar fijo solo quedaría apartado las primeras semanas. Cada noche se aparta la fecha que acaba de abrir, y si no se pudo, a la familia le llega un aviso.

Recordatorio de clase, a la familiaCada hora, con la anticipación que elijas

Sin esto: Más faltas. Y cuando el alumno es menor, el aviso que le llega solo a él no le llega a nadie: por eso la copia va a la mamá o al papá.

La lista de espera de los gruposEn el momento en que alguien cancela

Sin esto: El lugar que se libera en el grupo lleno se quedaría vacío porque nadie se entera.

Recargo por pago tardíoTodos los días, 7:10 (si lo prendes)

Sin esto: El recargo se pondría a mano, a unos sí y a otros no, y cada uno se discutiría en el mostrador. Así se pone igual a todos, una sola vez por mensualidad, y solo a quien sigue viniendo.

El pago de cada maestro por claseCada hora, seis horas después de cada clase

Sin esto: Las clases de cada maestro se contarían a mano en una libreta cada quincena. Se espera seis horas para que el maestro alcance a pasar lista.

Los boletos apartados que no se pagaronCada cinco minutos

Sin esto: Quien empezó a comprar y no terminó se quedaría con los lugares de la gala para siempre. A los 15 minutos sin pagar, vuelven a la venta.

El cobro de penalizacionesCada diez minutos (si lo prendes)

Sin esto: La penalización por faltar sin avisar se quedaría como un cargo que nadie cobra. Se intenta una vez a la tarjeta guardada; si no pasa, queda para el mostrador o el portal.

Los datos de salud de quien se dio de bajaTodos los días, de madrugada (si pones un plazo)

Sin esto: Las alergias y el certificado médico de un niño que ya se fue se guardarían más tiempo del que le prometiste a su familia.

Cobro caído: aviso, gracia y reintentoCada hora

Sin esto: Una tarjeta vencida se descubriría el día que la persona no puede entrar, con ella enfrente y molesta. Así se entera antes, tú también, y conserva el acceso los días de gracia que tú decidas.

Aviso de «tu plan está por vencer», con su enlace de pagoTodos los días, 9:00

Sin esto: Quien no tiene renovación automática se vence sin darse cuenta y se pierde el mes. El aviso ya lleva el botón «Pagar mi renovación»: paga desde el correo sin entrar a ningún lado.

Vencimiento de planesTodos los días, 0:30

Sin esto: Un plan vencido seguiría apareciendo como activo en las listas y en los reportes. El acceso lo corta la fecha de todos modos; esto mantiene las cuentas honestas.

Reanudación de pausasTodos los días, 0:20

Sin esto: Una pausa con fecha de regreso se quedaría pausada para siempre hasta que alguien se acordara de quitarla.

Conciliación con la pasarelaTodos los días, 4:00

Sin esto: Si el aviso de un pago se perdió en el camino, ese cobro se quedaría en «Pendiente» con el dinero ya en tu cuenta. Cada madrugada se le pregunta a la pasarela por los cobros de la última semana que no cuadran.

Salida de correos en filaCada minuto

Sin esto: Mandar de golpe pasaría el tope de tu proveedor de correo, y pasarse no manda «algunos menos»: bloquea la cuenta y deja de salir todo, incluidos los recordatorios.

Recordatorio de seguimiento a prospectosCada minuto

Sin esto: El «vuelve a llamarle el jueves» viviría en la memoria de quien atendió. A la hora que se dejó anotada, le llega el aviso a quien le toca.

Respaldo de tu informaciónTodos los días, y se comprueba cada mañana

Sin esto: Lo hace ALKEA, no tú. Se guarda fuera del servidor, en un almacenamiento donde el servidor puede escribir pero no borrar.

Conoce ALKEA StudioLo que todavía no hace

Dicho antes de empezar, para que nada de esto se descubra la primera semana.

No controla torniquetes ni accesos. La llegada la marca recepción, la maestra al pasar lista o la familia con el QR de llegada; no abre una puerta.
No hay boleta de calificaciones. Hay exámenes de grado con su resultado, su calificación si la lleva y su diploma; no una boleta por periodo con varias materias.
La edad se cuida en el portal, no en el mostrador. Desde el portal nadie reserva fuera del rango de edad de una clase. Recepción sí puede anotarlo —para la niña que cumple años el mes que entra—, y es a propósito.
La factura, con tu cuenta de Facturapi. Para facturar (CFDI 4.0) conectas tu cuenta de Facturapi con tu RFC y tu sello; el cliente se factura solo desde su portal o tú desde Cobros. La factura global de público en general del mes la sigue haciendo tu contador.
WhatsApp, con el número del studio. Los avisos y las campañas salen también por WhatsApp si conectas el WhatsApp Business del studio y Meta aprueba los mensajes; solo a quien aceptó recibirlos. No manda SMS.

Conoce ALKEA StudioLas palabras que vas a leer

Las que usa el sistema, en el idioma de tu negocio. Cuando una pantalla se llama distinto de como tú le dices, aquí está la equivalencia.

Alumno: Quien toma clase, aunque sea menor. En el menú se llama «Clientes».
Tutor (mamá o papá): La persona que atiende a uno o varios alumnos desde su propia cuenta. Se arma en la tarjeta «Familia» de su ficha.
Maestro: Quien da la clase. En el menú se llama «Instructores».
Salón: Donde se da la clase. En el menú se llama «Sala».
Backoffice o panel: Donde trabaja tu dirección, coordinación y recepción: horario, alumnos, cobros, ajustes. Las familias no lo ven.
Portal: Lo que ven tus alumnos y sus familias: su aplicación con su grupo, su mensualidad, sus cargos y sus avisos.
Tipo de clase: El estilo con su nivel y su edad: «Ballet infantil, de 6 a 9 años, cupo 15, 60 minutos».
Horario: Las líneas que se repiten cada semana: «sábado 10:00, Jazz juvenil, con Daniela, en el Salón Espejos».
Lugar fijo: El lugar del alumno en su grupo de cada semana. Se aparta solo, semana tras semana.
Mensualidad: Un plan que se cobra cada mes y trae un número de clases. Puede llevar inscripción anual.
Crédito: Una clase disponible de la mensualidad del alumno. Cada clase apartada descuenta uno.
Reposición: La clase que recibe quien avisó a tiempo que iba a faltar, para tomarla en otro grupo antes de que venza.
Cargo: Lo que se debe aparte de la mensualidad: inscripción, vestuario, examen, recargo. Se paga, o se perdona con su motivo.
Recargo: El cargo que se pone solo a quien no pagó su mensualidad a tiempo y sigue viniendo.
Evento y función: La gala es el evento; cada presentación con su fecha, hora, cupo y precio es una función.
Boleto: Un código por persona. Se emite cuando entra el pago y se marca en la puerta.
Persona autorizada: Quien puede recoger a un niño aunque no sea su tutor: la abuela, el chofer. No es cliente: no reserva ni paga.
Clase privada: La clase uno a uno o de una pareja que se aparta en las horas libres del maestro, como una cita.
Pase de cortesía: La clase muestra sin costo para un prospecto. Ocupa un lugar de verdad.
Examen de grado: El examen que acredita un nivel. Al aprobado le sale su diploma con un código que se puede comprobar.
Pasarela: La empresa que cobra la tarjeta por ti: Stripe, Openpay o Mercado Pago. El dinero va directo a tu cuenta.
Prospecto: Quien preguntó y todavía no se inscribe. No cuenta como alumno.

La implementaciónCómo lo implementamos

De la reunión de arranque a tu academia operando en ALKEA, normalmente en tres semanas. Es un calendario para planear, no para exigir: depende sobre todo de qué tan rápido se junta la información.

Antes de empezarTú y ALKEAReunión de arranqueUna hora con ALKEA para tomar las decisiones de la fase 0 —qué vendes, cómo lo cobras, tus reglas— y repartir quién junta qué información.
Semana 1ALKEA el primer día; después túLa baseALKEA da de alta tu cuenta con los módulos de tu paquete. Tú capturas los datos de tu negocio, conectas tu correo, eliges tu marca y das de alta a tu equipo de trabajo. Cierras la semana con tus salones, tus grupos con su edad y tus maestros.
Semana 2Tú, con ALKEA en la llamada de seguimientoEl dinero y los avisosSe arma el horario de la semana —cada grupo con su maestro y su salón—, tus reglas de reserva y la reposición. Después, lo que vendes por adelantado, tu pasarela de cobro, tus avisos y tus documentos. Al final de la semana, una primera importación de clientes de ensayo.
Semana 3Tú y tu equipoLa gente y el ensayoLa importación definitiva, las cuentas de tu equipo, el portal y tu sitio. Cierra con el ensayo general: una persona de confianza hace de cliente y recorren juntos un día completo.
Día de arranqueTodo tu equipoAbres con ALKEAAvisas a tus clientes, mandas los accesos y el mostrador trabaja ya solo en el sistema. Ese día no se configura nada nuevo: se opera.
Primer mesTú y ALKEAAcompañamientoUna revisión por semana: qué preguntó tu equipo, qué no cuadró, qué reportes conviene empezar a mirar. Al cerrar el mes, la primera lectura de tus números.

Las fases, en orden

Van en orden de dependencia: cada una solo necesita lo que dejaron hechas las anteriores. Saltarse el orden no ahorra tiempo: obliga a volver.

00Antes de tocar el sistema: las decisionesCinco decisiones que se toman en una mesa, con papel, antes de abrir ALKEA. Sin ellas, tu academia se configura dos veces.5 pasos
01ALKEA da de alta tu cuentaTu academia existe en ALKEA, con su dirección, su administrador y los módulos de tu paquete prendidos.4 pasos
02Tus datos, tu seguridad y tu correoTu academia tiene su nombre, su zona horaria y su moneda; tu cuenta está protegida; y los correos salen con tu remitente.3 pasos
03Tu marcaEl panel, el portal de tus alumnos, tus correos y tu sitio llevan tus colores, tu tipografía y tu logotipo.3 pasos
04Tus sedesSi tu academia tiene más de un local, cada uno tiene su dirección, su color y su zona horaria.2 pasos
05Tus maestrosCada maestro está en el directorio con su foto, su biografía y su color, listo para asignarle grupos.1 pasos
06Lo que ofreces: salones y grupos por edadCada salón con su cupo y cada grupo con su estilo, su nivel, su rango de edad, su duración y su color.4 pasos
07Tu horario, tus reglas y las reposicionesCada grupo tiene su línea en el horario con su maestro y su salón, sin choques; las reglas de faltas se aplican solas y la falta avisada se vuelve reposición.5 pasos
08Lo que cobras: mensualidades, inscripción y hermanosCada mensualidad existe con su precio, sus clases, sus estilos y su inscripción, y el descuento por hermanos se aplica solo.4 pasos
09CobrarLas mensualidades se cobran solas, la inscripción y el vestuario van como cargos, el mostrador sabe cobrar y mandar un enlace, y un cobro de verdad ya pasó de punta a punta.10 pasos
10Tus avisos y tus documentosLo que tu academia les dice solo a tus alumnos está prendido, a tiempo y con tu voz; y lo que tienen que aceptar se les pide en el momento correcto.4 pasos
11Tus alumnosTus alumnos están en ALKEA con su plan vigente, saben entrar a su portal, cada familia está armada y cada alumno tiene su lugar en su grupo.7 pasos
12Tu equipo: cuentas y permisosCada persona del mostrador y cada maestro entra con su propia cuenta y ve solo lo que le toca.4 pasos
13Lo que ven tus clientesEl portal está probado e instalado en los dos tipos de teléfono, tu sitio está publicado y los prospectos tienen dónde caer.4 pasos
14El ensayo generalUn día completo jugado de punta a punta antes del arranque, con alguien de confianza haciendo de cliente.3 pasos
15El arranque, el primer mes y el año de tu academiaTu academia opera en ALKEA, tu equipo sabe qué mirar cada día y al cerrar el mes tienes tu primera lectura de números; y la gala y los exámenes tienen dónde vivir.7 pasos

La implementaciónLo que necesitamos de ti

Junta esto antes de la primera semana. Con la información a la mano, la mayoría de las fases se hacen en una sentada; sin ella, cada fase espera un correo.

Tu negocio

Nombre comercial, correo y teléfono de contacto, ciudad (para la zona horaria) y moneda.
Tu logotipo en PNG con fondo transparente —y la versión para fondo oscuro, si la tienes—, tus colores y una o dos fotos tuyas.
Si tienes más de un local: el nombre, la dirección y el teléfono de cada uno.

Tus grupos

Tus salones y su cupo real: cuántos alumnos caben en la barra o en la duela sin chocar.
Tus tipos de clase: estilo, nivel, edad mínima y máxima, duración y cupo («Ballet infantil, 6 a 9 años, 60 min, 15 lugares»).
El horario de la semana: qué grupo, qué día, a qué hora, con qué maestro y en qué salón.
Tus maestros: nombre, correo, una foto y dos líneas de cómo enseñan. Y, si les pagas por clase, cuánto.

Lo que cobras

Tus mensualidades: nombre, precio, cuántas clases al mes, de qué estilos y si llevan inscripción anual.
Tus otros cobros: cuánto cuesta el vestuario de cada número, el examen de grado y si cobras recargo por pago tardío (cuánto y a los cuántos días).
Si das descuento por hermanos, de cuánto. Al inscribir a varios juntos, paga completo el de mayor precio.
Tus uniformes: cada prenda con su precio, su costo y sus tallas.
Tus reglas: hasta cuántas horas antes se avisa una falta, si se repone, y en cuántos días.

Tu cobro en línea (si cobrarás en línea)

Una cuenta de empresa en Stripe, Openpay o Mercado Pago, ya verificada. ALKEA no cobra por ti: el dinero entra directo a tu cuenta.
Sus llaves: la secreta y la pública. Mercado Pago es la única que además ofrece pago en OXXO y transferencia SPEI.
Si recibes transferencias a tu propia cuenta: banco, titular y CLABE.

Tu correo de salida

Los datos SMTP de tu dominio (servidor, puerto, usuario, contraseña) y el remitente que quieres que vean tus clientes. Te los da quien te administra el correo o tu proveedor.
El tope de envíos por hora y por día de ese proveedor. Si no lo sabes, pregúntalo: es lo que evita que te bloqueen la cuenta.

Tus alumnos y sus familias

Tu lista de alumnos en Excel o CSV: nombre, apellidos, fecha de nacimiento (sin ella no se puede reservar una clase con edad desde el portal), correo y celular.
Para los menores: el nombre, el correo y el celular de la mamá o el papá que paga, y qué hijos son de quién. La familia se arma después en la ficha.
Si los tienes: alergias, cuidados, contacto de emergencia y la fecha de vencimiento del certificado médico de cada alumno; y quién está autorizado para recoger a cada niño.
En otro archivo, la mensualidad vigente de cada alumno: correo, plan, inicio, vencimiento y precio que paga.

