Tu escuela de música: cada alumno con su clase de la semana y su mensualidad al día

Haz la lista de lo que cobras hoy y para cada cosa contesta: ¿cuántas clases al mes trae?, ¿de qué instrumento o disciplina? y ¿cuánto cuesta?

Decide qué pasa en un mes de cinco semanas: si la mensualidad trae cuatro clases y ese mes caen cinco martes, la quinta fecha no se aparta porque no le quedan créditos. O vendes la mensualidad con cinco, o esa semana es libre: las dos cosas funcionan, pero hay que elegir una y decírsela a los alumnos.

De los talleres y semestres: fechas, cupo, precio y si se pagan en abonos.

Escribe: horas antes para cancelar a tiempo, qué pasa con la clase al cancelar tarde y al no llegar, y si los grupos tendrán lista de espera.

Decide qué hacer cuando el maestro falta: esa clase se cancela desde la escuela y a todos se les devuelve el crédito, sin importar la regla, porque la falla es de la escuela.

Elige tu pasarela y abre hoy la cuenta de empresa si no la tienes. Pide a quien la administra que te deje a mano dos llaves: la secreta y la pública.

Decide si vas a aceptar transferencias directas a tu cuenta y, si sí, ten a mano banco, titular y CLABE.

Y decide quién en tu equipo puede cobrar. Si además contratas los permisos por acción, cobrar y devolver se reparten por separado, y conviene que devolver lo tenga poca gente.

Haz la lista de quién va a usar el sistema y con qué papel: administrador (uno), staff de mostrador o coordinación, y maestros.

Para cada persona del staff, marca a qué llega: Clientes, Agenda, Cobros, Finanzas… Si dudas, empieza con menos: ampliar es un clic.

Y nombra a quien implementa: la persona que va a seguir esta guía y que va a estar en las llamadas de seguimiento. Una implementación sin responsable avanza lo que avance la semana más ocupada.

Elige el día de arranque: de preferencia un inicio de semana tranquilo, nunca un día de cobro masivo.

Pide a tu sistema actual, o a quien lo lleva, la exportación a Excel de tus alumnos y de sus mensualidades vigentes y su clase de cada semana.

ALKEA crea tu espacio con el nombre de tu escuela, la dirección corta y el correo de tu administrador. Elige la dirección pensando en que la vas a imprimir: corta, sin acentos y fácil de dictar por teléfono.

Si quieres tu propio dominio —«reservas.tunegocio.com»—, se pide aquí: es una instalación aparte y se acuerda con ALKEA.

Para una escuela de música, el paquete base trae: Clases presenciales, Maestros, Portal del alumno, Cobros en línea, Avisos, Prospectos y retención, Equipo, Tu marca.

Se suman si los necesitas: Talleres y semestres, Videoteca, Métricas, Tablero financiero, Sitio público, Sucursales, Documentos, Clases en vivo, Lecciones por cita, Recitales y boletos, Pago a maestros, Asistente de IA. El detalle de cada uno está al principio de esta guía.

Algunos dependen de otro y por eso se prenden juntos: Talleres necesita Clases presenciales, y las Campañas necesitan los Avisos.

Revisa con ALKEA que los topes alcancen para lo que vas a importar y lo que esperas crecer el primer año. Si un día llegas a uno, la pantalla te lo dice antes de dejarte llenar el formulario: no se pierde nada.

Y una aclaración que evita confusiones: Tu plan es lo que tú le pagas a ALKEA. Lo que tú les cobras a tus alumnos vive en Cobros y Finanzas, y son dos cosas que nunca se mezclan.

Entra con tu correo y la contraseña que te dio ALKEA. Si es temporal, el sistema te pide cambiarla al entrar: elige una que no uses en ningún otro sitio.

Recorre el menú de arriba abajo una vez, sin tocar nada. Está ordenado de lo que se usa todos los días (arriba) a lo que se configura una vez (abajo), y leerlo así ya enseña cómo funciona el negocio en el sistema.

Abajo del todo están Manuales —cómo se usa cada pantalla, paso a paso— y esta Guía de implementación.

Si tu cuenta se activó antes de que aceptaras las condiciones del servicio, verás arriba el aviso Acepta las condiciones del servicio. Revisar y aceptar enseña quién presta el servicio, las condiciones de tu contrato y los tres documentos, con una casilla por cada uno; lo acepta el administrador y el comprobante queda en Ajustes › Contrato.

Llena Nombre —como lo ven tus alumnos, no la razón social—, Correo de contacto, Teléfono, Zona horaria y Moneda.

El teléfono y el correo de contacto son los que el sistema ofrece cuando un alumno necesita hablar contigo —por ejemplo, para inscribirse a un curso que solo se cobra en el mostrador—, así que pon los que de verdad contestan.

