Tu club: cada clase con su cancha, su coach y su cupo, y cada socio al día

Haz la lista de lo que cobras hoy y, para cada plan, contesta: ¿se renueva sola o se paga una vez?, ¿cuántas clases trae? (vacío = ilimitada), ¿de qué deporte?, ¿cuánto dura? y ¿lleva inscripción anual?

Después, las particulares: cuánto dura cada una, cuánto cuesta —y si cambia según el coach— y cuánto se deja de anticipo al apartarla. Y lo que cobras aparte: el uniforme de la academia y la inscripción a tus torneos.

Y una pregunta que conviene contestar hoy: los planes que ya no vendes pero que algún socio sigue pagando. Esos también se dan de alta —escondidos—, para que esa persona entre con su precio de siempre.

Escribe tus números: días de anticipación para reservar, minutos antes en que se cierra la reserva, horas antes para cancelar a tiempo, y qué pasa con el crédito al cancelar tarde y al no llegar. Decide si quieres lista de espera (casi siempre sí).

Para las particulares: con cuántas horas de aviso mínimo se apartan, hasta cuándo se cancelan a tiempo y qué pasa con el anticipo en cada caso.

Y decide qué pasa cuando llueve o cuando el coach falta: esa clase se cancela desde el club y a todos se les devuelve el crédito, sin importar la regla, porque la falla no es del socio.

Elige tu pasarela y abre hoy la cuenta de empresa si no la tienes. Pide a quien la administra que te deje a mano dos llaves: la secreta y la pública.

Decide si vas a aceptar transferencias directas a tu cuenta y, si sí, ten a mano banco, titular y CLABE.

Y decide quién en tu equipo puede cobrar. Si además contratas los permisos por acción, cobrar y devolver se reparten por separado, y conviene que devolver lo tenga poca gente.

Haz la lista de quién va a usar el sistema y con qué papel: administrador (uno), staff de mostrador o coordinación, y coaches.

Para cada persona del staff, marca a qué llega: Clientes, Agenda, Cobros, Finanzas… Si dudas, empieza con menos: ampliar es un clic.

Y nombra a quien implementa: la persona que va a seguir esta guía y que va a estar en las llamadas de seguimiento. Una implementación sin responsable avanza lo que avance la semana más ocupada.

Elige el día de arranque: de preferencia un inicio de semana tranquilo, nunca un día de cobro masivo.

Pide a tu sistema actual, o a quien lo lleva, la exportación a Excel de tus socios y de sus planes vigentes con su vencimiento, las clases que les quedan y, en la academia, su fecha de nacimiento.

Para la academia juvenil, arma la lista de familias: junto a cada menor, el nombre, el correo y el celular de su mamá o su papá. Las particulares ya apartadas no se importan: se capturan en la agenda (fase 11).

ALKEA crea tu espacio con el nombre de tu club, la dirección corta y el correo de tu administrador. Elige la dirección pensando en que la vas a imprimir: corta, sin acentos y fácil de dictar por teléfono.

Si quieres tu propio dominio —«reservas.tunegocio.com»—, se pide aquí: es una instalación aparte y se acuerda con ALKEA.

Para un club deportivo, el paquete base trae: Clases grupales y canchas, Coaches, App del socio, Cobros en línea, Avisos al socio, Prospectos y retención, Métricas, Equipo, La marca del club.

Se suman si los necesitas: Clases particulares con el coach, Pago a coaches, Torneos y eventos del club, Cursos por temporada, Tienda del club, Campañas y avisos al grupo, Sitio del club, Sedes, Documentos, Tablero financiero, Asistente de IA, Clases en vivo, Videoteca, Certificados de regalo, Conexiones con IA. El detalle de cada uno está al principio de esta guía.

Algunos dependen de otro y por eso se prenden juntos: las Clases particulares necesitan el directorio de coaches —cada particular dice quién la da—, el Pago a coaches también, y los Torneos cobran la inscripción en línea solo con una pasarela conectada: sin ella, se inscribe en recepción.

Revisa con ALKEA que los topes alcancen para lo que vas a importar y lo que esperas crecer el primer año. Si un día llegas a uno, la pantalla te lo dice antes de dejarte llenar el formulario: no se pierde nada.

Y una aclaración que evita confusiones: Tu plan es lo que tú le pagas a ALKEA. Lo que tú les cobras a tus socios vive en Cobros y Finanzas, y son dos cosas que nunca se mezclan.

Entra con tu correo y la contraseña que te dio ALKEA. Si es temporal, el sistema te pide cambiarla al entrar: elige una que no uses en ningún otro sitio.

Recorre el menú de arriba abajo una vez, sin tocar nada. Está ordenado de lo que se usa todos los días (arriba) a lo que se configura una vez (abajo), y leerlo así ya enseña cómo funciona el negocio en el sistema.

Abajo del todo están Manuales —cómo se usa cada pantalla, paso a paso— y esta Guía de implementación.