Tus textos

Tu aviso de privacidad, tu reglamento y la responsiva que firma la mamá o el papá. Si los tienes en Word, sirven tal cual: se pegan.
Si vas a guardar alergias o certificados médicos: el texto de tu consentimiento de datos de salud, revisado por tu asesor. Sin él publicado, esos datos no se capturan.
Tus políticas por escrito: hasta cuándo se avisa una falta, cuándo se pone el recargo, qué incluye la inscripción.

FASE 00Antes de tocar el sistema: las decisiones

Cinco decisiones que se toman en una mesa, con papel, antes de abrir ALKEA. Sin ellas, tu academia se configura dos veces.

Cuánto lleva

Una reunión de una a dos horas con quien decide los precios y las reglas.

F00.1

Qué vendes: mensualidades, inscripción y lo que se cobra aparte

Lo hace Quien decide los precios

La idea: El producto antes que la pantalla

Lo que una familia compra es una mensualidad: un plan que se cobra cada mes y trae un número de clases —ocho, doce, o las que quiera—. Cada clase que se le aparta al alumno descuenta un crédito. Aparte del plan están los cargos: la inscripción del año (se pone sola si el plan la lleva), el vestuario de la gala, el examen de grado y el recargo por pagar tarde. Y el descuento por hermanos es un cupón que se aplica solo.

Qué pasa sin esto

Sin decidirlo, cada familia termina con un acuerdo distinto —«a ellas les cobramos menos porque son tres hermanas»— y el vestuario se cobra en sobres. El sistema cobra bien lo que está decidido; lo que no, lo cobra mal o no lo cobra.

Qué hacer

Haz la lista de lo que cobras hoy y, para cada mensualidad, contesta: ¿cuántas clases al mes trae? (vacío = las que quiera), ¿de qué estilos?, ¿cuánto cuesta? y ¿lleva inscripción anual, de cuánto?

Después, lo que cobras aparte: el vestuario de cada número, el examen de grado y, si lo vas a usar, el recargo por pago tardío —cuánto, y a los cuántos días—. Y si das descuento por hermanos, de cuánto.

Decide qué pasa en un mes de cinco semanas: si la mensualidad trae ocho clases (dos por semana) y ese mes caen diez, las últimas no se apartan porque no quedan créditos. O la vendes con más clases, o esa semana es libre: las dos funcionan, pero hay que decírselo a las familias.

Quedó bien si tienes cada mensualidad con su precio, sus clases y su inscripción, y la lista de lo que se cobra aparte con su importe.

Lo que sale mal siempre

Dejar los descuentos de cada familia sin escribir. El primer cobro automático los descubre todos el mismo día.
Cobrar el vestuario «cuando se pueda». Como cargo, cada familia lo ve en su portal con su fecha límite, y tú ves quién falta.

F00.2

Tus reglas de faltas, reposiciones y edades

Lo hace Quien decide los precios, con quien atiende el mostrador

La idea: Reglas que se aplican solas

ALKEA aplica tus reglas igual a todos: hasta cuántas horas antes se avisa una falta, qué pasa con la clase si se avisa tarde o no se llega, y si la falta avisada a tiempo se convierte en reposición —una clase para tomar en otro grupo, con su propia vigencia y un tope al mes—. Además, cada grupo tiene su rango de edad, y desde el portal nadie reserva fuera de él.

Qué pasa sin esto

Sin regla, cada falta se negocia en la puerta, y las reposiciones «de palabra» se acumulan hasta que a fin de curso alguien reclama seis clases que nadie anotó.

Qué hacer

Escribe: horas antes para avisar una falta, qué pasa con la clase al avisar tarde y al no llegar, si prendes la reposición —cuántos días vale y cuántas puede tener un alumno al mes— y si los grupos tendrán lista de espera.

Decide el rango de edad de cada grupo («Baby ballet, de 3 a 5», «Ballet infantil, de 6 a 9») y si vas a pedir certificado médico vigente para reservar.

Y qué hacer cuando el maestro falta: esa clase se cancela desde la academia y a todos se les devuelve el crédito, sin importar la regla, porque la falla es de la academia.

Quedó bien si las reglas están escritas en una hoja y quien atiende el mostrador puede repetirlas sin leerla.

Lo que sale mal siempre

Poner una regla más dura de la que de verdad se va a aplicar «para asustar». El sistema sí la aplica, siempre, y la primera persona a la que le toque lo va a reclamar.

F00.3

Cómo vas a cobrar

Lo hace Quien lleva el dinero

La idea: Pasarela, mostrador y transferencia

ALKEA no cobra por ti ni toca tu dinero. Cobra de tres formas: en línea con tu propia cuenta de una pasarela —Stripe, Openpay o Mercado Pago—, que deposita a tu banco; en el mostrador (efectivo, transferencia o terminal), donde solo se registra; o por transferencia directa a tu cuenta, donde la persona sube su comprobante y tú lo confirmas.

Las tres diferencias que importan: Stripe y Mercado Pago renuevan solas; Openpay también, si capturas su clave pública. Y solo Mercado Pago ofrece pagar en OXXO o por SPEI.

Qué pasa sin esto

Abrir la cuenta de la pasarela tarda días —piden documentos y verifican tu cuenta—. Si se decide en la semana 2, el arranque se retrasa esperando una verificación que pudo empezar hoy.

Qué hacer

Elige tu pasarela y abre hoy la cuenta de empresa si no la tienes. Pide a quien la administra que te deje a mano dos llaves: la secreta y la pública.

Decide si vas a aceptar transferencias directas a tu cuenta y, si sí, ten a mano banco, titular y CLABE.

Y decide quién en tu equipo puede cobrar. Si además contratas los permisos por acción, cobrar y devolver se reparten por separado, y conviene que devolver lo tenga poca gente.

Quedó bien si la cuenta de tu pasarela está abierta o en verificación, y sabes quién cobra y quién devuelve.

Lo que sale mal siempre

Pensar que ALKEA «tiene» una pasarela. El dinero va a TU cuenta, así que la cuenta tiene que estar a TU nombre.

F00.4

Quién hace qué en tu equipo

Lo hace Quien dirige

La idea: Una cuenta por persona

En ALKEA cada persona entra con su propio correo. Hay un solo administrador —el que cambia ajustes y reparte accesos—; el resto es staff, con las secciones que le toquen. Los maestros tienen su propia área: ven sus clases, pasan lista y ven las alergias de sus alumnos; no ven cobros ni alumnos de otros grupos.

Qué pasa sin esto

Con una cuenta compartida la bitácora dice que «Recepción» cobró, devolvió y borró, y nadie sabe quién fue. Y el día que alguien se va, hay que cambiarle la contraseña a todos.

Qué hacer

Haz la lista de quién va a usar el sistema y con qué papel: administrador (uno), staff de mostrador o coordinación, y maestros.

Para cada persona del staff, marca a qué llega: Clientes, Agenda, Cobros, Finanzas… Si dudas, empieza con menos: ampliar es un clic.

Y nombra a quien implementa: la persona que va a seguir esta guía y que va a estar en las llamadas de seguimiento. Una implementación sin responsable avanza lo que avance la semana más ocupada.

Quedó bien si tienes la lista de personas con su correo, su papel y sus secciones, y un responsable de la implementación.

F00.5

Cómo te cambias de tu sistema actual

Lo hace Quien dirige, con quien implementa

La idea: El día del corte

Se importan tus clientes y sus planes vigentes; la historia de años anteriores —asistencias, pagos viejos— se queda en tu sistema anterior. El cambio se hace un día concreto, el día de arranque: desde ese día todo se registra en ALKEA y el sistema viejo queda solo para consulta.

Qué pasa sin esto

Si los dos sistemas conviven «unas semanas», cada cobro se captura dos veces o en el que no era, y al final del mes ninguno de los dos cuadra.

Qué hacer

Elige el día de arranque: de preferencia un inicio de semana tranquilo, nunca un día de cobro masivo.

Pide a tu sistema actual, o a quien lo lleva, la exportación a Excel de tus alumnos y de su fecha de nacimiento, sus mensualidades vigentes y su grupo de cada semana.

Y arma la lista de familias: junto a cada menor, el nombre, el correo y el celular de su mamá o su papá. Los niños sin correo propio se dan de alta desde la ficha de quien los tutela (fase 11), no por archivo.

Quedó bien si hay fecha de arranque en el calendario y la exportación de tus clientes ya está pedida.

Lo que sale mal siempre

Arrancar el día 1 del mes, que es cuando más se cobra. Si algo falla, falla con todo el mundo en el mostrador.

La fase 00 está cerrada cuando

Está decidido qué se vende, a qué precio y con qué reglas.
La cuenta de la pasarela está abierta o en verificación.
Hay lista de personas con su papel, y un responsable de la implementación.
Hay día de arranque, y la exportación de clientes está pedida.

FASE 01ALKEA da de alta tu cuenta

Tu academia existe en ALKEA, con su dirección, su administrador y los módulos de tu paquete prendidos.

Antes de empezar

La fase 0 hecha: sobre todo, qué vendes y quién será el administrador.

Cuánto lleva

El mismo día de la reunión de arranque.

F01.1

Tu dirección y tu administrador

Lo hace ALKEA

La idea: Una plataforma, muchos negocios

ALKEA Studio es una sola plataforma donde cada negocio tiene su espacio aislado: nadie de otro negocio ve tus datos, ni tú los suyos. Tu espacio tiene una dirección —el nombre corto con el que abre tu sitio, como «olivo.studio.alkea.mx»— y un administrador, que eres tú o quien dirija la academia.

Qué pasa sin esto

El administrador es la única cuenta que puede devolverle el acceso a los demás. Si queda a nombre de alguien que se va, la cuenta se queda sin dueño.

Qué hacer

ALKEA crea tu espacio con el nombre de tu academia, la dirección corta y el correo de tu administrador. Elige la dirección pensando en que la vas a imprimir: corta, sin acentos y fácil de dictar por teléfono.

Si quieres tu propio dominio —«reservas.tunegocio.com»—, se pide aquí: es una instalación aparte y se acuerda con ALKEA.

Plataforma

Studios

2 reales activos · 7 demos

Studio	Contrato	Clientes
Aurora · /aurora	En implementación	0
Vitta · /vitta	Al corriente	8

Cambiar la dirección después rompe todas las ligas que ya compartiste: el enlace de tu Instagram, el QR impreso, los mensajes de WhatsApp. Elígela una vez y bien.

Quedó bien si te llegó el correo de acceso y la dirección es la que acordaron.

F01.2

Los módulos de tu paquete

Lo hace ALKEA

La idea: Lo que no tienes, no lo ves

ALKEA está hecho de módulos: piezas que se prenden por negocio. Lo que no está prendido no aparece en el menú, ni en los formularios, ni en los reportes —y no se puede abrir aunque se escriba la dirección a mano—. Prender uno después no borra ni mueve nada de lo que ya cargaste.

Qué pasa sin esto

Un menú lleno de secciones que no usas confunde a tu equipo y le hace creer al cliente que el sistema es más complicado de lo que es.

Qué hacer

Para una academia de baile, el paquete base trae: Clases presenciales, Maestros, Portal del alumno y de la familia, Cobros en línea, Avisos, Prospectos y retención, Equipo, Tu marca, Documentos.

Se suman si los necesitas: Eventos y boletos, Campañas y avisos al grupo, Uniformes y productos, Pago a maestros, Talleres e intensivos, Métricas, Tablero financiero, Sitio público, Sucursales, Videoteca, Clases en vivo, Clases privadas por cita, Certificados de regalo, Asistente de IA, Conexiones con IA, Desarrolladores (API y avisos). El detalle de cada uno está al principio de esta guía.

Algunos dependen de otro y por eso se prenden juntos: el Pago a maestros necesita el directorio de maestros, las Campañas necesitan los Avisos, y Eventos vende boletos en línea solo con una pasarela conectada: sin ella, la gala se vende en el mostrador.

Panel

Hola, Dirección

Así va tu studio hoy.

Clientes activos243 altas este mes

Clases de hoy641 lugares reservados

Suscripciones21$32,400 al mes

Quedó bien si en tu menú aparecen las secciones de tu paquete y ninguna más.

Lo que sale mal siempre

Pedir «todo prendido por si acaso». Cada sección de más es una pregunta de más en el mostrador.

F01.3

Tus topes

Lo hace ALKEA

La idea: El tamaño de tu plan

Tu plan con ALKEA puede tener topes: cuántos alumnos, maestros, salones o personas de equipo caben. Están en Tu studio › Tu plan, junto con lo que incluye y tus pagos a ALKEA.

Qué pasa sin esto

Llegar al tope a media importación detiene la carga. Saberlo antes evita la sorpresa.

Qué hacer

Revisa con ALKEA que los topes alcancen para lo que vas a importar y lo que esperas crecer el primer año. Si un día llegas a uno, la pantalla te lo dice antes de dejarte llenar el formulario: no se pierde nada.

Y una aclaración que evita confusiones: Tu plan es lo que tú le pagas a ALKEA. Lo que tú les cobras a tus alumnos vive en Cobros y Finanzas, y son dos cosas que nunca se mezclan.

Quedó bien si los topes alcanzan para tus alumnos de hoy con margen.

F01.4

Tu primera entrada

Pantalla La dirección de tu academiaLo hace El administrador

Qué hacer

Entra con tu correo y la contraseña que te dio ALKEA. Si es temporal, el sistema te pide cambiarla al entrar: elige una que no uses en ningún otro sitio.

Recorre el menú de arriba abajo una vez, sin tocar nada. Está ordenado de lo que se usa todos los días (arriba) a lo que se configura una vez (abajo), y leerlo así ya enseña cómo funciona el negocio en el sistema.

Abajo del todo están Manuales —cómo se usa cada pantalla, paso a paso— y esta Guía de implementación.

Si tu cuenta se activó antes de que aceptaras las condiciones del servicio, verás arriba el aviso Acepta las condiciones del servicio. Revisar y aceptar enseña quién presta el servicio, las condiciones de tu contrato y los tres documentos, con una casilla por cada uno; lo acepta el administrador y el comprobante queda en Ajustes › Contrato.

tustudio.com/acceso

Bienvenido de vuelta

Correotu@studio.com

Contraseña••••••••

Entrar

Quedó bien si entraste, cambiaste la contraseña y encontraste Manuales.

La fase 01 está cerrada cuando

La dirección está acordada y el administrador entró.
El menú enseña los módulos del paquete.
Los topes alcanzan para lo que se va a importar.

FASE 02Tus datos, tu seguridad y tu correo

Tu academia tiene su nombre, su zona horaria y su moneda; tu cuenta está protegida; y los correos salen con tu remitente.

Antes de empezar

Haber entrado como administrador (fase 1).
Los datos SMTP de tu correo, si ya los tienes.

Cuánto lleva

Una hora, más lo que tarde tu proveedor en darte los datos del correo.

F02.1

Los datos de tu academia

Pantalla Tu studio › Ajustes › StudioLo hace El administrador

La idea: Zona horaria y moneda

La zona horaria decide a qué hora sale cada recordatorio, a qué hora «empieza» un día en tus reportes y qué ve tu alumno cuando reserva. La moneda es la de todos tus precios y reportes.