Elige Con una app de autenticación, escanea el código QR con la app de tu teléfono y escribe el número que te muestra para encenderla.

Te dará diez códigos de respaldo: es la única vez que los vas a ver. Imprímelos o guárdalos donde guardas tus contraseñas. Cada uno te deja entrar una vez si pierdes el teléfono.

En esta misma pantalla puedes exigírsela también a tu staff. Decídelo cuando des de alta a tu equipo (fase 12).

Captura el servidor SMTP, el puerto, el usuario, la contraseña y el remitente (el nombre y el correo que verán tus clientes).

En límites, escribe el tope por hora y por día de tu proveedor. ALKEA pone los correos en fila y los va sacando a ese ritmo, cada minuto.

Al terminar, manda un correo de prueba a tu propia dirección. Si algo está mal, el error del servidor se ve tal cual: un puerto o una contraseña equivocada se descubre en ese momento y no el día que tu equipo espera su acceso.

Arriba están las plantillas. Para tu escuela, prueba Conservatorio: un clic llena toda la marca, en claro y en oscuro. Después cambia lo tuyo: color principal, acento y tipografías en Identidad.

No hace falta llenar todo. Casi todos los colores empiezan vacíos, lo que significa que siguen al tema y se derivan solos de tu fondo y tu color principal. Con el color principal, el fondo y el estilo del menú, la mayoría de los negocios ya se ve como quiere.

Sube tu logotipo, el logotipo para fondos oscuros, el ícono (el que se ve en la pestaña del navegador y al instalar la aplicación) y la imagen de la pantalla de acceso. Se aceptan JPG, PNG y WebP.

En Pantalla de acceso eliges si la foto va a un lado o de fondo completo, y qué tan oscuro es el velo sobre ella. En Portal del cliente puedes poner las secciones en una barra inferior en el teléfono, como una aplicación.

Elige el Modo por omisión del studio. Revisa que ninguna sección diga «contraste»: lo recomendable es 4.5:1 o más.

Presiona Guardar cambios. Hasta ese momento nadie ve nada de lo que hiciste; Descartar lo deja todo como estaba.

Nueva sucursal por cada local: nombre, dirección, teléfono y color. El color no es adorno: es como se distingue una sede de la otra de un vistazo en las listas y en los reportes; elige dos que no se parezcan.

La zona horaria solo se llena si esa sede está en otro huso; vacía toma la de tu negocio.

La sucursal es el local; el salón es lo que hay adentro. Cuando des de alta salones en la fase 6, cada una dirá a qué sede pertenece.

Y cuando des de alta a tu equipo (fase 12), marcarás en qué sedes trabaja cada quien: solo verá lo de esas. Sin marcar ninguna, las ve todas, que es lo que corresponde a dirección y contabilidad.

Nuevo instructor por cada maestro: Nombre —como lo conocen tus alumnos—, Correo, Teléfono, Foto, Biografía, Especialidades y Color.

La biografía no es un currículum. Funciona mejor una frase que diga cómo enseña —«repertorio que te guste desde la primera clase»— que una lista de certificaciones.

El correo es importante aunque todavía no le des acceso: es con el que entrará después.

Nueva sala por cada salón: nombre que se entienda en la puerta («Salón 2 · Piano»), cupo máximo y, si tienes planteles, a cuál pertenece.

Si un salón tiene algo que hace que una clase solo pueda darse ahí —el piano de cola, la batería—, ponlo en el nombre: es lo que lee quien arma el horario.

Nuevo tipo por cada combinación que des: «Canto particular», «Guitarra particular», «Piano particular», «Coro», «Solfeo nivel 1». Para cada uno: Duración, Cupo (1 en las particulares), Créditos (normalmente 1) y Color.

Un color por instrumento hace que la agenda del día se lea de un vistazo: violeta el canto, azul el piano.

En Ajustes › Video, conecta tu proveedor pegando sus credenciales: se prueban antes de guardarse.

En Programas › Nuevo, crea el contenedor (nombre, portada, nivel), y dentro Traer videos. Agrúpalos en secciones, ordénalos y publica. En borrador nadie lo ve.

Captura tus números. Si dudas, empieza con: se abren con 7 días, se cierran 0 minutos antes (hasta que empieza), lista de espera prendida, horario publicado 28 días adelante; cancelación hasta 12 horas antes, y tanto la cancelación tarde como la falta consumen el crédito.

En una escuela, la ventana de reserva importa menos que en un studio —tus alumnos tienen lugar fijo—, pero sí decide cuántas semanas adelante se aparta cada lugar fijo.