Si tu cuenta se activó antes de que aceptaras las condiciones del servicio, verás arriba el aviso Acepta las condiciones del servicio. Revisar y aceptar enseña quién presta el servicio, las condiciones de tu contrato y los tres documentos, con una casilla por cada uno; lo acepta el administrador y el comprobante queda en Ajustes › Contrato.

Llena Nombre —como lo ven tus socios, no la razón social—, Correo de contacto, Teléfono, Zona horaria y Moneda.

El teléfono y el correo de contacto son los que el sistema ofrece cuando un socio necesita hablar contigo —por ejemplo, para inscribirse a un curso que solo se cobra en el mostrador—, así que pon los que de verdad contestan.

Elige Con una app de autenticación, escanea el código QR con la app de tu teléfono y escribe el número que te muestra para encenderla.

Te dará diez códigos de respaldo: es la única vez que los vas a ver. Imprímelos o guárdalos donde guardas tus contraseñas. Cada uno te deja entrar una vez si pierdes el teléfono.

En esta misma pantalla puedes exigírsela también a tu staff. Decídelo cuando des de alta a tu equipo (fase 12).

Captura el servidor SMTP, el puerto, el usuario, la contraseña y el remitente (el nombre y el correo que verán tus clientes).

En límites, escribe el tope por hora y por día de tu proveedor. ALKEA pone los correos en fila y los va sacando a ese ritmo, cada minuto.

Al terminar, manda un correo de prueba a tu propia dirección. Si algo está mal, el error del servidor se ve tal cual: un puerto o una contraseña equivocada se descubre en ese momento y no el día que tu equipo espera su acceso.

Arriba están las plantillas. Para tu club, prueba Noche elegante: un clic llena toda la marca, en claro y en oscuro. Después cambia lo tuyo: color principal, acento y tipografías en Identidad.

No hace falta llenar todo. Casi todos los colores empiezan vacíos, lo que significa que siguen al tema y se derivan solos de tu fondo y tu color principal. Con el color principal, el fondo y el estilo del menú, la mayoría de los negocios ya se ve como quiere.

Sube tu logotipo, el logotipo para fondos oscuros, el ícono (el que se ve en la pestaña del navegador y al instalar la aplicación) y la imagen de la pantalla de acceso. Se aceptan JPG, PNG y WebP.

En Pantalla de acceso eliges si la foto va a un lado o de fondo completo, y qué tan oscuro es el velo sobre ella. En Portal del cliente puedes poner las secciones en una barra inferior en el teléfono, como una aplicación.

Elige el Modo por omisión del studio. Revisa que ninguna sección diga «contraste»: lo recomendable es 4.5:1 o más.

Presiona Guardar cambios. Hasta ese momento nadie ve nada de lo que hiciste; Descartar lo deja todo como estaba.

Nueva sucursal por cada local: nombre, dirección, teléfono y color. El color no es adorno: es como se distingue una sede de la otra de un vistazo en las listas y en los reportes; elige dos que no se parezcan.

La zona horaria solo se llena si esa sede está en otro huso; vacía toma la de tu negocio.

La sucursal es el local; la cancha es lo que hay adentro. Cuando des de alta canchas en la fase 6, cada una dirá a qué sede pertenece.

Y cuando des de alta a tu equipo (fase 12), marcarás en qué sedes trabaja cada quien: solo verá lo de esas. Sin marcar ninguna, las ve todas, que es lo que corresponde a dirección y contabilidad.

Nuevo instructor por cada coach: Nombre —como lo conocen tus socios—, Correo, Teléfono, Foto, Biografía, Especialidades y Color.

La biografía no es un currículum. Funciona mejor una frase que diga cómo enseña —«corrige la volea antes que la potencia»— que una lista de certificaciones.

El correo es importante aunque todavía no le des acceso: es con el que entrará después.

Nueva sala por cada cancha: un nombre que se entienda en la reja y que diga el deporte («Pádel 2», «Arcilla 1», «Pickleball techada»), cupo máximo de una clase grupal y, si tienes sedes, a cuál pertenece.

Si una cancha es descubierta, dilo en el nombre: es la que se cancela cuando llueve, y quien cancela tiene que reconocerla de un vistazo.

Nuevo tipo por cada clase que das: Nombre con su deporte y su nivel («Pádel intermedio»), Descripción (lo que lee el socio antes de reservar: qué se trabaja y para quién es), Nivel, Duración, Cupo (el de la cancha, o menos), Créditos (normalmente 1) y Color.

Para la academia, un tipo por grupo de edad con su Edad mínima y Edad máxima («Tenis infantil, 8 a 11»). Un color por deporte hace que la agenda se lea de un vistazo: verde el tenis, azul el pádel.

Las particulares no van aquí: no son clases del horario, se apartan en las horas libres del coach (F06.11).