Qué pasa sin esto

Con la zona equivocada, el recordatorio de la clase de las 7 sale a la 1 de la mañana y el reporte de «septiembre» empieza el 31 de agosto por la tarde.

Qué hacer

Llena Nombre —como lo ven tus alumnos, no la razón social—, Correo de contacto, Teléfono, Zona horaria y Moneda.

El teléfono y el correo de contacto son los que el sistema ofrece cuando una familia necesita hablar contigo —por ejemplo, para inscribirse a un curso que solo se cobra en el mostrador—, así que pon los que de verdad contestan.

Quedó bien si la hora que enseña tu Panel es la de tu reloj.

Lo que sale mal siempre

Dejar la zona horaria por omisión cuando tu negocio está en otro huso (Cancún, Tijuana, Hermosillo).

F02.2

La verificación en dos pasos

Pantalla Tu studio › Ajustes › SeguridadLo hace El administrador

La idea: Una contraseña ya no basta

Con la verificación en dos pasos, para entrar a tu cuenta hace falta tu contraseña y un código de seis dígitos que cambia cada 30 segundos en tu teléfono. Sirve cualquier app de autenticación —Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy, 1Password—, y funciona sin internet.

Qué pasa sin esto

Tu cuenta de administrador llega a todos tus alumnos con sus teléfonos, a los cobros y a la configuración. Las contraseñas se filtran —casi siempre por otro sitio donde se usó la misma—, y con la tuya alguien podría entrar a todo eso.

Qué hacer

Elige Con una app de autenticación, escanea el código QR con la app de tu teléfono y escribe el número que te muestra para encenderla.

Te dará diez códigos de respaldo: es la única vez que los vas a ver. Imprímelos o guárdalos donde guardas tus contraseñas. Cada uno te deja entrar una vez si pierdes el teléfono.

En esta misma pantalla puedes exigírsela también a tu staff. Decídelo cuando des de alta a tu equipo (fase 12).

Ajustes · Seguridad

CorreoSeguridadStudio

Verificación en dos pasos

Un código además de tu contraseña

Con una app de autenticación

Google, Authy, 1Password… la que ya uses

Con un código por correo

Más lento, pero no instalas nada

Quedó bien si al cerrar sesión y volver a entrar, te pide el código.

Lo que sale mal siempre

No guardar los códigos de respaldo. Sin ellos y sin teléfono, la única salida es que ALKEA te apague la verificación desde el servidor.

F02.3

Tu correo de salida

Pantalla Tu studio › Ajustes › CorreoLo hace El administrador, con quien te administra el correo

La idea: Correos con tu nombre

ALKEA manda correos en tu nombre: recordatorios, comprobantes, contraseñas, avisos de cobro. Para que salgan desde tu dominio —«hola@tuacademia.com»— se capturan los datos SMTP de tu correo: el servidor, el puerto, el usuario y la contraseña con los que tu proveedor deja enviar.

Sin ellos no sale ningún correo: ALKEA no manda los correos de tu negocio desde un servidor ajeno. Los avisos siguen llegando al portal de cada quien y como notificación en su teléfono, pero los recordatorios por correo, los comprobantes, las contraseñas de tu equipo y de tus maestros y el código de dos pasos esperan a que lo configures.

Qué pasa sin esto

Al dar de alta a tu equipo, el correo con su contraseña no sale y cada quien se queda esperando. Y casi todos los proveedores tienen un tope de envíos por hora: pasarse no manda «algunos menos», bloquea la cuenta y deja de salir todo.

Qué hacer

Captura el servidor SMTP, el puerto, el usuario, la contraseña y el remitente (el nombre y el correo que verán tus clientes).

En límites, escribe el tope por hora y por día de tu proveedor. ALKEA pone los correos en fila y los va sacando a ese ritmo, cada minuto.

Al terminar, manda un correo de prueba a tu propia dirección. Si algo está mal, el error del servidor se ve tal cual: un puerto o una contraseña equivocada se descubre en ese momento y no el día que tu equipo espera su acceso.

Ajustes · Correo

Conecta tu correo

¿Cómo mandas?Relé de tu proveedor

ProveedorGoogle Workspace

Servidor del relésmtp-relay.gmail.com

Puerto587 · TLS

Mandar correo de prueba

Quedó bien si te llegó el correo de prueba, con tu remitente, y no cayó en spam.

Lo que sale mal siempre

Usar un correo personal de Gmail u Outlook: tienen topes bajos y ensucian tu imagen. Usa el de tu dominio.
No declarar el tope del proveedor «porque nunca mandamos tanto». El día del arranque se mandan cientos de accesos de golpe.

La fase 02 está cerrada cuando

Nombre, zona horaria y moneda capturados.
La verificación en dos pasos del administrador encendida, con los códigos de respaldo guardados.
El correo de prueba llegó con tu remitente.

FASE 03Tu marca

El panel, el portal de tus alumnos, tus correos y tu sitio llevan tus colores, tu tipografía y tu logotipo.

Antes de empezar

Tu logotipo en PNG con fondo transparente, y la versión para fondo oscuro si la tienes.

Cuánto lleva

Media hora para algo bueno; una tarde si quieres afinarlo todo.

F03.1

Empieza con una plantilla

Pantalla Tu studio › Ajustes › MarcaLo hace El administrador, o quien lleve tu imagen

La idea: Tu marca, no la nuestra

Tus alumnos nunca ven «ALKEA»: ven tu academia. Los mismos colores y tipografías se usan en el panel de tu equipo, en el portal, en los correos que salen, en los archivos de Excel que exportas y hasta en los manuales impresos.

Qué pasa sin esto

Un portal con colores genéricos se siente ajeno, y la mamá desconfía justo en el momento en que va a teclear su tarjeta.

Qué hacer

Arriba están las plantillas. Para tu academia, prueba Noche elegante: un clic llena toda la marca, en claro y en oscuro. Después cambia lo tuyo: color principal, acento y tipografías en Identidad.

No hace falta llenar todo. Casi todos los colores empiezan vacíos, lo que significa que siguen al tema y se derivan solos de tu fondo y tu color principal. Con el color principal, el fondo y el estilo del menú, la mayoría de los negocios ya se ve como quiere.

Ajustes · Marca

Menú lateral

El menú del panel del studio

EstiloOscuro

Sección activa#C6F432

FondoDel tema

TextoDel tema

Quedó bien si la vista previa de la derecha —panel, portal en teléfono, acceso, sitio y correo— se ve como tu marca.

F03.2

Logotipos e imágenes

Pantalla Tu studio › Ajustes › Marca › ImágenesLo hace El administrador, o quien lleve tu imagen

Qué hacer

Sube tu logotipo, el logotipo para fondos oscuros, el ícono (el que se ve en la pestaña del navegador y al instalar la aplicación) y la imagen de la pantalla de acceso. Se aceptan JPG, PNG y WebP.

En Pantalla de acceso eliges si la foto va a un lado o de fondo completo, y qué tan oscuro es el velo sobre ella. En Portal del cliente puedes poner las secciones en una barra inferior en el teléfono, como una aplicación.

Quedó bien si cambiando la vista previa a oscuro, tu logotipo se sigue viendo.

Lo que sale mal siempre

Subir solo el logotipo oscuro. Sobre un menú o un fondo oscuro desaparece: sube también la versión clara.
Una foto de acceso con el rostro justo donde va el formulario. Mira la vista previa en teléfono antes de guardar.

F03.3

El modo claro u oscuro, y el contraste

Pantalla Tu studio › Ajustes › Marca › IdentidadLo hace El administrador

La idea: Que se lea

Cada persona —tu equipo, tus maestros y tus alumnos— puede elegir desde su menú verlo claro, oscuro o como su teléfono. Tú eliges el modo por omisión, el que ve quien no ha elegido. Si un texto no se va a leer bien sobre su fondo, la sección se marca con «contraste» y te dice la medida.

Qué pasa sin esto

Un botón con letra clara sobre fondo claro es un botón que nadie encuentra. Y en una pantalla de pago, eso es una venta perdida.

Qué hacer

Elige el Modo por omisión del studio. Revisa que ninguna sección diga «contraste»: lo recomendable es 4.5:1 o más.

Presiona Guardar cambios. Hasta ese momento nadie ve nada de lo que hiciste; Descartar lo deja todo como estaba.

Quedó bien si abriste tu portal en el teléfono y Tu academia se ve como tú.

La fase 03 está cerrada cuando

La marca está guardada.
El logotipo se ve en claro y en oscuro.
Ninguna sección marca «contraste».

FASE 04Tus sedes

Si tu academia tiene más de un local, cada uno tiene su dirección, su color y su zona horaria.

Fase opcional. Sáltala si tu academia tiene un solo local: sin el módulo de sucursales el sistema no enseña selector, ni columna, ni filtro de sede.

Antes de empezar

El nombre, la dirección y el teléfono de cada local.

Cuánto lleva

Quince minutos.

F04.1

Da de alta tus sedes

Pantalla Tu studio › SucursalesLo hace El administrador

La idea: Un negocio, varios locales

Cada sede tiene sus grupos, sus salones y su equipo, y el alumno tiene una sede de casa. La mensualidad puede servir en todas o solo en algunas: eso se decide en el plan, y la familia lo ve antes de pagar.

Qué pasa sin esto

Sin sedes, la recepción de un local ve a quien está llegando al otro, y los reportes no pueden decir cuál de los dos va mejor.

Qué hacer

Nueva sucursal por cada local: nombre, dirección, teléfono y color. El color no es adorno: es como se distingue una sede de la otra de un vistazo en las listas y en los reportes; elige dos que no se parezcan.

La zona horaria solo se llena si esa sede está en otro huso; vacía toma la de tu negocio.

Sucursales

Cada sede con su gente y sus números

Sucursal	Salas	Clientes
Polanco	2	180
Satélite	1	120

Quedó bien si arriba de Agenda, Clientes y Métricas aparece el selector de sucursal con tus sedes.

F04.2

Sede no es lo mismo que salón

Lo hace El administrador

Qué hacer

La sucursal es el local; el salón es lo que hay adentro. Cuando des de alta salones en la fase 6, cada una dirá a qué sede pertenece.

Y cuando des de alta a tu equipo (fase 12), marcarás en qué sedes trabaja cada quien: solo verá lo de esas. Sin marcar ninguna, las ve todas, que es lo que corresponde a dirección y contabilidad.

Lo que sale mal siempre

Prender las sedes cuando ya está todo capturado. Lo que ya existía queda «Sin sede» y hay que acomodarlo a mano.

La fase 04 está cerrada cuando

Cada local está dado de alta con su color.
El selector de sucursal aparece en Agenda y en Clientes.

FASE 05Tus maestros

Cada maestro está en el directorio con su foto, su biografía y su color, listo para asignarle grupos.

Antes de empezar

Nombre, correo, teléfono, foto y dos líneas de cada maestro.

Cuánto lleva

Cinco minutos por maestro.

F05.1

Da de alta a cada maestro

Pantalla Lo que ofreces › InstructoresLo hace El administrador

La idea: El directorio de maestros

En el menú se llama Instructores: ahí van tus maestros y tus maestras. Cada ficha es una persona que da clases: su nombre es como aparece en el horario y en la lista de cada grupo, su foto y su biografía salen en tu sitio y en el portal, y su color sirve para distinguir su trabajo en la agenda.

Estar en el directorio no le da acceso al sistema. La cuenta para entrar se le da aparte, con un botón, en la fase 12.

Qué pasa sin esto

Sin maestros no se puede armar el horario, ni contar después cuántas clases dio cada quien para pagárselas.

Qué hacer

Nuevo instructor por cada maestro: Nombre —como lo conocen tus alumnos—, Correo, Teléfono, Foto, Biografía, Especialidades y Color.

La biografía no es un currículum. Funciona mejor una frase que diga cómo enseña —«técnica limpia desde el primer plié, y que se diviertan»— que una lista de certificaciones.

El correo es importante aunque todavía no le des acceso: es con el que entrará después.

Quedó bien si cada maestro aparece en la lista con su foto y su correo.

Lo que sale mal siempre

Darle cuenta a cada maestro hoy. El acceso es la fase 12, y quien solo cubre una sustitución probablemente no necesita cuenta nunca: está en el directorio para poder ponerlo en su grupo, no para entrar al sistema.

La fase 05 está cerrada cuando

Cada maestro está en el directorio con correo, foto y color.

FASE 06Lo que ofreces: salones y grupos por edad

Cada salón con su cupo y cada grupo con su estilo, su nivel, su rango de edad, su duración y su color.

Antes de empezar

Tus maestros en el directorio (fase 5).
Si tienes varias sedes, las sedes dadas de alta (fase 4).
Tu lista de salones y de grupos, con el rango de edad de cada uno.

Cuánto lleva

Una hora, más el inventario si vendes uniformes.

F06.1

Tus salones, con su cupo real

Pantalla Lo que ofreces › Clases › SalasLo hace El administrador

La idea: El salón y su cupo

En el sistema el salón se llama Sala. Su cupo máximo es el físico —cuántos alumnos caben en la barra o en la duela sin chocar— y ningún grupo en ese salón podrá tener más. El sistema tampoco deja poner dos grupos en el mismo salón a la misma hora.

Qué pasa sin esto

Sin cupo físico, alguien sube el cupo de Ballet infantil «para que quepa una más» y la clase termina con niñas sin lugar en la barra.

Qué hacer

Nueva sala por cada salón: un nombre que se entienda en la puerta («Salón Espejos», «Salón 2»), cupo máximo y, si tienes sedes, a cuál pertenece.

Si un salón tiene algo que hace que un grupo solo pueda darse ahí —la duela para tap, las barras a la altura de los más chicos—, ponlo en el nombre: es lo que lee quien arma el horario.

Clases

Tipos de clase

Cada uno con su duración, su cupo y su edad

Clase	Edad	Duración	Cupo
Baby ballet	3 a 5	45 min	10
Ballet infantil	6 a 9	60 min	15
Jazz juvenil	10 a 15	60 min	18
Salsa en pareja	16 o más	60 min	20

Quedó bien si cada salón está dado de alta con su cupo físico.

F06.2

Tus grupos: estilo, nivel y edad (tipos de clase)

Pantalla Lo que ofreces › Clases › Tipos de claseLo hace El administrador

La idea: El tipo de clase

El tipo de clase es el grupo: el estilo con su nivel y su edad —«Ballet infantil», «Jazz juvenil», «Salsa en pareja»—. Lleva lo que no cambia de una clase a otra: duración, cupo, créditos, color, Nivel y, lo propio de una academia, Edad mínima y Edad máxima. La edad se cuenta el día de la clase con la fecha de nacimiento del alumno: desde el portal nadie reserva fuera del rango, y el rango se ve en el horario del portal y de tu sitio.

Qué pasa sin esto

Sin edad en el grupo, una mamá inscribe desde su teléfono a su hija de cinco años en Ballet juvenil, y se descubre el primer día, en el salón.