Agregar al horario por cada clase: Día, Hora, Tipo de clase, Instructor (el maestro) y Sala (el salón).

Ve maestro por maestro: así se nota en el momento si a alguien le quedó un hueco o un choque. Los grupos van igual, con su tipo de cupo varios.

Para algo de una sola vez —una clase muestra, el ensayo del recital— usa Agenda › Clase suelta: no entra al horario y no se repite.

Si cambias el día o la hora de una línea del horario, las clases futuras que ya tienen gente se mueven y a cada persona le llega un aviso para decidir si se queda o suelta su lugar.

El color de cada clase sale de su tipo; una línea del horario o una clase suelta pueden llevar el suyo en Color de este cuadro. Gana lo más particular.

Nuevo curso: nombre, descripción (qué aprenderá y qué debe traer), disciplina, maestro, sala y cupo por fecha. Elige cómo se inscribe.

En Fechas, el ayudante crea varias de un jalón: desde, hora, duración y número de semanas. Si quien lo da o la sala están ocupados a esa hora, no se guarda y dice con qué choca.

Déjalo en borrador mientras lo preparas; Publicado lo pone a la vista, e Inscripción en línea deja que se inscriban desde el portal.

Nuevo plan por cada mensualidad: nombre que diga qué incluye («Canto · 4 clases al mes»), precio, cada mes, número de Clases presenciales y las disciplinas que alcanza.

Da de alta también, escondidas, las mensualidades viejas que algún alumno sigue pagando: así entra con su precio de siempre al importarlo.

Crea un plan escondido de precio mínimo —«Prueba interna, $10»— con una clase. Lo vas a usar en la fase 9 para hacer un cobro real con tu propia tarjeta y en el ensayo general (fase 14). Al arrancar, lo desactivas.

Si tienes una promoción de bienvenida o de temporada, créala aquí. Para cada una decide los topes y si es solo para primera compra.

Ojo con las renovaciones: un cupón que no dura para siempre no se combina con renovación automática, porque la pasarela dejaría el precio con descuento en todos los cargos. El sistema lo avisa antes de cobrar.

En Cupones › Nuevo cupón, crea uno de porcentaje o de monto y, en Cuántos cobros alcanza, elige Todos, mientras siga el plan: así se descuenta también en el cobro automático de cada mes. Si quieres, limítalo a ciertos planes.

En Ajustes › Studio, tarjeta Descuento por hermanos, elige ese cupón en Cupón que se aplica solo.

Dos cosas que conviene saber: los hermanos se saben por la familia de cada alumno (fase 11) —sin familia armada, el sistema no sabe quién es hermano de quién—, y en recepción, al Asignar plan, el descuento ya aparece marcado con el precio que queda.

Conectar, elige tu pasarela y pega la llave secreta. Se prueba contra el proveedor antes de guardarse: si está mal, te lo dice y no guarda nada.

Captura también la llave pública: empieza con «pk_», o con «APP_USR-» en Mercado Pago. La tarjeta de la pasarela te dice siempre dónde teclea la tarjeta tu cliente: si dice «sin salir de tu sitio», quedó bien.

Si conectas más de una, marca la por defecto: es la que se le ofrece a tu cliente.

Cada pasarela conectada muestra una URL de avisos. Cópiala y pégala en el panel de tu proveedor, en la sección de webhooks o notificaciones.

Si no sabes dónde, quien administra tu cuenta de la pasarela lo encuentra en dos minutos con esa palabra.

Da de alta un alumno de prueba con un correo tuyo, dale acceso al portal y paga el plan de prueba de la fase 8 con tu propia tarjeta.

Comprueba tres cosas: que el cobro aparece Pagado en Cobros, que el plan quedó activo, y que te llegó el comprobante por correo.

Después, devuélvelo desde Cobros (los tres puntos › Devolver) con el interruptor de la pasarela prendido: así pruebas también la devolución.

Practica las dos con tu alumno de prueba: Registrar cobro de un plan en efectivo, y Cobrar por enlace —elige el plan, cuántos días vive el enlace y ábrelo en tu teléfono—.

El precio se congela al generar el enlace, y si vence se reactiva sin cambiar la dirección: el mensaje que ya mandaste vuelve a servir.

Si aceptas transferencias a tu propia cuenta sin pasarela, prende Recibir transferencias directas y captura Banco, A nombre de y CLABE. Tu alumno verá tus datos en su portal, transferirá y subirá su comprobante; te llega a Cobros › Por confirmar.

Subir el comprobante no activa nada, a propósito: una captura se edita o se repite. Confirma solo después de ver el dinero en tu estado de cuenta. La solicitud caduca sola a las horas que pongas (72 por omisión).