En Lo del club: las duraciones que vendes (60, 90, 120 minutos), cada cuánto empieza un turno, el horario de renta, la tarifa base, las franjas con sus días, horas y precio, y la luz (desde qué hora y cuánto por hora).

En Reglas: con cuántas horas se cancela a tiempo (lo pagado vuelve como saldo a favor), el límite de pago de los invitados, cuántos jugadores caben, con cuántos días se aparta desde la app y si lo que se aparta en la app se paga en línea al apartar (la cancha se guarda unos minutos mientras paga) o en el club.

Luego toca cada cancha y prende Se renta por hora. Lo que dejes vacío usa lo del club; ahí le das su propio precio o sus duraciones, y a una techada le puedes quitar la luz.

En Progreso › Niveles, revisa la escala y renombra o agrega niveles.

En Progreso › Habilidades › Precargar trae las de pádel, tenis, pickleball y golf; ajústalas o agrega las tuyas.

En Clases › Tipos de clase, a cada clase por nivel ponle su nivel mínimo y máximo.

Antes de abrir reservas, que cada coach coloque a sus jugadores: en la ficha del socio, tarjeta Nivel › Poner nivel, o desde su área en Alumnos. Progreso › Jugadores filtra a los que todavía no tienen nivel.

En Ajustes › Tu giro, prende Tengo alberca y guarda. Al prenderla se sugieren las reglas de natación —reposición dentro de 30 días, cancelación con 12 horas, datos de salud apagados— en lo que nunca hayas guardado; revísalas en Ajustes › Reservas.

En Albercas › Nueva alberca: nombre, cuántos carriles, el aforo y el largo. En su ficha, pestaña Datos: profundidad, si es abierta (la lluvia la trata como una cancha descubierta), el margen de preparación antes y después de una clase, Compartir carril (apagado por omisión) y si se renta completa. Pestaña Carriles: el tope y el cupo por modalidad de cada uno, y si se renta.

En Clases › Tipos de clase, a cada clase de natación ponle En la alberca ocupa (clase, nado libre o entrenamiento) y, si es de bebé con adulto, cuántos adultos acompañantes entran con cada alumno. En el horario elige la alberca y sus carriles.

Para el nado libre: por franja, crea un tipo de clase «Nado libre» con esa modalidad y genera sus franjas desde Albercas › Franjas de nado libre; por estancia, en la pestaña Nado libre por estancia de la alberca pon su duración, precio y si entra con pase o membresía.

Nuevo servicio por cada particular que vendes: nombre con su deporte («Particular de pádel»), categoría («Particulares»), descripción, duración y precio. Marca a cada coach que la da; si alguno cobra distinto, conviene un servicio por tarifa («Particular con head coach»).

En Anticipo para apartar, el monto o el porcentaje que decidiste en la fase 0, y después las reglas y la Política de cancelación que verá el cliente.

En Sala o estación puedes elegir la cancha si la particular siempre se da en la misma; si no, déjalo vacío: lo que evita los choques es la agenda de cada coach.

Nuevo producto por cada artículo: nombre, categoría, precio, costo (sin él no hay margen ni valor de inventario), unidad, mínimo y, si aplica, Tallas. La existencia inicial entra como una Entrada.

Para vender, Vender en Productos: eliges el artículo, el socio si lo hay y cómo pagó.

En Ajustes › Video, conecta tu proveedor pegando sus credenciales: se prueban antes de guardarse.

En Programas › Nuevo, crea el contenedor (nombre, portada, nivel), y dentro Traer videos. Agrúpalos en secciones, ordénalos y publica. En borrador nadie lo ve.

Captura tus números. Si dudas, empieza con: se abren con 7 días, se cierran 0 minutos antes (hasta que empieza), lista de espera prendida, horario publicado 28 días adelante; cancelación hasta 12 horas antes, y tanto la cancelación tarde como la falta consumen el crédito.

Las reglas de esta pantalla son las de las clases del horario. Las de la particular —aviso previo, hasta cuándo se cancela y qué pasa con el anticipo— viven en su servicio (fase 6), porque cada una puede ser distinta.

Agregar al horario por cada clase de tu semana: Día, Hora, Tipo de clase, Instructor (el coach) y Sala (la cancha).

Ve cancha por cancha: así se nota en el momento qué horas quedan libres para las particulares. Una clase que se da dos veces por semana —Pádel intermedio martes y jueves— son dos líneas. Al terminar, abre la Agenda: la semana ya está llena.

Para algo de una sola vez —una clase muestra para prospectos, la clase de saque con el head coach invitado— usa Agenda › Clase suelta: no entra al horario y no se repite.

Si cambias el día o la hora de una línea del horario, las clases futuras que ya tienen gente se mueven y a cada persona le llega un aviso para decidir si se queda o suelta su lugar.

El color de cada clase sale de su tipo; una línea del horario o una clase suelta pueden llevar el suyo en Color de este cuadro. Gana lo más particular.