Qué hacer

Nuevo tipo por cada grupo: Nombre («Ballet infantil»), Descripción (lo que lee la mamá antes de inscribir: qué se trabaja y qué ropa trae), Nivel, Edad mínima y Edad máxima (vacías = sin límite), Duración, Cupo, Créditos (normalmente 1) y Color.

Un color por estilo hace que la agenda del día se lea de un vistazo: rosa el ballet, naranja el jazz.

Recepción sí puede anotar a alguien fuera del rango —la niña que cumple seis el mes que entra—; el portal no.

Quedó bien si cada grupo tiene su edad, su duración, su cupo y su color, y en el horario del portal se ve su rango de edad.

Lo que sale mal siempre

Crear un tipo por horario («Ballet infantil sábado»). El tipo es el grupo; el día y la hora van en el horario.
Poner edad a los grupos e importar a los alumnos sin fecha de nacimiento. Quien no la tiene en su ficha no puede reservar desde el portal una clase con edad.

F06.10

Uniformes y zapatillas, por talla

Si tienes Uniformes y productos

Pantalla Lo que ofreces › ProductosLo hace La coordinación

La idea: Inventario por talla

Un producto es lo que vendes en el mostrador: el leotardo, las mallas, las zapatillas. Si va por tallas, al darlo de alta escribes sus Tallas separadas por coma (4, 6, 8, 10): el producto las agrupa y cada talla queda como su propio renglón, con su existencia. La entrada, el ajuste y la venta se hacen por talla.

Qué pasa sin esto

Con «zapatillas: 40 pares», nadie sabe que de la talla 6 ya no queda ninguna hasta que la pide la siguiente mamá, una semana antes de la gala.

Qué hacer

Nuevo producto por cada prenda: nombre, categoría («Uniformes»), precio, costo (sin él no hay margen ni valor de inventario), unidad, mínimo y Tallas. La existencia inicial de cada talla entra como una Entrada.

Para vender, Vender en Productos: eliges la talla, el alumno si lo hay y cómo pagó. Cambiar el nombre o el precio del producto lo cambia en todas sus tallas.

Quedó bien si cada prenda tiene sus tallas, cada talla su existencia, y la prenda su costo y su mínimo.

Lo que sale mal siempre

Dar de alta cada talla como un producto aparte («Leotardo 6», «Leotardo 8»). Con «Tallas» el producto agrupa, y un cambio de precio se hace una sola vez.

F06.9

Coreografías para repasar en casa

Si tienes Videoteca

Pantalla Tu studio › Ajustes › Video, y Lo que ofreces › ProgramasLo hace El administrador

La idea: Video atado al plan

Los videos viven en tu proveedor —Vimeo, Bunny, Cloudflare o YouTube— y ALKEA los sirve solo a quien su plan los alcanza. Un programa agrupa videos en secciones («Semana 1», «Calentamiento»). Cada proveedor protege distinto, y la pantalla lo dice: un video «no listado» de YouTube no es privado, quien tenga el enlace lo abre.

Qué pasa sin esto

Vender acceso a videos que cualquiera con el enlace puede ver es regalarlos.

Qué hacer

En Ajustes › Video, conecta tu proveedor pegando sus credenciales: se prueban antes de guardarse.

En Programas › Nuevo, crea el contenedor (nombre, portada, nivel), y dentro Traer videos. Agrúpalos en secciones, ordénalos y publica. En borrador nadie lo ve.

Qué protege cada uno

Proveedor	Protección	Lista tu biblioteca
Vimeo	Con plan Pro o mayor, sólo se abre desde tu dominio	Sí, con carpetas
Bunny Stream	Firma cada reproducción; el enlace caduca	Sí, con carpetas
Cloudflare Stream	Tu dominio y enlace firmado: la más completa	Sí
YouTube (no listado)	Ninguna: quien tenga el enlace lo abre	No, se pega cada URL

Quedó bien si un programa publicado aparece en el portal de alguien cuyo plan lo incluye.

La fase 06 está cerrada cuando

Cada salón tiene su cupo.
Cada grupo tiene su rango de edad, su cupo y su color.
Los uniformes tienen sus tallas con su existencia.

FASE 07Tu horario, tus reglas y las reposiciones

Cada grupo tiene su línea en el horario con su maestro y su salón, sin choques; las reglas de faltas se aplican solas y la falta avisada se vuelve reposición.

Antes de empezar

Salones, grupos con su edad y maestros (fases 5 y 6).

Cuánto lleva

Una a dos horas para un horario de treinta grupos.

F07.1

Tus reglas de reserva y cancelación

Pantalla Tu studio › Ajustes › ReservasLo hace El administrador

La idea: La ventana de reserva

Aquí van los números de la fase 0. Se abren con (días de anticipación) dice cuándo se puede reservar una clase; Se cierran (minutos antes), hasta cuándo. Lista de espera forma a la gente cuando una clase se llena. Cuántos días adelante se publica el horario dice hasta dónde se ven las clases.

En Cancelaciones: Se puede cancelar hasta (horas antes), y qué pasa con el crédito si cancela después y si no se presenta: se consume o se devuelve.

Qué pasa sin esto

Sin regla de cancelación, la falta se avisa por WhatsApp diez minutos antes y el lugar del grupo lleno se queda vacío, con alguien en la lista de espera.

Qué hacer

Captura tus números. Si dudas, empieza con: se abren con 7 días, se cierran 0 minutos antes (hasta que empieza), lista de espera prendida, horario publicado 28 días adelante; cancelación hasta 12 horas antes, y tanto la cancelación tarde como la falta consumen el crédito.

En una academia la ventana de reserva importa menos que en un studio —tus alumnos tienen su lugar fijo en su grupo—, pero sí decide cuántas semanas adelante se aparta cada lugar.

En esta misma pantalla está Pedir certificado médico vigente: prendido, el alumno sin certificado vigente en su ficha no puede reservar desde el portal (Recepción sí, y ve el aviso). Préndelo cuando los certificados ya estén capturados (fase 11): antes, el día del arranque nadie podría reservar.

Quedó bien si en el portal, una mamá ve junto a la fecha hasta cuándo puede cancelar.

Lo que sale mal siempre

Poner el horario publicado a 180 días «para que se vea lleno». Cada clase publicada es una clase que habrá que mover si cambias el horario.

F07.2

El horario de los grupos

Pantalla Lo que ofreces › Clases › Horario › Agregar al horarioLo hace La coordinación

La idea: Una línea que se repite

Cada línea del horario dice este día, a esta hora, este grupo, con este maestro, en este salón, y se repite cada semana sola. La duración y el cupo se pueden dejar vacíos: los toma del tipo de clase.

Si el maestro ya tiene clase a esa hora, o el salón está ocupado, no se guarda y te dice con qué choca.

Qué pasa sin esto

Capturar clase por clase es rehacer la semana cada semana, y el alumno no tendría una línea fija donde colgar su lugar en el grupo.

Qué hacer

Agregar al horario por cada grupo de tu semana: Día, Hora, Tipo de clase, Instructor (el maestro) y Sala (el salón).

Un grupo que se da dos veces por semana —Ballet infantil lunes y miércoles— son dos líneas. Al terminar, abre la Agenda: la semana ya está llena.

Agenda

Los grupos de la semana, con su cupo

Lun

16:00Ballet infantil

17:00Jazz juvenil

Mar

16:00Baby ballet

18:00Hip hop

Mié

16:00Ballet infantil

20:00Salsa en pareja

Sáb

10:00Jazz juvenil

12:00Contemporáneo

Quedó bien si la Agenda enseña la semana completa, y la siguiente también, sin haberla tocado.

Lo que sale mal siempre

Intentar «publicar» la semana. No hace falta: al abrir la Agenda se crean solas las clases que faltaban hacia adelante.
Bajar después el cupo de una clase por debajo de la gente ya anotada. El sistema no lo permite, y está bien.

F07.3

Clases sueltas, cambios de horario y el color

Pantalla AgendaLo hace El administrador o la coordinación

Qué hacer

Para algo de una sola vez —una clase muestra, el ensayo general de la gala— usa Agenda › Clase suelta: no entra al horario y no se repite.

Si cambias el día o la hora de una línea del horario, las clases futuras que ya tienen gente se mueven y a cada persona le llega un aviso para decidir si se queda o suelta su lugar.

El color de cada clase sale de su tipo; una línea del horario o una clase suelta pueden llevar el suyo en Color de este cuadro. Gana lo más particular.

F07.8

La reposición de clase

Pantalla Tu studio › Ajustes › Reservas › CancelacionesLo hace El administrador

La idea: Reponer sin libreta

Con Reposición de clase prendida, cuando un alumno avisa a tiempo desde su portal que va a faltar a una clase de su mensualidad, en vez de que esa clase vuelva al plan —donde vence con el mes— recibe una reposición: una clase para tomar en otro grupo, con su propia vigencia. Al reservar, se usa antes que su plan.

Aplica a las mensualidades con número de clases. La falta que se avisa tarde, la que se le dice a recepción y la de un plan ilimitado siguen tu regla de siempre.

Qué pasa sin esto

La falta avisada se pierde con el mes y la familia siente que pagó una clase que no la dejaron reponer; o se repone «de palabra» y nadie lleva la cuenta.

Qué hacer

Prende Reposición de clase y captura La reposición vale (días; por ejemplo, 30) y el Máximo de reposiciones por alumno al mes (por ejemplo, 2).

Díselo a las familias en una línea: «si avisas desde la aplicación con tiempo, te queda una reposición para tomar en otro grupo». Que avisen desde la aplicación importa: la falta que se le dice a recepción no deja reposición.

Quedó bien si con tu alumno de prueba, una falta avisada a tiempo desde el portal le dejó una reposición en «Mi plan».

Lo que sale mal siempre

Poner un máximo alto «para no discutir». Cada reposición es un lugar en el grupo de otros: con muchas, los grupos se llenan de alumnos que no son suyos.

F07.4

Talleres e intensivos

Si tienes Cursos y talleres

Pantalla Lo que ofreces › CursosLo hace La coordinación

La idea: El curso

Un curso reúne varias fechas con un solo precio —«Intensivo de verano, diez sesiones»—. Cada fecha es una clase de verdad: sale en la Agenda y en Recepción, se pasa lista y le ocupa la hora a quien la da. Se inscribe de dos formas: curso completo (se paga una vez y aparta lugar en todas las fechas) o cada fecha por separado (cada fecha se reserva como una clase).

Qué pasa sin esto

Un curso armado como clases sueltas no tiene precio propio, ni inscripción, ni avance por alumno, ni abonos.

Qué hacer

Nuevo curso: nombre, descripción (qué aprenderá y qué debe traer), disciplina, maestro, sala y cupo por fecha. Elige cómo se inscribe.

En Fechas, el ayudante crea varias de un jalón: desde, hora, duración y número de semanas. Si quien lo da o la sala están ocupados a esa hora, no se guarda y dice con qué choca.

Déjalo en borrador mientras lo preparas; Publicado lo pone a la vista, e Inscripción en línea deja que se inscriban desde el portal.

Nuevo curso · fechas

Fechas

DesdeSábado 4 oct

Hora10:00

Semanas4

Repetir cada semana (4 fechas)

Quitar una fecha de un curso y guardar la cancela, y se avisa a los inscritos como cualquier clase cancelada.

Quedó bien si el curso aparece en la Agenda en sus fechas, con su etiqueta «Curso».

La fase 07 está cerrada cuando

Cada grupo tiene sus líneas en el horario, sin choques.
Las reglas de faltas y la reposición están capturadas.
Está decidido cuándo se prende el certificado médico.
Los talleres e intensivos tienen sus fechas.

FASE 08Lo que cobras: mensualidades, inscripción y hermanos

Cada mensualidad existe con su precio, sus clases, sus estilos y su inscripción, y el descuento por hermanos se aplica solo.

Antes de empezar

Los grupos (fase 6): la mensualidad dice qué estilos incluye.
Las sedes, si tienes (fase 4): el plan dice en cuáles sirve.

Cuánto lleva

Media hora a una hora.

F08.1

Tus mensualidades, con su inscripción

Pantalla Cobranza › Planes › Nuevo planLo hace Quien decide los precios

La idea: El plan

La mensualidad es un plan que se cobra cada mes y trae un número de clases —ocho, doce; vacío, las que quiera—. Puedes limitar los estilos (disciplinas) que incluye: «Ballet · 8 clases» solo sirve para clases de ballet; sin marcar ninguno, alcanza todos.

Y lleva un campo propio de una academia: Inscripción, la cuota del año. Al pagar su primera mensualidad del año, al alumno se le pone el cargo de inscripción, una sola vez, y lo ve en su portal.

Qué pasa sin esto

Sin mensualidad, el lugar del alumno en su grupo no tiene de dónde descontar sus clases y no se aparta. Y la inscripción que se cobra a mano se le olvida a la mitad de las familias.

Qué hacer

Nuevo plan por cada mensualidad: nombre que diga qué incluye («Ballet · 8 clases al mes»), precio, cada mes, número de Clases presenciales, los estilos que alcanza y, si cobras inscripción, el importe en Inscripción.

Da de alta también, escondidas, las mensualidades viejas que alguna familia sigue pagando: así entra con su precio de siempre al importarla.

Planes

Nuevo plan

NombreMensual

Precio1,400

PeriodicidadMensual

Clases presenciales8

Incluye toda la videotecaPlan activo

Quedó bien si cada mensualidad existe con su número de clases, sus estilos y, si la lleva, su inscripción.

Lo que sale mal siempre

Olvidar el mes de cinco semanas. Si la mensualidad trae 8 clases, las fechas que ya no alcancen no se apartan (fase 0).
Vender la inscripción como un plan aparte. Con el campo «Inscripción» se pone sola, una vez al año, y no se le olvida a nadie.

F08.2

Un plan de prueba, escondido

Pantalla Cobranza › PlanesLo hace El administrador

Qué hacer

Crea un plan escondido de precio mínimo —«Prueba interna, $10»— con una clase. Lo vas a usar en la fase 9 para hacer un cobro real con tu propia tarjeta y en el ensayo general (fase 14). Al arrancar, lo desactivas.

Quedó bien si el plan existe y NO aparece en el portal.

F08.3

Cupones (si haces promociones)

Si tienes Cobros en línea

Pantalla Cobranza › Cupones › Nuevo cupónLo hace Quien decide los precios

La idea: El cupón

Un cupón es un código que baja el precio de un plan: porcentaje o monto fijo, para todos los planes o algunos, con un máximo de usos en total («los primeros 100») y un máximo por cliente. Puede ser solo para primera compra y solo de mostrador (que el cliente no lo pueda escribir).

Qué pasa sin esto

Un descuento sin tope ni registro no se puede medir: no sabes si la promoción trajo ventas o solo regaló dinero a quien ya iba a comprar.

Qué hacer

Si tienes una promoción de bienvenida o de temporada, créala aquí. Para cada una decide los topes y si es solo para primera compra.

Ojo con las renovaciones: un cupón que no dura para siempre no se combina con renovación automática, porque la pasarela dejaría el precio con descuento en todos los cargos. El sistema lo avisa antes de cobrar.

Cupones · Nuevo

Nuevo cupón

CódigoVERANO25

NombreCampaña de verano

TipoPorcentaje

Porcentaje25

Máximo de usos100

Máximo por cliente1

En cuanto un cupón tiene un uso, su código, su tipo y su valor quedan fijos. Revisa antes de compartirlo.

Quedó bien si al escribir el código en el portal, el total cambia.

F08.4

El descuento por hermanos

Si tienes Cobros en línea

Pantalla Cobranza › Cupones, y Tu studio › Ajustes › StudioLo hace Quien decide los precios

La idea: Un cupón que se aplica solo

El descuento por hermanos es un cupón que se aplica solo. Lo creas como cualquier otro —«Hermanos 10%»— y lo eliges en la tarjeta Descuento por hermanos de tus ajustes. Desde ese momento, cuando un alumno con un hermano ya inscrito —otro hijo de su mismo tutor, con plan vigente— contrata su plan, en línea o en recepción, el descuento se aplica sin escribir ningún código.

Y si la familia inscribe a varios hijos en un solo cobro —Inscribir en la ficha de la mamá, o Inscribir y pagar desde su portal—, se decide como si los demás ya estuvieran inscritos: paga completo el de mayor precio y los demás llevan el descuento. Si ya había un hermano con plan vigente, lo llevan todos.

Qué pasa sin esto

La mamá de tres tiene que pedir su descuento cada mes, y el mostrador lo calcula distinto cada vez.

Qué hacer

En Cupones › Nuevo cupón, crea uno de porcentaje o de monto y, en Cuántos cobros alcanza, elige Todos, mientras siga el plan: así se descuenta también en el cobro automático de cada mes. Si quieres, limítalo a ciertos planes.

En Ajustes › Studio, tarjeta Descuento por hermanos, elige ese cupón en Cupón que se aplica solo.

Dos cosas que conviene saber: los hermanos se saben por la familia de cada alumno (fase 11) —sin familia armada, el sistema no sabe quién es hermano de quién—, y en recepción, al Asignar plan, el descuento ya aparece marcado con el precio que queda.

Quedó bien si con dos hijos de prueba de la misma mamá, el plan del segundo bajó de precio en el portal sin escribir ningún código; y al inscribir a los dos juntos, el desglose cobra completo el más caro.

Lo que sale mal siempre

Hacer el cupón «solo el primer cobro». El descuento saldría el primer mes y desaparecería en la renovación automática.

La fase 08 está cerrada cuando

Cada mensualidad existe con su número de clases y su inscripción.
Las mensualidades viejas están dadas de alta, escondidas.
El plan de prueba escondido existe.
El cupón de hermanos está elegido en Ajustes.

FASE 09Cobrar

Las mensualidades se cobran solas, la inscripción y el vestuario van como cargos, el mostrador sabe cobrar y mandar un enlace, y un cobro de verdad ya pasó de punta a punta.

Antes de empezar

Tu cuenta de pasarela verificada, con sus dos llaves.
Las mensualidades, incluida la de prueba escondida (fase 8).

Cuánto lleva

Una a dos horas, sin contar la verificación de la pasarela.

F09.1

Conecta tu pasarela

Pantalla Cobranza › Cobros › Pasarelas › ConectarLo hace El administrador, con las llaves a la mano

La idea: La pasarela

La pasarela —Stripe, Openpay o Mercado Pago— es la empresa que cobra la tarjeta y deposita en tu cuenta. ALKEA se conecta a tu cuenta con dos llaves: la secreta (para cobrar) y la pública (para que el formulario de la tarjeta aparezca dentro de tu portal, con tu marca). La tarjeta viaja del teléfono de tu cliente a la pasarela: nunca pasa por ALKEA.

Qué pasa sin esto

Sin la llave pública el cliente teclea su tarjeta en la página del proveedor y no en la tuya; y con Openpay, además, el plan no puede renovarse solo.

Qué hacer

Conectar, elige tu pasarela y pega la llave secreta. Se prueba contra el proveedor antes de guardarse: si está mal, te lo dice y no guarda nada.

Captura también la llave pública: empieza con «pk_», o con «APP_USR-» en Mercado Pago. La tarjeta de la pasarela te dice siempre dónde teclea la tarjeta tu cliente: si dice «sin salir de tu sitio», quedó bien.

Si conectas más de una, marca la por defecto: es la que se le ofrece a tu cliente.

Cobros · Pasarelas

Conectada con clave pública

Tus clientes pagan con su tarjeta sin salir de tu sitio.

Conectada sin clave pública

Tus clientes pagan en la página de la pasarela. Para que lo hagan en tu sitio, agrega la clave pública en Cambiar llaves.

Quedó bien si la tarjeta de tu pasarela dice que tus clientes pagan sin salir de tu sitio.

Lo que sale mal siempre

Pegar la llave SECRETA en el campo de la pública. El sistema la rechaza, y es por algo: la pública viaja al navegador de cualquiera que abra tu página de cobro.
Conectar las llaves de prueba de la pasarela y arrancar con ellas. Ningún cobro de verdad pasaría.

F09.2

La URL de avisos, en el panel de tu pasarela

Pantalla Cobranza › Cobros › Pasarelas, y el panel de tu proveedorLo hace El administrador

La idea: Cómo se entera ALKEA de un pago

Cuando tu cliente paga, la pasarela le avisa a ALKEA mandando un mensaje a una dirección —el «webhook»—. Ese aviso es lo que activa el plan o confirma la cita, aunque el cliente cierre la pestaña antes de terminar.

Qué pasa sin esto

Sin la URL de avisos el cliente paga, el dinero entra a tu cuenta… y su plan no se activa solo. Tendrías que activarlo a mano cada vez, y el cliente llega al mostrador con su comprobante.

Qué hacer

Cada pasarela conectada muestra una URL de avisos. Cópiala y pégala en el panel de tu proveedor, en la sección de webhooks o notificaciones.

Si no sabes dónde, quien administra tu cuenta de la pasarela lo encuentra en dos minutos con esa palabra.

Quedó bien si en el panel de tu proveedor aparece la URL de ALKEA como destino de notificaciones.

Lo que sale mal siempre

Dejarlo «para después». Es el paso que más se olvida y el único que hace que todo lo demás parezca roto.

F09.3

Un cobro de verdad, con tu tarjeta

Pantalla Tu portal, con un alumno de pruebaLo hace El administrador

Qué hacer

Da de alta un alumno de prueba con un correo tuyo, dale acceso al portal y paga el plan de prueba de la fase 8 con tu propia tarjeta.

Comprueba tres cosas: que el cobro aparece Pagado en Cobros, que el plan quedó activo, y que te llegó el comprobante por correo.

Después, devuélvelo desde Cobros (los tres puntos › Devolver) con el interruptor de la pasarela prendido: así pruebas también la devolución.

Quedó bien si el cobro entró, activó lo que tenía que activar sin tocar nada, y la devolución llegó a tu tarjeta.

Lo que sale mal siempre

Probar solo con el botón de «registrar cobro» del mostrador. Eso no prueba la pasarela ni la URL de avisos.

F09.4

Cobrar en el mostrador y por enlace

Pantalla Cobranza › CobrosLo hace Quien cobra

La idea: Tres formas de cobrar

En el mostrador (efectivo, transferencia o terminal) el dinero ya lo recibiste y solo se registra: activa el plan igual que un pago en línea. Con un enlace de pago, ALKEA genera una dirección con el importe que le mandas por WhatsApp —con el mensaje ya escrito— o le enseñas como QR, y paga con su tarjeta desde su teléfono sin entrar a ningún lado.

Qué pasa sin esto

Sin el enlace, el cobro que se promete «luego lo pago en la app» se cae a la mitad: la persona no recuerda su contraseña, o no encuentra dónde pagar.

Qué hacer

Practica las dos con tu alumno de prueba: Registrar cobro de un plan en efectivo, y Cobrar por enlace —elige el plan, cuántos días vive el enlace y ábrelo en tu teléfono—.

El precio se congela al generar el enlace, y si vence se reactiva sin cambiar la dirección: el mensaje que ya mandaste vuelve a servir.

Hola Bruno, te escribimos de Vitta Studio.

Aquí está tu enlace para pagar Mensual 8 clases: $850.00 MXN.

https://tustudio.com/pagar/1e29f69e00c6b834cfe241dc27

Queda con renovación automática: se te cobra solo cada periodo y puedes cancelarlo cuando quieras desde tu portal.

Se paga con tarjeta desde el celular y tu plan queda activo al momento. El enlace vence el 09 sep 2026.

Así le llega. El texto lo arma el sistema con los datos del enlace.

Quedó bien si pagaste un enlace desde tu teléfono y apareció en Cobros sin tocar nada.

F09.5

Transferencias directas a tu cuenta (opcional)

Pantalla Tu studio › Ajustes › Avisos › Cobrar por transferenciaLo hace El administrador

Qué hacer

Si aceptas transferencias a tu propia cuenta sin pasarela, prende Recibir transferencias directas y captura Banco, A nombre de y CLABE. Tu alumno verá tus datos en su portal, transferirá y subirá su comprobante; te llega a Cobros › Por confirmar.

Subir el comprobante no activa nada, a propósito: una captura se edita o se repite. Confirma solo después de ver el dinero en tu estado de cuenta. La solicitud caduca sola a las horas que pongas (72 por omisión).

Confirmar una transferencia es cobrar: activa lo que se pagó. Por eso pide el mismo permiso que registrar un cobro.

F09.6

Cuando un cobro automático falla

Pantalla Tu studio › Ajustes › Avisos › Cuando un cobro se caeLo hace El administrador

La idea: Gracia y reintentos

Cuando una renovación no entra, el cobro queda Fallido, se le avisa a tu alumno y a ti, y su plan entra en periodo de gracia: sigue viniendo a su grupo unos días mientras lo resuelve. Un reintento no vuelve a cobrar la tarjeta —ALKEA nunca la tuvo—: le pregunta a la pasarela cómo quedó el cobro y le insiste a la persona para que pague.

Qué pasa sin esto

Cortar en el minuto uno castiga a quien solo tiene la tarjeta vencida y te llena el mostrador de reclamos; no avisar hace que se entere el día que no puede entrar.

Qué hacer

Elige los Días de gracia (cero corta en seco), a las cuántas horas va el primer reintento —la espera se duplica cada vez— y cuántos intentos. Prende Avisarle al socio y Avisarnos a nosotros.

Lo que de verdad recupera un cobro caído es la llamada: casi siempre es una tarjeta vencida, y con el enlace de pago se resuelve mientras hablan.

Ajustes · Avisos

Cuando un cobro se cae

Cuánto tiempo le sigues sirviendo y cada cuánto se insiste

Días de gracia3

Primer reintento (h)24

Cuántos intentos3

Avisarle al socioAvisarnos a nosotros

Quedó bien si los días de gracia y los reintentos están capturados.

F09.7

Cuando alguien se cambia de plan

Pantalla Tu studio › Ajustes › Avisos › Cuando alguien se cambia de planLo hace Quien decide los precios

La idea: Lo que ya pagó y no usó

Si alguien se cambia de plan a media mensualidad, hay dos opciones: descontar lo que no usó del plan nuevo (así viene de fábrica) o cobrar el plan nuevo completo. Si se baja a uno más barato, lo que sobra le queda como saldo a favor: nunca sale dinero de tu cuenta.

Qué pasa sin esto

Cobrar completo castiga justo el movimiento que te conviene: quien quiere subir de plan a mitad de mes aprende a esperarse… o no se cambia.

Qué hacer

Elige la opción. La pantalla te enseña la consecuencia con números, los mismos que verá tu cliente: léela antes de guardar, porque es el texto que va a tener que defender tu mostrador.

Ajustes

Cuando alguien se cambia de plan

Qué pasa con lo que ya pagó y todavía no usa

Qué se hace con lo que no usóDescontarlo del plan nuevo

Si alguien con un plan de $850 se cambia a los 10 días a uno de $2,200, hoy paga $1,633 y no $2,200. Si se cambia a uno más barato, lo que sobra le queda como saldo a favor para su siguiente cobro: nunca se devuelve dinero.

F09.9

El pago a tus maestros por clase

Si tienes Pago a maestros

Pantalla Cobranza › Comisiones › ReglasLo hace La dirección

La idea: Lo que le toca a cada maestro

En Comisiones, una regla con Comisión por › Clases de grupo dice cuánto le toca al maestro por cada clase que da: Monto fijo por clase, Por hora de clase o Por alumno que asistió; para todas las clases o un tipo de clase, y para todos los maestros o uno. Cada clase que dio se anota sola seis horas después de terminar —el tiempo para pasar lista—. El corte junta lo pendiente de un maestro hasta una fecha y deja constancia de que se le pagó.

Qué pasa sin esto

Las clases de cada maestro se cuentan a mano en una libreta cada quincena, y la que cubrió una suplente se le paga a quien no la dio.

Qué hacer

Nueva regla por cada acuerdo que tienes hoy. Empieza por la general —todas las clases, todos los maestros, un monto por clase— y después las excepciones: un tipo de clase que se paga distinto, un maestro con otra tarifa.

Si pagas por alumno que asistió, el pase de lista es lo que cuenta: la clase se paga con los alumnos que el maestro marcó.

Cada quincena, Nuevo corte por maestro; Excel te da el detalle para dárselo a él o a tu contador. Esto no es nómina: no calcula IMSS ni ISR. Es la cuenta de lo que le debes a cada maestro y la constancia de cuándo se le pagó.

Un corte pagado no se cancela ni se edita: es constancia de dinero que ya salió. Un error se compensa en el siguiente corte.

Quedó bien si seis horas después de una clase con lista pasada, su pago pendiente aparece en Comisiones a nombre del maestro.

F09.10

Cargos: el vestuario, los exámenes y lo que no es la mensualidad

Pantalla Cobranza › CargosLo hace La coordinación, o quien cobra

La idea: El cargo

Un cargo es «este alumno debe tanto por esto», aparte de su plan: el vestuario de la gala, un examen de grado, una salida. Se le pone a un alumno (Nuevo cargo) o a todo un grupo (A un grupo): los de una clase, los de un horario, los de un curso, los que bailan en un evento o todos los alumnos activos. Cada alumno recibe su propio cargo, que paga o se le perdona por separado. Lo pagado se cuenta de los cobros: se puede pagar en partes, en el mostrador o desde su portal.

La inscripción también es un cargo, y se pone sola si la pusiste en el plan (fase 8).

Qué pasa sin esto

El vestuario se cobra en sobres y en una libreta, y a dos semanas de la gala nadie sabe qué familias faltan de pagar.

Qué hacer

Para el vestuario de un número: A un grupo, elige A quiénes —los de un horario, o los que bailan en el evento—, escribe el Concepto como lo va a leer la familia («Vestuario gala: número de jazz»), el Importe y la Fecha límite de pago, y Contar: te dice a cuántos les llegaría y unos nombres antes de ponerlo. Con Avisarle, a cada familia le llega con el botón para pagarlo desde su portal.