Cuando un coach no puede llegar: abre la clase en la Agenda y cancélala. A cada socio que había reservado le llega el aviso de clase cancelada y su crédito vuelve a su plan, sin importar la regla de cancelación, porque la falla no es suya. Cuando llueve, en vez de cancelar clase por clase, usa el botón Llueve de Juego en el club (F07.9): cancela de una vez las de las canchas descubiertas y ofrece la techada. Hazlo en cuanto se decide: el aviso que llega a tiempo es el que evita que alguien maneje al club para nada.

En Juego en el club › Lluvia › Canchas, prende Descubierta en las que se mojan y elige el deporte de cada cancha (a la clase de tenis no se le ofrece la de pádel). Escribe tu mensaje de lluvia.

En Último minuto: prende los avisos, cuántas horas antes, el tope de avisos por persona al día y a cuántos por lugar. Para un precio especial, elige tu plan de clase suelta y un cupón que ya exista en Cupones.

En Reemplazos, elige la política de quien avisa tarde: devolverle la clase si alguien toma su lugar (lo recomendado), siempre o nunca.

Busco partido no se configura: lo usan los socios desde su app. Aquí lo moderas: cerrar un partido con motivo o borrarlo.

Nuevo curso: nombre, descripción (qué aprenderá y qué debe traer), disciplina, coach, sala y cupo por fecha. Elige cómo se inscribe.

En Fechas, el ayudante crea varias de un jalón: desde, hora, duración y número de semanas. Si quien lo da o la sala están ocupados a esa hora, no se guarda y dice con qué choca.

Déjalo en borrador mientras lo preparas; Publicado lo pone a la vista, e Inscripción en línea deja que se inscriban desde el portal.

Elige al coach y captura su semana: + Ventana por cada tramo de cada día, y Guardar la semana. Captura la semana entera en la que está en el club, aunque ya tenga clases grupales: el sistema descuenta solo las horas que ya le ocupa el horario.

La primera vez, con la semana vacía, el botón «Usar lunes a viernes, 9–14 y 16–20» la llena de un jalón y solo ajustas lo distinto.

No viene con su motivo —Comida, Capacitación, Personal, Vacaciones u Otro— bloquea un rato (con horas) o el día entero (sin horas). Con Hasta el día bloqueas varios días de un jalón: las vacaciones, o el fin de semana que el coach juega un torneo fuera.

Viene fuera de su horario abre horas que su semana no tiene, como un sábado de temporada alta.

Captura ya las vacaciones apartadas de los próximos meses.

Nuevo plan por cada renglón de tu hoja de la fase 0: nombre que diga qué incluye («Pádel · 8 clases al mes», «Academia de tenis · mensual»), precio, periodicidad, Clases presenciales (vacío = ilimitada), vigencia si es paquete —y, si quieres, La vigencia empieza con la primera clase—, deportes, sedes y, si la lleva, Inscripción.

Decide si se ve en la app: un plan visible lo puede comprar el socio solo y sale en tu sitio; uno escondido sirve para asignarlo a mano o cobrarlo por enlace —el convenio con una empresa, la cortesía de un patrocinador— sin publicarlo.

Da de alta también, escondidos, los planes viejos que algún socio sigue pagando: así entra con su precio de siempre al importarlo.

Crea un plan escondido de precio mínimo —«Prueba interna, $10»— con una clase. Lo vas a usar en la fase 9 para hacer un cobro real con tu propia tarjeta y en el ensayo general (fase 14). Al arrancar, lo desactivas.

En Socios del club › Membresías › Nueva: nombre, individual o familiar (y cuántos beneficiarios), precio y periodicidad, cuota de ingreso y mantenimiento con su periodo.

En Reglas: a quién se le cierran las reservas del portal (a nadie, a los suspendidos o también a los que tienen adeudo), a los cuántos días un adeudo suspende y cuántos días hay para pagar el mantenimiento. «Club cerrado» hace que sin membresía no se reserve nada.

En Planes, a cada plan de clases ponle su Precio socio.

Para los socios que ya tienes, da de alta su membresía en Socios › Nueva membresía: el titular, la membresía, los beneficiarios de su familia (salen de la pestaña Familia de su ficha) y si ya la pagó.

Si tienes una promoción de bienvenida o de temporada, créala aquí. Para cada una decide los topes y si es solo para primera compra.

Ojo con las renovaciones: un cupón que no dura para siempre no se combina con renovación automática, porque la pasarela dejaría el precio con descuento en todos los cargos. El sistema lo avisa antes de cobrar.

En Cupones › Nuevo cupón, crea uno de porcentaje o de monto y, en Cuántos cobros alcanza, elige Todos, mientras siga el plan: así se descuenta también en el cobro automático de cada mes. Si quieres, limítalo a ciertos planes.

En Ajustes › Studio, tarjeta Descuento por hermanos, elige ese cupón en Cupón que se aplica solo.