Para cobrar en el mostrador, abre el cargo y registra el cobro: puede ser una parte. Para perdonarlo —una beca, un error—, escribe el motivo y Cancelar cargo: queda quién lo canceló y por qué.

Cargos

Inscripciones, vestuario, exámenes y recargos

Alumno	Concepto	Falta	Estado
Sofía R.	Vestuario gala	$850	pendiente
Mateo L.	Inscripción 2026	—	pagado

Un cargo que ya tiene cobros no se cancela: primero se devuelve el cobro desde Cobros.

Quedó bien si un cargo de prueba apareció en el portal de tu alumno de prueba, en «Pendiente de pago», y se pagó.

Lo que sale mal siempre

Poner un cargo a un grupo sin leer el conteo. Le llega a todos a la vez, con su aviso.

F09.11

El recargo por pago tardío (si lo cobras)

Pantalla Tu studio › Ajustes › Reservas › CancelacionesLo hace Quien decide los precios

La idea: Recargo parejo

Con Recargo por pago tardío prendido, a quien no ha pagado su mensualidad pasados los días que digas y sigue viniendo se le pone un cargo de recargo: un monto fijo o un porcentaje de la mensualidad, una sola vez por mensualidad. A quien dejó de venir no se le pone: no está pagando tarde, se fue. Y un recargo perdonado no vuelve a aparecer.

Qué pasa sin esto

El recargo se cobra a unos sí y a otros no, según quién atienda el mostrador, y cada uno se discute.

Qué hacer

Prende Recargo por pago tardío y elige el Tipo (Monto fijo o % de la mensualidad), el monto y Después de cuántos días de vencida. Se revisa solo cada mañana.

Escríbelo en tu reglamento con las mismas palabras y los mismos números, y avísalo a las familias antes de prenderlo: el primer recargo sorpresa es el que más se reclama.

Quedó bien si el recargo, su monto y sus días dicen lo mismo en Ajustes y en tu reglamento.

Lo que sale mal siempre

Prenderlo el día del arranque. Las mensualidades importadas no se renuevan solas (fase 11): dales a las familias un mes para dejar su tarjeta o pagar por enlace antes de cobrar recargos.

La fase 09 está cerrada cuando

La pasarela está conectada con las dos llaves y su URL de avisos está en el panel del proveedor.
Un cobro real con tu tarjeta entró, activó lo suyo y se devolvió.
El mostrador practicó un cobro de mostrador y un enlace de pago.
Los días de gracia, los reintentos y la regla de cambio de plan están decididos.
Las reglas de pago a maestros están capturadas.
Está decidido qué se cobra como cargo, y si habrá recargo y desde cuándo.

FASE 10Tus avisos y tus documentos

Lo que tu academia les dice solo a tus alumnos está prendido, a tiempo y con tu voz; y lo que tienen que aceptar se les pide en el momento correcto.

Antes de empezar

Tu correo de salida configurado y probado (fase 2).
El horario, las mensualidades y los cargos (fases 7 a 9): los avisos hablan de ellos.
Tus textos legales a la mano.

Cuánto lleva

Una hora, más la revisión de tus textos legales.

F10.1

Qué avisos salen, y con cuánta anticipación

Pantalla Tu studio › AvisosLo hace El administrador

La idea: Avisos automáticos

ALKEA le escribe solo a tus alumnos por correo y como notificación en su teléfono. Cada aviso tiene su interruptor y, los que salen antes de algo, su anticipación. Solo aparecen los de lo que tienes contratado. Para tu academia, los que más pesan: el recordatorio de clase, clase cancelada, plan por vencer y cargo nuevo —el que avisa de la inscripción, el vestuario o un recargo—.

Todo aviso se guarda además en el portal aunque el correo falle: el correo es el canal secundario.

Qué pasa sin esto

Sin recordatorio, el alumno olvida su clase. Y si es menor, el aviso que le llega solo a él no le llega a nadie: por eso cada aviso de un hijo le llega también a quien lo tutela, con el nombre del hijo al frente.

Qué hacer

Revisa la lista y deja prendidos los que quieres. Ajusta la anticipación en la unidad que se piensa: el recordatorio de clase en horas; el de la mensualidad por vencer en días, con tiempo para que la familia pague antes del recargo.

Una línea del horario o una clase suelta pueden llevar su propia anticipación: sirve para la clase de las 6:30 de la mañana, que avisada dos horas antes sería a las 4:30.

Avisos

A tus clientes

Llegan al portal del socio y, si tiene correo, también por correo

Confirmación de reservaRecordatorio de claseRecordatorio de citaEntraste de la lista de espera

Quedó bien si tu cliente de prueba recibió el recordatorio a la hora que esperabas.

F10.2

El texto, con tu voz

Pantalla Tu studio › Avisos › Editar textoLo hace El administrador, o quien escriba tus redes

Qué hacer

Cada aviso trae un texto de fábrica que funciona. Si quieres que suene a ti, Editar texto abre un editor con el panel de variables: arrastra {{socio}} o {{clase}} al texto y al mandarse se cambian por los datos reales. Ver cómo queda lo enseña con datos de ejemplo.

Si te arrepientes, borra el texto y guarda: vuelve al de la plataforma, y a partir de ahí recibes las mejoras que le hagamos.

Avisos · Editar texto

Texto de «Recordatorio de clase»

Asunto del correoNos vemos hoy en {{clase}}, {{socio}}

Texto del avisoHola {{socio}}, te esperamos a las {{hora}}…

Ver cómo quedaGuardar

Lo que sale mal siempre

Escribir una variable que no está en el panel de ESE aviso. Se queda escrita tal cual en el correo, con sus llaves.

F10.3

Tu reglamento, tu aviso de privacidad y la responsiva

Si tienes Documentos y aceptaciones

Pantalla Tu studio › DocumentosLo hace El administrador

La idea: Aceptación con constancia

No es subir un PDF: es poder demostrar que alguien aceptó un texto concreto en una fecha concreta. Cada documento se publica en versiones, y la aceptación queda atada a la versión que esa persona leyó. Eliges en qué momento se pide: al entrar al portal, al contratar un plan, o al reservar un tipo de clase concreto (la responsiva de acrobacia). Si el alumno es menor, su mamá o su papá acepta por él desde su portal, y la firma queda registrada con su cuenta, como tutor.

Qué pasa sin esto

Un reglamento en la pared no prueba nada. Y si cambias el texto, sin versiones no hay forma de saber quién aceptó cuál.

Qué hacer

Nuevo documento: el nombre y de qué trata. Después escribe su primera versión —pega el texto desde Word o Google Docs, o sube el PDF— y elige cuándo se pide.

Publicar lo pone a pedirse a todos a partir de ese momento. En Quién aceptó ves cada aceptación con su versión y su fecha.

Una versión publicada no se edita. Para corregirla, se publica una nueva versión, y a partir de ahí se le pide a todos otra vez.

Quedó bien si tu cliente de prueba, al entrar al portal, tuvo que aceptar el documento antes de seguir.

Lo que sale mal siempre

Publicar el borrador para «ver cómo queda». Publicado se le pide a todos en ese momento: revísalo en borrador.

F10.4

Los avisos al grupo

Si tienes Campañas

Pantalla Personas › Campañas › Nueva campañaLo hace La coordinación

La idea: El aviso al grupo

Una campaña es un mensaje que mandas tú, por correo y notificación, a un segmento. Con Alumnos de una clase (todos los de Jazz), Alumnos de un horario (Jazz del sábado a las 10) o los de un curso, en Qué es eliges Promoción o Aviso al grupo. El aviso es para lo de la clase —un día sin clase, un cambio de horario, el ensayo de la gala— y le llega a todo el grupo, también a quien apagó las promociones. Al hijo sin correo ni aplicación le llega a quien lo tutela.

Qué pasa sin esto

El «el sábado no hay clase» se manda por cinco grupos de WhatsApp distintos, y a dos familias no les llega.

Qué hacer

Nueva campaña: elige el segmento y el grupo, en Qué es elige Aviso al grupo, escribe el título y el mensaje, y elige correo, notificación o los dos. Enviar ahora te pide confirmar con el número de personas; Programar para lo deja para una fecha y una hora.

Úsalo solo para lo del grupo. Una promoción disfrazada de aviso le llega a quien pidió no recibirlas, y es la forma más rápida de que dejen de leerte.

Quedó bien si un aviso de prueba al grupo de tu alumno de prueba le llegó, y el de un hijo sin correo le llegó a su mamá.

La fase 10 está cerrada cuando

Los avisos que quieres están prendidos, con su anticipación.
La coordinación sabe mandar un aviso a un grupo.
El texto que cambiaste se revisó con «Ver cómo queda».
Tus documentos están publicados y se piden en su momento.

FASE 11Tus alumnos

Tus alumnos están en ALKEA con su plan vigente, saben entrar a su portal, cada familia está armada y cada alumno tiene su lugar en su grupo.

Antes de empezar

El archivo de tus alumnos en Excel o CSV.
Los planes creados con el mismo nombre que trae tu archivo (fase 8).
El horario armado (fase 7): el lugar fijo se cuelga de él.
Los avisos y la marca listos (fases 3 y 10): el primer correo que reciban ya tiene que ser el tuyo.

Cuánto lleva

Medio día para importar y revisar.

F11.1

Importa a tus alumnos

Pantalla Personas › Clientes › ImportarLo hace Quien implementa

La idea: Importar sin miedo

Subes tu Excel o CSV, dices qué columna es qué viendo el primer valor real de cada una, y antes de escribir nada la pantalla te dice cuántos se dan de alta, cuántos ya existen y se actualizan, y qué filas se saltan y por qué. Importar dos veces no duplica: quien ya existe con el mismo correo se actualiza. Y se puede deshacer.

Qué pasa sin esto

Capturar a mano a cientos de alumnos toma días y mete errores de dedo en los correos —que son justo lo que les da acceso—.

Qué hacer

Sube el archivo de tus alumnos (hasta 20,000 filas). En el mapeo, mira los valores, no los nombres de las columnas: «Nombre → Renata» se comprueba, «Nombre → columna 3» no. Lo que no traigas, déjalo en «no la traigo».

En las fechas, di tú el formato: «04/03/2024» es 4 de marzo o 3 de abril según de dónde venga el archivo, y si te equivocas no salta ningún error.

Lee el resumen de la revisión y aplica.

En una academia, el archivo trae a quien tiene correo: los alumnos adultos o con correo propio y las mamás y los papás que pagan. Mapea la Fecha de nacimiento de cada alumno: sin ella no puede reservar desde el portal una clase con edad.

Los hijos sin correo no van en el archivo: se agregan desde la ficha de su mamá (F11.7), para que queden ligados a ella y no se dupliquen en la siguiente importación.

Quedó bien si el número de alumnos en Clientes es el de tu archivo, menos las filas que la revisión dijo que se saltaban.

Lo que sale mal siempre

Cruzar dos columnas parecidas —nombre y apellido, teléfono y teléfono de emergencia—. Entra sin quejarse y se descubre semanas después; por eso la pantalla enseña los valores.
Importar un archivo SIN correos más de una vez: sin correo no hay forma de saber que es la misma persona, y cada vuelta la da de alta de nuevo.

F11.2

Importa sus mensualidades vigentes

Pantalla Personas › Clientes › Importar › Planes activosLo hace Quien implementa

La idea: Quién tiene qué

Un segundo archivo dice qué plan tiene cada quien: correo, plan, fecha de inicio y, si los tienes, vencimiento, precio que paga y clases que le quedan. El plan se busca por nombre, incluidos los que ya no vendes. Alumnos tienen que estar importados antes: una fila de plan no crea a nadie.

Qué pasa sin esto

Sin su plan, el alumno no tiene de dónde descontar sus clases el día del arranque, y el mostrador se llena de «yo ya pagué».

Qué hacer

Sube el archivo de planes vigentes y revisa el resumen igual que con los clientes.

Dos cosas que conviene saber y decir: un plan importado no genera ningún cobro y nunca queda con renovación automática —la tarjeta la tenía el sistema anterior—. Cuando se acerque su vencimiento, le llega el aviso de siempre con su enlace de pago. Y si alguien tiene más clases de las que da su plan hoy, se respetan: nadie pierde clases por cambiar de sistema.

Quedó bien si la ficha de tres personas elegidas al azar enseña el plan, el vencimiento y las clases que tenían.

Lo que sale mal siempre

Importar planes con nombres que no coinciden con los de la fase 8 («Mensual» contra «Mensualidad»). La revisión los salta y lo dice: corrige el archivo o el nombre del plan.
Poner en el archivo de planes el correo de la mamá para la mensualidad de su hija: el plan quedaría a nombre de la mamá. La mensualidad de un hijo sin correo se le da desde su ficha, con Asignar plan.

F11.3

Ensaya y, si hace falta, deshaz

Pantalla Personas › Clientes › Importar › HistorialLo hace Quien implementa

Qué hacer

La primera importación hazla de ensayo en la semana 2: revisa fichas, corrige el archivo y, si hace falta, Deshacer desde el historial quita lo que esa importación dio de alta. No borra a nadie que ya estuviera antes, ni a quien desde entonces haya reservado, pagado o contratado algo.

Si importaste clientes y después sus planes, deshaz primero los planes: alguien con plan ya cuenta como alguien con movimiento y no se borra.

La importación definitiva va lo más cerca posible del día de arranque, para que lo que cambie en tu sistema viejo mientras tanto no se quede fuera.

Quedó bien si sabes deshacer una importación, y la definitiva está en el calendario.

F11.4

Su acceso al portal

Pantalla Personas › Clientes › Importar (o la ficha de cada persona)Lo hace Quien implementa

La idea: La cuenta de cada quien

Alumnos entran a su portal con su correo y una contraseña que eligen ellos. La forma rápida de dárselo a todos es al importar: la casilla Crear su acceso al portal le abre su cuenta a cada persona con correo, sin una contraseña que nadie conozca. Para entrar, cada quien usa «¿Olvidaste tu contraseña?» en el acceso de tu academia, escribe su correo y le llega el enlace para elegir la suya.

A quien llegue después, el acceso se le da desde su ficha, o puedes dejar que la gente nueva se registre sola con «Crear mi cuenta» (Ajustes › Studio › Cuentas desde el portal).

Qué pasa sin esto

Sin acceso, tu alumno no puede ver la clase de sus hijos, avisar una falta ni pagar su mensualidad, y todo vuelve al teléfono del mostrador.

Qué hacer

Al importar (F11.1), prende Crear su acceso al portal debajo del mapeo. Solo aparece a quien tiene el permiso de dar acceso al portal. No sale ningún correo al importar, a propósito: el aviso de que ya pueden entrar lo das tú el día del arranque (fase 15), con la instrucción de usar «¿Olvidaste tu contraseña?».

El enlace de la contraseña sale por tu correo (fase 2): sin él conectado, no llega.

Si deshaces la importación, se borran también las cuentas que nadie haya estrenado; las que ya se usaron se conservan.

Decide además si prendes «Crear mi cuenta» para la gente nueva. No se verifica el correo; si prefieres dar tú cada acceso, déjalo apagado.