Dos cosas que conviene saber: los hermanos se saben por la familia de cada socio (fase 11) —sin familia armada, el sistema no sabe quién es hermano de quién—, y en recepción, al Asignar plan, el descuento ya aparece marcado con el precio que queda.

Conectar, elige tu pasarela y pega la llave secreta. Se prueba contra el proveedor antes de guardarse: si está mal, te lo dice y no guarda nada.

Captura también la llave pública: empieza con «pk_», o con «APP_USR-» en Mercado Pago. La tarjeta de la pasarela te dice siempre dónde teclea la tarjeta tu cliente: si dice «sin salir de tu sitio», quedó bien.

Si conectas más de una, marca la por defecto: es la que se le ofrece a tu cliente.

Cada pasarela conectada muestra una URL de avisos. Cópiala y pégala en el panel de tu proveedor, en la sección de webhooks o notificaciones.

Si no sabes dónde, quien administra tu cuenta de la pasarela lo encuentra en dos minutos con esa palabra.

Da de alta un socio de prueba con un correo tuyo, dale acceso al portal y compra el plan de prueba de la fase 8 con tu propia tarjeta.

Comprueba tres cosas: que el cobro aparece Pagado en Cobros, que el plan quedó activo, y que te llegó el comprobante por correo.

Después, devuélvelo desde Cobros (los tres puntos › Devolver) con el interruptor de la pasarela prendido: así pruebas también la devolución.

Practica las dos con tu socio de prueba: Registrar cobro de un plan en efectivo, y Cobrar por enlace —elige el plan, cuántos días vive el enlace y ábrelo en tu teléfono—.

El precio se congela al generar el enlace, y si vence se reactiva sin cambiar la dirección: el mensaje que ya mandaste vuelve a servir.

Si aceptas transferencias a tu propia cuenta sin pasarela, prende Recibir transferencias directas y captura Banco, A nombre de y CLABE. Tu socio verá tus datos en su portal, transferirá y subirá su comprobante; te llega a Cobros › Por confirmar.

Subir el comprobante no activa nada, a propósito: una captura se edita o se repite. Confirma solo después de ver el dinero en tu estado de cuenta. La solicitud caduca sola a las horas que pongas (72 por omisión).

Elige los Días de gracia (cero corta en seco), a las cuántas horas va el primer reintento —la espera se duplica cada vez— y cuántos intentos. Prende Avisarle al socio y Avisarnos a nosotros.

Lo que de verdad recupera un cobro caído es la llamada: casi siempre es una tarjeta vencida, y con el enlace de pago se resuelve mientras hablan.

Elige la opción. La pantalla te enseña la consecuencia con números, los mismos que verá tu cliente: léela antes de guardar, porque es el texto que va a tener que defender tu mostrador.

Con tu particular de prueba: márcala Llegó, En servicio, Finalizada y Cobrar el saldo.

Cobrar citas tiene su propio permiso. Revisa en la fase 12 quién de recepción lo lleva.

Nueva regla por cada acuerdo que tienes hoy. Empieza por la general —todas las clases, todos los coaches, un monto por clase— y después las excepciones: el head coach con otra tarifa, la academia que se paga distinto.

Si pagas por alumno que asistió, el pase de lista es lo que cuenta: la clase se paga con los socios que el coach marcó.

Cada quincena, Nuevo corte por coach; Excel te da el detalle para dárselo a él o a tu contador. Esto no es nómina: no calcula IMSS ni ISR. Es la cuenta de lo que le debes a cada coach y la constancia de cuándo se le pagó.

Para el uniforme de la academia: A un grupo, elige A quiénes —los de la clase de Tenis infantil, por ejemplo—, escribe el Concepto como lo va a leer la familia («Uniforme academia 2027»), el Importe y la Fecha límite de pago, y Contar: te dice a cuántos les llegaría y unos nombres antes de ponerlo. Con Avisarle, a cada familia le llega con el botón para pagarlo desde la app.

Para cobrar en recepción, abre el cargo y registra el cobro: puede ser una parte. Para perdonarlo —una beca de la academia, un error—, escribe el motivo y Cancelar cargo: queda quién lo canceló y por qué.

Revisa la lista y deja prendidos los que quieres. Ajusta la anticipación en la unidad que se piensa: el recordatorio de clase en horas; el de la particular, en horas también, con tiempo para cancelar a tiempo; el de plan por vencer en días.

Una línea del horario o una clase suelta pueden llevar su propia anticipación: sirve para la clase de las 6:30 de la mañana, que avisada dos horas antes sería a las 4:30.

Cada aviso trae un texto de fábrica que funciona. Si quieres que suene a ti, Editar texto abre un editor con el panel de variables: arrastra {{socio}} o {{clase}} al texto y al mandarse se cambian por los datos reales. Ver cómo queda lo enseña con datos de ejemplo.

Si te arrepientes, borra el texto y guarda: vuelve al de la plataforma, y a partir de ahí recibes las mejoras que le hagamos.