Clientes

Nuevo cliente

NombreValeria

ApellidoMendoza

Correovaleria@correo.com

Teléfono55 1234 5678

Dar acceso al portal

Quedó bien si tu alumno de prueba entró con «¿Olvidaste tu contraseña?» y eligió la suya.

Lo que sale mal siempre

Dar de alta dos veces a la misma persona para «arreglar» un acceso. Quedan dos historiales y sus pagos se parten entre los dos: usa Restablecer contraseña en su ficha.
Avisar a tus clientes antes de conectar tu correo: piden el enlace y no les llega.

F11.7

Las familias: la mamá y sus hijos

Pantalla Personas › Clientes › la ficha de la mamá › FamiliaLo hace Recepción, o quien implementa

La idea: El tutor

La mamá (o el papá) es una ficha como la de cualquier alumno, con su correo y su acceso al portal. En su tarjeta Familia, Agregar hijo(a) da de alta a cada hijo sin correo. Si el hijo ya existe —un adolescente con su propio correo—, Ligar a alguien lo une a la familia sin duplicarlo.

Desde su portal, la mamá elige arriba a quién atiende («Yo · Sofía · Valeria») y reserva, paga y acepta documentos por cada uno; todo queda a nombre del hijo. Y los avisos de cada hijo le llegan a ella, con el nombre del hijo al frente.

Qué pasa sin esto

Sin familia, el niño de seis años necesitaría correo y contraseña propios, sus avisos no le llegarían a nadie, y el sistema no sabría quién es hermano de quién para el descuento.

Qué hacer

Después de importar, abre la ficha de cada mamá o papá y, en Familia, Agregar hijo(a) por cada hijo: Nombre, Apellido, Fecha de nacimiento (para las clases por edad), El tutor es su… y, si ya publicaste tu consentimiento de datos de salud (F11.8), Alergias.

Después, a cada hijo: su mensualidad con Asignar plan en su ficha —o, para varios hijos en un solo cobro, Inscribir en la tarjeta Familia de la mamá, o que ella use Inscribir y pagar desde su portal— y su lugar en su grupo (F11.5).

En la ficha de cada hijo, Quién recoge y a quién llamar: las personas autorizadas para recogerlo y los teléfonos de emergencia. La mamá también los edita desde su portal.

Si los dos papás quieren entrar, cada uno es su propia ficha con su correo, y los dos se ligan a los mismos hijos.

Clientes · Laura Méndez

Laura Méndez

Tutora · laura@correo.mx

Familia

Sofía Méndez · hija · 8 años · Ballet infantilMensual 8Valeria Méndez · hija · 12 años · Jazz juvenilMensual 8 · hermanos

Laura entra a su portal y elige arriba a quién atiende: «Yo · Sofía · Valeria».

Quedó bien si la mamá de prueba entró a su portal, eligió arriba a su hija y vio su clase y su plan.

Lo que sale mal siempre

Dar de alta al hijo con el correo de la mamá. El correo es lo que distingue a una persona: el segundo hijo con el mismo correo se confunde con el primero. El hijo va sin correo, desde Familia.
No decirle a la mamá que mire la franja antes de pagar: lo pagado queda en el plan del hijo que esté elegido arriba.

F11.8

La ficha médica y el certificado

Pantalla Personas › Clientes › la ficha › Salud y emergenciaLo hace Recepción

La idea: Salud y emergencia

En la ficha de cada alumno, la tarjeta Salud y emergencia guarda sus Alergias, sus Cuidados o condiciones (asma, una lesión), el Contacto de emergencia con su teléfono y su Certificado médico —foto o PDF— con su fecha Vigente hasta. Son datos de salud: solo los ve y edita quien tiene el permiso Ver y editar datos de salud, y nunca salen en la lista de clientes, en Excel ni en las campañas. El maestro ve las alergias junto al nombre, en su lista, al pasar lista.

Qué pasa sin esto

La alergia vive en la memoria de la recepcionista de la mañana, y el maestro del sábado no la sabe.

Qué hacer

Antes, el consentimiento. Los datos de salud nacen apagados. En Documentos publica tu consentimiento de datos de salud —el texto es tuyo, revisado por tu asesor; el sistema no pone uno— y después préndelos en Ajustes › Reservas › Datos de salud y acceso. Para capturar los de una persona, ella acepta esa versión desde su portal o en el mostrador; si es menor, la acepta su mamá o su papá. Ahí mismo decides cuánto se conservan después de una baja: sin plazo no se borran solos.

Captura la salud de cada alumno, empezando por los que tienen alergias o condiciones, y sube el certificado de quien ya lo entregó, con su vigencia.

Cuando estén capturados, decide si prendes Pedir certificado médico vigente en Ajustes › Reservas: prendido, quien no tenga certificado vigente no puede reservar desde el portal (recepción sí, y ve el aviso). Préndelo después de capturarlos, no antes.

Clientes · Mateo Ríos

Salud y emergencia

AlergiasPenicilina

Cuidados o condicionesAsma leve: trae su inhalador

Contacto de emergenciaAna Ríos (mamá)

Teléfono de emergencia55 1234 5678

Certificado médico · vigente hasta 15 ago 2027Vigente

Subir un certificado nuevo reemplaza al anterior y lo borra: cada alumno tiene uno solo.

Quedó bien si el maestro de prueba ve, en su lista, la alergia de un alumno de prueba.

F11.5

El lugar de cada alumno en su grupo

Pantalla Cada día › Agenda › RecurrentesLo hace La coordinación

La idea: Lugar fijo

Aquí cada alumno queda en su grupo: el lugar fijo lo cuelga de su línea del horario («sábado 10:00, Jazz juvenil») y el sistema le aparta la clase cada semana, solo, descontando de su mensualidad. Quien va dos veces por semana lleva dos lugares fijos, uno por línea.

Qué pasa sin esto

Habría que anotar a cada alumno en su grupo cada semana, a mano, y una semana olvidada deja a una niña sin lugar en la clase que ya pagó.

Qué hacer

Recurrentes › nueva serie: elige al alumno (el hijo, no la mamá), la línea del horario (no una fecha y una hora) y, si la sabes, la fecha final.

Al guardar, lee el detalle por fecha: apartada, ya tenía lugar, sin cupo, sin créditos, sin plan vigente o todavía no abre. Una fecha que no se pudo no tumba la serie: se salta y la siguiente sí se intenta.

Resultado de la serie

Sábado 10:00 · Jazz juvenil · Valeria M.

Fecha	Resultado
sáb 10 oct	Apartada
sáb 17 oct	Apartada
sáb 24 oct	Apartada
sáb 31 oct	Sin créditos

Quedó bien si cada alumno está en las líneas de su grupo, y sus próximas fechas dicen «apartada».

Lo que sale mal siempre

Decirle «listo» a la persona sin leer el detalle. Si se apartaron dos de cuatro martes, se entera el día que llega y no hay lugar.
Un lugar fijo nunca se forma en lista de espera: si esa semana la clase está llena, la fecha se salta y se le avisa.

La fase 11 está cerrada cuando

Tus alumnos están importados y revisados.
Sus planes vigentes están importados, con sus clases.
Sus cuentas del portal están creadas, y sabes qué decirles para entrar.
Cada familia está armada: la mamá o el papá con sus hijos.
Cada alumno tiene su lugar fijo en su grupo.
Las alergias y los certificados que ya tienes están capturados.

FASE 12Tu equipo: cuentas y permisos

Cada persona del mostrador y cada maestro entra con su propia cuenta y ve solo lo que le toca.

Antes de empezar

Tu correo de salida probado (fase 2): las contraseñas se mandan por ahí.
La lista de la fase 0 con el papel y las secciones de cada persona.

Cuánto lleva

Diez minutos por persona.

F12.1

El staff, con sus secciones

Pantalla Tu studio › EquipoLo hace El administrador

La idea: Rol y permisos

Hay dos papeles. El staff opera el día a día y llega solo a las secciones que le marques —Clientes, Agenda y reservas, Cobros, Finanzas…—. El administrador además cambia los ajustes, reparte accesos y da de alta a otras personas, y solo hay uno.

Si tienes sedes, aparte del permiso marcas en qué sucursales trabaja: el permiso dice a qué sección entra, y la sucursal qué datos ve dentro de ella.

Qué pasa sin esto

Con una cuenta compartida, la bitácora no puede decir quién cobró, quién devolvió ni quién borró. Y el día que alguien se va, hay que cambiarle la contraseña a todos.

Qué hacer

Da de alta a cada persona con su propio correo, rol staff y las secciones de tu lista de la fase 0. Si dudas, empieza con menos: ampliar es un clic.

Si tienes el módulo de permisos por acción, puedes afinar dentro de cada sección: ver clientes sin editarlos, cobrar sin devolver.

Quien atiende el mostrador necesita, como mínimo, Clientes y Agenda y reservas (que incluye Recepción y el pase de lista); y Cargos si va a cobrar la inscripción o el vestuario.

Equipo

Usuarios del backoffice

El administrador ve todo; el staff, lo que le marques.

Nombre	Rol	Último acceso
Dirección	Administrador	hace un momento
Recepción matutina	Staff	hace 2 horas
Recepción vespertina	Staff	ayer

Quedó bien si cada persona entró con su correo, cambió su contraseña y ve solo sus secciones.

Lo que sale mal siempre

Darle a todos el rol de administrador «para que no batallen». El administrador ve y cambia todo, incluida la configuración de cobro.
Olvidar las secciones que se reparten aparte: Cargos, Eventos y boletos (quien vende en la puerta la necesita), Exámenes y diplomas y Comisiones y propinas. Sin ellas, la pantalla simplemente no aparece en su menú.

F12.2

Un solo administrador, y cómo se pasa el puesto

Pantalla Tu studio › EquipoLo hace El administrador

Qué hacer

El sistema no deja quedarse sin administrador: no te deja quitar al último. Para pasar el puesto se usa Hacer administrador sobre la persona que sigue; quien sale se queda como staff con todos sus accesos.

Cuando alguien se va, se desactiva, no se borra: pierde el acceso al momento y se le cierran las sesiones, pero su rastro sigue a su nombre —quien cobró aquel día sigue siendo quien cobró—.

Quedó bien si sabes dónde está «Hacer administrador» y quién sería tu suplente.

F12.3

La cuenta de cada maestro

Pantalla Lo que ofreces › Instructores › la llaveLo hace El administrador

La idea: El área de maestro

Con su cuenta, cada maestro ve su día —sus clases en orden de hora— y pasa lista con un toque. En su lista ve las alergias y los cuidados de cada alumno junto a su nombre. Puede editar su biografía y bloquear los días que no viene. No ve alumnos de otros, ni cobros, ni cuánto paga cada quien; sí ve su propia ocupación.

Qué pasa sin esto

Sin su cuenta, el maestro no ve las alergias de sus alumnos ni pasa lista; y si le pagas por alumno que asistió, sin lista no hay con qué pagarle.

Qué hacer

En la tarjeta de cada maestro, el ícono de llave. Necesita correo en su ficha. Si dejas la contraseña vacía, se le manda una temporal a su correo y se le pide cambiarla al entrar.

No le des cuenta a quien solo cubre una sustitución: cada cuenta viva es una puerta. Suspender acceso se la cierra sin borrar nada.

Instructores

Renata OcampoEntra a su agenda

Talía RendónSin cuenta

Quedó bien si un maestro entró desde su teléfono y vio su día.

F12.4

La verificación en dos pasos del equipo (opcional)

Pantalla Tu studio › Ajustes › SeguridadLo hace El administrador

Qué hacer

A los administradores se les pide siempre. Al staff, si tú quieres: quien recibe en el mostrador ve los datos y teléfonos de tus alumnos, y si vale la pena pedirle un código cada mañana lo decides tú. A maestros y alumnos se les ofrece, nunca se les exige.

La fase 12 está cerrada cuando

Cada persona del staff tiene su cuenta con sus secciones (y sus sedes).
Maestros que van a usar el sistema tienen su cuenta.
Está decidido si al staff se le exigen los dos pasos.

FASE 13Lo que ven tus clientes

El portal está probado e instalado en los dos tipos de teléfono, tu sitio está publicado y los prospectos tienen dónde caer.

Antes de empezar

Tu marca (fase 3) y tu catálogo (fases 6 a 8): es lo que el portal y el sitio enseñan.

Cuánto lleva

Una a dos horas.

F13.1

El portal, visto como una mamá

Pantalla La dirección de tu academia, desde un teléfonoLo hace Quien implementa

La idea: El portal

El portal es la aplicación de tus alumnos: ven la clase de la semana, avisan una falta y reciben su reposición, pagan la mensualidad y los cargos («Pendiente de pago»), aceptan los documentos y ven sus exámenes en «Tu historia». La mamá hace todo eso por cada hijo, eligiendo arriba a quién atiende.

Qué pasa sin esto

Si nadie del equipo ha usado el portal, la primera pregunta de tus alumnos se contesta con «no sé, déjame ver».

Qué hacer

Entra con tu alumno de prueba desde un teléfono y recórrelo completo. Es lo que vas a explicar cien veces la primera semana.

Portal · Mi lugar fijo

HorarioMis clasesMi lugar fijo

Martes 07:00 · Pilates Reformer

4 clases apartadas · sin fecha final

Quedó bien si todo tu equipo de mostrador ha usado el portal al menos una vez.

F13.2

Instalarlo como aplicación

Pantalla El portal, desde el teléfonoLo hace Quien implementa

La idea: Una aplicación sin tienda

El portal se instala desde el navegador, con tu ícono y tu nombre, en dos toques: no se descarga de App Store ni de Google Play. Instalado, abre sin la barra del navegador y recibe notificaciones en el teléfono.

Qué pasa sin esto

En iPhone, Apple solo deja recibir notificaciones si la aplicación está instalada desde Safari. Es la causa número uno de «no me llegan los avisos».

Qué hacer

En Android: abre el portal en Chrome y acepta «Instalar aplicación» (o menú › Instalar aplicación).

En iPhone: tiene que ser con Safari —desde Chrome no se puede—: botón de compartir › Agregar a Inicio.

Haz una tarjeta con estos dos pasos y la dirección de tu portal: va en el mensaje del arranque y pegada en el mostrador.

El código QR para esa tarjeta ya está hecho: en Ajustes › Studio › Códigos QR están el de Tu sitio y el de Entrar a la plataforma, con tu logo al centro. Descárgalos en PNG o SVG para tus redes, o imprime el cartel listo para el mostrador.

Quedó bien si en un Android y en un iPhone el portal quedó instalado y recibió una notificación de prueba.

F13.3

Tu sitio público

Si tienes Sitio público

Pantalla Tu studio › SitioLo hace El administrador, o quien lleve tus redes

La idea: Una página que se mantiene sola

Tu sitio se arma por bloques: portada, lo que ofreces, horario con la edad de cada grupo, planes, equipo, testimonios, preguntas, contacto. Los bloques de Horario, Planes, Equipo y Programas no se escriben: toman lo que ya cargaste. Cambias algo y el sitio cambia contigo.

Qué pasa sin esto

Una página aparte se queda con el horario y los precios de hace tres meses, y el cliente llega pidiendo algo que ya no existe.

Qué hacer

Agregar bloque y ordénalos con las flechas; el ojo esconde uno sin borrarlo. Mientras esté en borrador solo tú lo ves; publícalo cuando esté listo.

Agrega el bloque «Déjanos tus datos»: lo que llegue por ahí cae en Prospectos con su canal marcado, listo para que alguien le llame.

Sitio

Se arma con bloques

Portada

Centro Integral de Movimiento

Horario

Se llena solo con tus clases

Planes

Tus paquetes públicos

Quedó bien si el sitio publicado enseña tus grupos con su edad y tus maestros sin que los hayas escrito.

F13.4

Prospectos: quien preguntó y no ha comprado

Pantalla Personas › ProspectosLo hace Quien contesta mensajes y llamadas

La idea: El prospecto

Un prospecto es alguien que preguntó y todavía no compra. Vive en su propia lista —no cuenta como alumno— con por dónde llegó, qué le interesa, cada contacto anotado y cuándo volver a buscarlo. Se le puede regalar una clase muestra en un grupo de su edad. Cuando compra, Convertir lo pasa a Alumnos conservando su rastro.

Qué pasa sin esto

Los mensajes de Instagram que no se cierran el mismo día se pierden.

Qué hacer

Que quien contesta registre ahí a cada persona que pregunte, con su canal. Pendientes es su tarea del día.

Nuevo prospecto

NombreAndrea

Teléfono55 1234 5678

De dónde llegóInstagram

Qué le interesaPilates de la mañana

Volver a buscarlo el04/09/2026

La fase 13 está cerrada cuando

El equipo recorrió el portal como cliente.
La tarjeta de «cómo instalar la aplicación» está lista.
El sitio está publicado.

FASE 14El ensayo general

Un día completo jugado de punta a punta antes del arranque, con alguien de confianza haciendo de cliente.

Antes de empezar

Las fases 1 a 13 cerradas.
Una persona de confianza con su teléfono, que hará de alumno.

Cuánto lleva

Dos horas, con todo el equipo.

F14.1

El guion

Lo hace Todo el equipo

La idea: Probar el conjunto

Cada fase se comprobó por separado. El ensayo comprueba que juntas funcionan: que el cobro activa lo que tiene que activar, que el aviso llega con tu texto, que el mostrador encuentra los botones y que cada quien tiene sus permisos.

Qué pasa sin esto

Lo que falla el día del arranque falla con clientes reales enfrente, y la primera impresión de tu equipo con el sistema es la de un día malo.

Qué hacer

Con una mamá de prueba y su hija de prueba, en este orden:

1. Desde el teléfono de la mamá, instala el portal y entra. 2. Elige arriba a la hija y paga su mensualidad de prueba: comprueba que quedó activa, que llegó el comprobante y, si el plan lleva inscripción, que apareció su cargo. 3. Ponle lugar fijo en su grupo y lee el detalle por fecha. 4. Intenta reservarle desde el portal una clase fuera de su edad: comprueba que no la deja. 5. Desde el portal, avisa una falta a tiempo y comprueba que le quedó una reposición. 6. El maestro pasa lista desde su cuenta y ve la alergia de la niña. 7. Ponle al grupo un cargo de vestuario y comprueba que a la mamá le llegó el aviso con el nombre de su hija, y que lo puede pagar. 8. Si tienes Campañas, manda un aviso al grupo. 9. Si tienes Eventos, compra un boleto sin cuenta desde la página de compra y márcalo en la Puerta.

Mi día

Hoy, lunes 5 de octubre

3 clases en tu día

16:00 · Ballet infantil · Salón Espejos · 14 de 15

Sofía MéndezVinoMateo RíosAlergia: penicilina

17:00 · Jazz juvenil · Salón Espejos · 16 de 18Por pasar lista

Quedó bien si cada punto del guion salió como esperabas, o lo que no salió está anotado con quién lo arregla.

F14.2

Lo que tu equipo debe saber contestar

Lo hace Quien implementa, con el mostrador

Qué hacer

Repasa en voz alta las cinco preguntas que más van a llegar la primera semana:

«¿Cómo entro?» — la dirección, su correo y «¿Olvidaste tu contraseña?».

«No me llegan los avisos» — en iPhone, instalar desde Safari. Su ficha dice en qué aparatos los recibe.

«Pagué y mi hija no tiene su clase» — revisa a quién estaba atendiendo arriba al pagar: lo pagado queda en el plan de quien estaba elegido. Y el detalle de su lugar fijo: la fecha pudo saltarse por falta de créditos.

«¿Por qué perdí la clase?» — la regla de cancelación; la lee en su portal antes de reservar.

«¿Me devuelven la diferencia?» — al cambiar de plan, lo que sobra queda como saldo a favor; no se devuelve a la tarjeta.

Y la regla de oro: lo que no sepas contestar, pregúntaselo al asistente si lo tienes, o búscalo en Manuales.

F14.3

Limpia lo de prueba

Lo hace El administrador

Qué hacer

Devuelve los cobros de prueba desde Cobros, cancela las reservas, el lugar fijo, los cargos y los boletos de prueba, y desactiva el plan de prueba. Deja a tu alumno de prueba —te sirve para enseñar el portal—, pero con un nombre que lo diga: «Prueba · No borrar».

Quedó bien si en Cobros no queda nada de prueba sin devolver, y el plan de prueba no se puede comprar.

La fase 14 está cerrada cuando

El guion completo salió, o lo pendiente tiene responsable y fecha.
El mostrador contesta las cinco preguntas sin leer.
Lo de prueba está devuelto y desactivado.
Alguien del equipo le hizo al asistente una pregunta de cómo se hace algo.

FASE 15El arranque, el primer mes y el año de tu academia

Tu academia opera en ALKEA, tu equipo sabe qué mirar cada día y al cerrar el mes tienes tu primera lectura de números; y la gala y los exámenes tienen dónde vivir.

Antes de empezar

El ensayo general cerrado (fase 14).
La importación definitiva hecha (fase 11).

Cuánto lleva

El día del arranque, y una revisión por semana durante el primer mes.

F15.1

El aviso a tus alumnos

Lo hace El administrador

La idea: El primer mensaje

Tus alumnos se enteran del cambio por ti: la importación no les manda nada. El mensaje dice qué cambia para ellos, dónde entran, cómo eligen su contraseña y cómo instalar la aplicación.

Qué pasa sin esto

Sin el aviso nadie sabe que ya tiene cuenta, y un enlace de contraseña que llega sin contexto se lee como fraude: el mostrador se llena de «¿esto es de ustedes?».

Qué hacer

Unos días antes, por tus canales de siempre (WhatsApp, Instagram, en el mostrador): «Desde el lunes ves la clase de tus hijos, avisas una falta y pagas su mensualidad desde tu teléfono. Entra a [la dirección de tu portal], toca «¿Olvidaste tu contraseña?», escribe tu correo y elige la tuya; si el correo no te llega, revisa tu carpeta de spam».

El día del arranque, la tarjeta de cómo instalar (fase 13) pegada en el mostrador.

Si tienes Campañas, puedes mandar el aviso a todos por correo y notificación desde Personas › Campañas.

Quedó bien si el aviso salió con la dirección del portal y la instrucción de «¿Olvidaste tu contraseña?».

F15.2

El día del arranque

Lo hace Todo el equipo

Qué hacer

Ese día no se configura nada nuevo: se opera. Todo se registra en ALKEA y el sistema viejo queda para consulta.

Deja Recepción abierta en la entrada: enseña los grupos de las próximas horas con su maestro y su salón, y ahí se marca a cada alumno que llega.

Al cerrar el día, anota lo que preguntó tu equipo y lo que no cuadró: es la agenda de la primera llamada de seguimiento.

F15.3

La primera semana: qué mirar cada día

Lo hace El administrador

La idea: Las tres pantallas de cada mañana

Tres pantallas contestan casi todo: el Panel (cómo va hoy), Riesgo de baja (a quién llamar) y Cobros (qué quedó pendiente o falló).

Qué pasa sin esto

Los problemas de la primera semana —un cobro que falló, alguien que no supo entrar— se descubren cuando la persona ya se fue molesta.

Qué hacer

Cada mañana: el Panel; en Cobros, los Pendientes y Fallidos —Pendiente es alguien que empezó y no terminó: esa lista es para llamar—; y Riesgo de baja, que ordena por urgencia y trae las razones escritas.

Y una vez a la semana, la Bitácora si algo cambió y nadie sabe por qué: dice quién hizo qué y cuándo.

Riesgo de baja

Riesgo alto4Llamarlos hoy

Riesgo medio9Esta semana

Riesgo bajo12Vigilar

Ana SolísRiesgo altoÚltima vez el 14 ago · 19 días sin venir · su ritmo era cada 3 días· Lleva 19 días sin venir, seis veces su ritmo· Su plan vence en 4 días y no se cobra solo

F15.4

El primer mes: tus números

Pantalla Reportes, Métricas y FinanzasLo hace El administrador

La idea: Decidir con datos

Los Reportes están agrupados por la pregunta que contestan, y todos piden un rango de fechas. En Métricas, la ocupación de cada grupo y de tus salones, y quién está faltando. En Finanzas, el ingreso recurrente, la cobranza esperada y la retención.

Qué pasa sin esto

El sistema se queda como una agenda cara, y las decisiones —qué horario abrir, qué precio subir— se siguen tomando a ojo.

Qué hacer

Al cerrar el primer mes, contesta tres preguntas con los reportes: ¿qué grupos se llenan y cuáles sobran? —con eso se abre el siguiente grupo de la edad que lo pide—, ¿cuántas familias pagan tarde? (los recargos del mes, en Cargos) y ¿cuántas mensualidades y cargos siguen pendientes de cobro?.

Cualquier lista se exporta a Excel con el botón de arriba a la derecha, con los mismos filtros que tienes puestos.

Reportes

DineroAsistenciaClientes

Ingresos por periodo

Cuánto entró, cortado por día, semana o mes

Ingreso por plan

Qué plan sostiene el negocio

F15.5

El asistente

Si tienes Asistente de IA

Pantalla Asistente, y el botón de abajo a la derechaLo hace Todo el equipo

Qué hacer

Pregúntale como le preguntarías a alguien de tu equipo: «¿cómo vamos este mes?», «¿cómo registro un pago en efectivo?», «¿qué grupos tiene Daniela el sábado?». Contesta con los datos de tu academia y con los manuales, actúa con tus permisos —no tiene propios— y lo que cambia algo lo hace solo cuando pulsas «Sí, hazlo».

Cada lunes revisa tu academia y, si encuentra algo que merece atención, te escribe.

F15.6

La gala: eventos y boletos

Si tienes Eventos y boletos

Pantalla Lo que ofreces › EventosLo hace La dirección y la coordinación

La idea: Funciones, boletos y la puerta

Un evento es la gala; cada función tiene su fecha, su hora, su cupo y el precio del boleto. Puede ser entrada general (por cupo) o con butacas numeradas: en la pestaña Butacas se arman zonas con su precio y filas con sus butacas, y entonces cada quien elige su lugar en el plano. Quien compra en línea no necesita cuenta: elige función y sus boletos o butacas, deja su nombre y su correo, y paga; se le apartan los lugares 15 minutos mientras paga. Al entrar el pago, cada persona recibe su código por correo. El mostrador vende en Ventas › Vender en mostrador, y el día del evento la pestaña Puerta marca quién entró.

Qué pasa sin esto

Los boletos se venden en papel, se cuentan a mano, y el día de la gala hay más abuelas que butacas.

Qué hacer

Nuevo evento: nombre, lugar, dirección y sus funciones (fecha, hora, cupo y precio). Déjalo en Borrador mientras lo armas y pásalo a A la venta cuando quieras vender: Página de compra abre la página que compartes por WhatsApp o pones en tu sitio.

En Quién baila, agrega a los alumnos de cada número; con eso, en Cargos › A un grupo, «Los que bailan en un evento» te deja ponerles el vestuario solo a ellos.

El día de la gala, en Puerta: elige la función, escribe el código y Entró. Te dice si el boleto ya había entrado, si es de otra función o si no existe, y arriba lleva la cuenta de cuántos van.

Eventos

Gala de fin de curso 2026

Teatro de la Ciudad

Sáb 17:00212 / 300

Sáb 20:00148 / 300

Cancelar una compra invalida sus boletos y regresa los lugares a la venta, pero no devuelve el dinero: eso se hace aparte, desde Cobros.

Quedó bien si compraste un boleto de prueba sin cuenta, te llegó su código por correo y la Puerta lo marcó como entrado.

Lo que sale mal siempre

Ponerlo a la venta sin pasarela conectada. La venta en línea la necesita; sin ella, los boletos se venden solo en el mostrador.

F15.7

Exámenes de grado y diplomas

Pantalla Lo que ofreces › ExámenesLo hace La dirección académica

La idea: El examen y su diploma

Un examen acredita un nivel —«Nivel 2 de ballet»— en una fecha, con los alumnos que lo presentan. Se califica con Aprobado / no aprobado o con una Calificación de 0 a 10, y a cada alumno se le puede dejar un comentario que ve en su portal. A cada aprobado le sale su diploma con un código propio: se imprime o se guarda como PDF, y quien lo recibe puede abrir la misma dirección para comprobar que lo emitió tu academia.

Qué pasa sin esto

El avance de cada alumno vive en carpetas, y el diploma es una hoja que cualquiera puede hacer en su computadora.

Qué hacer

Cuando llegue tu temporada de exámenes: Nuevo examen con su Nombre, el Nivel que acredita, la Fecha, Se evalúa con y los Alumnos que presentan. Si el examen se cobra, ponles su cargo (fase 9): a los de esa clase con A un grupo, o uno por uno con Nuevo cargo.

Después del examen, ábrelo y, por alumno, elige Aprobado, No aprobado o Pendiente, la calificación si la lleva y un comentario; Guardar resultados. El botón Diploma lo abre para imprimirlo, y la tarjeta Avance de la ficha junta sus exámenes; la familia los ve en «Tu historia».

Quedó bien si un alumno de prueba aprobó un examen de prueba, su diploma abre con su código y se ve en su portal.

Lo que sale mal siempre

Pasar a alguien a «No aprobado» por error y no corregirlo: su diploma deja de mostrarse. Corregir la calificación no cambia el código.

La fase 15 está cerrada cuando

Tus alumnos recibieron el aviso y su acceso.
El equipo opera solo en ALKEA desde el día de arranque.
Al cerrar el primer mes se contestaron las tres preguntas con los reportes.
Sabes cómo se arma la gala y cómo se captura un examen, para cuando llegue su fecha.

¿Lo vemos con tus datos? En una demo corta te enseñamos cómo quedaría tu negocio.

Agenda una demo

ALKEA Studio · Guía de implementación para academias de baile. Se escribe desde el propio producto: si una pantalla cambia, esta guía cambia con ella. Dentro de la plataforma está en el menú, junto a Manuales.