Nuevo documento: el nombre y de qué trata. Después escribe su primera versión —pega el texto desde Word o Google Docs, o sube el PDF— y elige cuándo se pide.

Publicar lo pone a pedirse a todos a partir de ese momento. En Quién aceptó ves cada aceptación con su versión y su fecha.

Nueva campaña: elige el segmento, en Qué es elige Promoción o Aviso al grupo, escribe el título y el mensaje, y elige correo, notificación o los dos. Enviar ahora te pide confirmar con el número de personas; Programar para lo deja para una fecha y una hora: la convocatoria del torneo puede salir sola el lunes a las 9.

Usa el aviso al grupo solo para lo de la clase. Una promoción disfrazada de aviso le llega a quien pidió no recibirlas, y es la forma más rápida de que dejen de leerte.

Sube el archivo de tus socios (hasta 20,000 filas). En el mapeo, mira los valores, no los nombres de las columnas: «Nombre → Renata» se comprueba, «Nombre → columna 3» no. Lo que no traigas, déjalo en «no la traigo».

En las fechas, di tú el formato: «04/03/2024» es 4 de marzo o 3 de abril según de dónde venga el archivo, y si te equivocas no salta ningún error.

Lee el resumen de la revisión y aplica.

Para la academia juvenil, el archivo trae a quien tiene correo: los socios adultos, los juveniles con correo propio y las mamás y los papás que pagan. Mapea la Fecha de nacimiento: sin ella, el niño no puede reservar desde la app una clase con edad.

Los hijos sin correo no van en el archivo: se agregan desde la ficha de su mamá o su papá (F11.7), para que queden ligados y no se dupliquen en la siguiente importación.

Sube el archivo de planes vigentes y revisa el resumen igual que con los clientes.

Dos cosas que conviene saber y decir: un plan importado no genera ningún cobro y nunca queda con renovación automática —la tarjeta la tenía el sistema anterior—. Cuando se acerque su vencimiento, le llega el aviso de siempre con su enlace de pago. Y si alguien tiene más clases de las que da su plan hoy, se respetan: nadie pierde clases por cambiar de sistema.

La primera importación hazla de ensayo en la semana 2: revisa fichas, corrige el archivo y, si hace falta, Deshacer desde el historial quita lo que esa importación dio de alta. No borra a nadie que ya estuviera antes, ni a quien desde entonces haya reservado, pagado o contratado algo.

Si importaste clientes y después sus planes, deshaz primero los planes: alguien con plan ya cuenta como alguien con movimiento y no se borra.

La importación definitiva va lo más cerca posible del día de arranque, para que lo que cambie en tu sistema viejo mientras tanto no se quede fuera.

Al importar (F11.1), prende Crear su acceso al portal debajo del mapeo. Solo aparece a quien tiene el permiso de dar acceso al portal. No sale ningún correo al importar, a propósito: el aviso de que ya pueden entrar lo das tú el día del arranque (fase 15), con la instrucción de usar «¿Olvidaste tu contraseña?».

El enlace de la contraseña sale por tu correo (fase 2): sin él conectado, no llega.

Si deshaces la importación, se borran también las cuentas que nadie haya estrenado; las que ya se usaron se conservan.

Decide además si prendes «Crear mi cuenta» para la gente nueva. No se verifica el correo; si prefieres dar tú cada acceso, déjalo apagado.

Después de importar, abre la ficha de cada mamá o papá de la academia y, en Familia, Agregar hijo(a) por cada hijo: Nombre, Apellido, Fecha de nacimiento (para los grupos por edad), El tutor es su… y, si ya publicaste tu consentimiento de datos de salud (F11.8), Alergias.

Después, a cada hijo: su plan de la academia con Asignar plan en su ficha —o, para varios hijos en un solo cobro, Inscribir en la tarjeta Familia de la mamá, o que ella use Inscribir y pagar desde la app— y su lugar en su grupo (F11.5).

En la ficha de cada hijo, Quién recoge y a quién llamar: las personas autorizadas para recogerlo y los teléfonos de emergencia. La mamá también los edita desde la app.

Si los dos papás quieren entrar, cada uno es su propia ficha con su correo, y los dos se ligan a los mismos hijos.

Antes, el consentimiento. Los datos de salud nacen apagados. En Documentos publica tu consentimiento de datos de salud —el texto es tuyo, revisado por tu asesor; el sistema no pone uno— y después préndelos en Ajustes › Reservas › Datos de salud y acceso. Para capturar los de una persona, ella acepta esa versión desde su portal o en el mostrador; si es menor, la acepta su mamá o su papá. Ahí mismo decides cuánto se conservan después de una baja: sin plazo no se borran solos.

Empieza por la academia: captura la salud de cada niño, primero los que tienen alergias o condiciones, y sube el certificado de quien ya lo entregó, con su vigencia. Después, los socios adultos que te lo hayan dado.

Si el club exige certificado para jugar, decide si prendes Pedir certificado médico vigente en Ajustes › Reservas: prendido, quien no lo tenga vigente no puede reservar desde la app (recepción sí, y ve el aviso). Préndelo después de capturarlos, no antes: el día del arranque nadie podría reservar.

Recurrentes › nueva serie: elige al socio (en la academia, el hijo, no la mamá), la línea del horario (no una fecha y una hora) y, si la sabes, la fecha final.

Al guardar, lee el detalle por fecha: apartada, ya tenía lugar, sin cupo, sin créditos, sin plan vigente o todavía no abre. Una fecha que no se pudo no tumba la serie: se salta y la siguiente sí se intenta.

Antes del arranque, captura en Citas › Nueva cita todas las particulares apartadas desde el día de arranque en adelante: el servicio, el coach, la hora, el socio y el anticipo si ya lo dejó (marca Cobrar el anticipo ahora con el método).

Da de alta a cada persona con su propio correo, rol staff y las secciones de tu lista de la fase 0. Si dudas, empieza con menos: ampliar es un clic.

Si tienes el módulo de permisos por acción, puedes afinar dentro de cada sección: ver clientes sin editarlos, cobrar sin devolver.

Quien atiende el mostrador necesita, como mínimo, Clientes y Agenda y reservas (que incluye Recepción y el pase de lista); Citas 1 a 1 con Cobrar anticipos y saldos si va a apartar y cobrar particulares, y Cargos si va a cobrar la inscripción o el uniforme.

El sistema no deja quedarse sin administrador: no te deja quitar al último. Para pasar el puesto se usa Hacer administrador sobre la persona que sigue; quien sale se queda como staff con todos sus accesos.

Cuando alguien se va, se desactiva, no se borra: pierde el acceso al momento y se le cierran las sesiones, pero su rastro sigue a su nombre —quien cobró aquel día sigue siendo quien cobró—.

En la tarjeta de cada coach, el ícono de llave. Necesita correo en su ficha. Si dejas la contraseña vacía, se le manda una temporal a su correo y se le pide cambiarla al entrar.

No le des cuenta a quien solo cubre una sustitución: cada cuenta viva es una puerta. Suspender acceso se la cierra sin borrar nada.

A los administradores se les pide siempre. Al staff, si tú quieres: quien recibe en el mostrador ve los datos y teléfonos de tus socios, y si vale la pena pedirle un código cada mañana lo decides tú. A coaches y socios se les ofrece, nunca se les exige.

Entra con tu socio de prueba desde un teléfono y recórrelo completo. Es lo que vas a explicar cien veces la primera semana.

En Android: abre el portal en Chrome y acepta «Instalar aplicación» (o menú › Instalar aplicación).

En iPhone: tiene que ser con Safari —desde Chrome no se puede—: botón de compartir › Agregar a Inicio.

Haz una tarjeta con estos dos pasos y la dirección de tu portal: va en el mensaje del arranque y pegada en el mostrador.

El código QR para esa tarjeta ya está hecho: en Ajustes › Studio › Códigos QR están el de Tu sitio y el de Entrar a la plataforma, con tu logo al centro. Descárgalos en PNG o SVG para tus redes, o imprime el cartel listo para el mostrador.

Agregar bloque y ordénalos con las flechas; el ojo esconde uno sin borrarlo. Mientras esté en borrador solo tú lo ves; publícalo cuando esté listo.

Agrega el bloque «Déjanos tus datos»: lo que llegue por ahí cae en Prospectos con su canal marcado, listo para que alguien le llame.

Decide quién contesta los mensajes y pídele que registre ahí a cada persona que pregunte, con su canal. La pestaña Pendientes es su tarea del día: a quién ya toca llamarle.

Con tu socio de prueba —y, si tienes academia, una mamá de prueba con su hijo—, en este orden:

1. Desde su teléfono, instala la app y entra. 2. Compra el plan de prueba con tarjeta y comprueba que quedó activo y llegó el comprobante. 3. Reserva una clase grupal. 4. Llena una clase de cupo pequeño con otra persona y fórmalo en la lista de espera; cancela la otra reserva y comprueba que subió solo y le llegó el aviso. 5. En Juego en el club, aprieta Llueve para la clase de prueba en una cancha descubierta y comprueba que le llegó el aviso, que su clase volvió y, si había techada libre, que se la ofreció. 6. Desde su app, renta una cancha e invita a otro socio de prueba con Dividir el pago: comprueba que a cada uno le tocó su parte y que en recepción se ve quién pagó. 7. El coach pasa lista desde su cuenta. 8. Desde la app, aparta una particular con su coach y paga el anticipo: comprueba que quedó confirmada sola y que en recepción se cobra el saldo. 9. Con la mamá, elige arriba al hijo e intenta reservarle una clase fuera de su edad: comprueba que no la deja. 10. Inscríbete al torneo de prueba desde la página de compra, sin cuenta, y comprueba que llegó el código por correo.

Repasa en voz alta las cinco preguntas que más van a llegar la primera semana:

«¿Cómo entro?» — la dirección, su correo y «¿Olvidaste tu contraseña?».

«No me llegan los avisos» — en iPhone, instalar desde Safari. Su ficha dice en qué aparatos los recibe.

«Ya pagué y no me deja reservar» — si pagó en OXXO, puede tardar hasta 48 horas; mientras el cobro diga Pendiente, el dinero no ha llegado. Y si es un niño de la academia: revisa a quién estaba atendiendo arriba la mamá al pagar.

«¿Por qué perdí mi clase o mi anticipo?» — la regla de cancelación; la lee en su portal antes de reservar.

«¿Me devuelven la diferencia?» — al cambiar de plan, lo que sobra queda como saldo a favor; no se devuelve a la tarjeta.

Y la regla de oro: lo que no sepas contestar, pregúntaselo al asistente si lo tienes, o búscalo en Manuales.

Devuelve los cobros de prueba desde Cobros, cancela las reservas, el lugar fijo, las particulares y las inscripciones de prueba, y desactiva el plan de prueba. Deja a tu socio de prueba —te sirve para enseñar el portal—, pero con un nombre que lo diga: «Prueba · No borrar».

Unos días antes, por tus canales de siempre (WhatsApp, Instagram, en el mostrador): «Desde el lunes reservas tu clase, apartas tu particular con el coach y pagas tu plan desde la app del club. Entra a [la dirección de tu portal], toca «¿Olvidaste tu contraseña?», escribe tu correo y elige la tuya; si el correo no te llega, revisa tu carpeta de spam».

El día del arranque, la tarjeta de cómo instalar (fase 13) pegada en el mostrador.

Si tienes Campañas, puedes mandar el aviso a todos por correo y notificación desde Personas › Campañas.

Ese día no se configura nada nuevo: se opera. Todo se registra en ALKEA y el sistema viejo queda para consulta.

Deja Recepción abierta en el mostrador: enseña las clases de las próximas horas con su coach y su cancha, y ahí se marca a cada socio que llega.

Al cerrar el día, anota lo que preguntó tu equipo y lo que no cuadró: es la agenda de la primera llamada de seguimiento.

Cada mañana: el Panel; en Cobros, los Pendientes y Fallidos —Pendiente es alguien que empezó y no terminó: esa lista es para llamar—; y Riesgo de baja, que ordena por urgencia y trae las razones escritas.

Y una vez a la semana, la Bitácora si algo cambió y nadie sabe por qué: dice quién hizo qué y cuándo.

Al cerrar el primer mes, contesta tres preguntas con los reportes: ¿qué clases y qué horas de cancha se llenan, y cuáles sobran? —una clase con lista de espera fija pide otra a la misma hora—, ¿cuánto es mi no-show? —si es alto, revisa tu regla de cancelación— y ¿cuánto le toca a cada coach, y cuánto deja cada uno al club?.

Cualquier lista se exporta a Excel con el botón de arriba a la derecha, con los mismos filtros que tienes puestos.

Pregúntale como le preguntarías a alguien de tu equipo: «¿cómo vamos este mes?», «¿cómo registro un pago en efectivo?», «¿qué coach tiene libre el jueves en la tarde para una particular?». Contesta con los datos de tu club y con los manuales, actúa con tus permisos —no tiene propios— y lo que cambia algo lo hace solo cuando pulsas «Sí, hazlo».

Cada lunes revisa tu club y, si encuentra algo que merece atención, te escribe.

Nuevo evento: el nombre del torneo, el club y sus funciones, una por categoría (fecha, hora, cupo y precio de inscripción). Déjalo en Borrador mientras lo armas y pásalo a A la venta cuando abras inscripciones: Página de compra abre la página que compartes por WhatsApp o pones en tu sitio.

Para la convocatoria, una campaña a los socios del deporte (fase 10) con el enlace de esa página.

El día del torneo, en Puerta: elige la categoría, escribe el código de cada jugador y Entró.

En Torneos, abre el evento y agrega cada categoría (deporte, individual o dobles, formato, siembra, sets para ganar y, si cuenta, la escalera del ranking que mueve).

Importar inscritos pagados trae a quienes ya pagaron esa función; en dobles, una orden de dos boletos es una pareja. Inscribir da de alta a mano a socios o invitados.

Cuando cierren inscripciones, Generar el cuadro. Mientras no haya un partido jugado, Deshacer el cuadro te deja cambiar inscritos.

En Ranking › Escalera: nombre, deporte, el nivel que admite (opcional), cuántos lugares arriba se puede retar, cuántos días hay para contestar y si rechazar o no contestar cuenta como perdido.

Apuntar pone a cada jugador en el último lugar; para arrancar con el orden que ya tienes, apúntalos de abajo hacia arriba o muévelos a mano (queda en la historia con el motivo).

Con Publicar en el sitio, la escalera sale en la página /ranking del club.