Elige los Días de gracia (cero corta en seco), a las cuántas horas va el primer reintento —la espera se duplica cada vez— y cuántos intentos. Prende Avisarle al socio y Avisarnos a nosotros.

Lo que de verdad recupera un cobro caído es la llamada: casi siempre es una tarjeta vencida, y con el enlace de pago se resuelve mientras hablan.

Elige la opción. La pantalla te enseña la consecuencia con números, los mismos que verá tu cliente: léela antes de guardar, porque es el texto que va a tener que defender tu mostrador.

Revisa la lista y deja prendidos los que quieres. Ajusta la anticipación en la unidad que se piensa: el recordatorio de clase en horas; el de la mensualidad por vencer en días.

Una línea del horario o una clase suelta pueden llevar su propia anticipación: sirve para la clase de las 6:30 de la mañana, que avisada dos horas antes sería a las 4:30.

Cada aviso trae un texto de fábrica que funciona. Si quieres que suene a ti, Editar texto abre un editor con el panel de variables: arrastra {{socio}} o {{clase}} al texto y al mandarse se cambian por los datos reales. Ver cómo queda lo enseña con datos de ejemplo.

Si te arrepientes, borra el texto y guarda: vuelve al de la plataforma, y a partir de ahí recibes las mejoras que le hagamos.

Nuevo documento: el nombre y de qué trata. Después escribe su primera versión —pega el texto desde Word o Google Docs, o sube el PDF— y elige cuándo se pide.

Publicar lo pone a pedirse a todos a partir de ese momento. En Quién aceptó ves cada aceptación con su versión y su fecha.

Sube el archivo de tus alumnos (hasta 20,000 filas). En el mapeo, mira los valores, no los nombres de las columnas: «Nombre → Renata» se comprueba, «Nombre → columna 3» no. Lo que no traigas, déjalo en «no la traigo».

En las fechas, di tú el formato: «04/03/2024» es 4 de marzo o 3 de abril según de dónde venga el archivo, y si te equivocas no salta ningún error.

Lee el resumen de la revisión y aplica.

Si el alumno es menor, dale de alta también a quien paga y lígalos desde la tarjeta «Familia» de la ficha: la mamá o el papá entra con su cuenta, cambia de perfil al de su hijo y le llegan sus avisos y sus cobros.

Sube el archivo de planes vigentes y revisa el resumen igual que con los clientes.

Dos cosas que conviene saber y decir: un plan importado no genera ningún cobro y nunca queda con renovación automática —la tarjeta la tenía el sistema anterior—. Cuando se acerque su vencimiento, le llega el aviso de siempre con su enlace de pago. Y si alguien tiene más clases de las que da su plan hoy, se respetan: nadie pierde clases por cambiar de sistema.

La primera importación hazla de ensayo en la semana 2: revisa fichas, corrige el archivo y, si hace falta, Deshacer desde el historial quita lo que esa importación dio de alta. No borra a nadie que ya estuviera antes, ni a quien desde entonces haya reservado, pagado o contratado algo.

Si importaste clientes y después sus planes, deshaz primero los planes: alguien con plan ya cuenta como alguien con movimiento y no se borra.

La importación definitiva va lo más cerca posible del día de arranque, para que lo que cambie en tu sistema viejo mientras tanto no se quede fuera.

Al importar (F11.1), prende Crear su acceso al portal debajo del mapeo. Solo aparece a quien tiene el permiso de dar acceso al portal. No sale ningún correo al importar, a propósito: el aviso de que ya pueden entrar lo das tú el día del arranque (fase 15), con la instrucción de usar «¿Olvidaste tu contraseña?».

El enlace de la contraseña sale por tu correo (fase 2): sin él conectado, no llega.

Si deshaces la importación, se borran también las cuentas que nadie haya estrenado; las que ya se usaron se conservan.

Decide además si prendes «Crear mi cuenta» para la gente nueva. No se verifica el correo; si prefieres dar tú cada acceso, déjalo apagado.

Recurrentes › nueva serie: elige al alumno, la línea del horario (no una fecha y una hora) y, si la sabes, la fecha final.

Al guardar, lee el detalle por fecha: apartada, ya tenía lugar, sin cupo, sin créditos, sin plan vigente o todavía no abre. Una fecha que no se pudo no tumba la serie: se salta y la siguiente sí se intenta.

Da de alta a cada persona con su propio correo, rol staff y las secciones de tu lista de la fase 0. Si dudas, empieza con menos: ampliar es un clic.

Si tienes el módulo de permisos por acción, puedes afinar dentro de cada sección: ver clientes sin editarlos, cobrar sin devolver.

Quien atiende el mostrador necesita, como mínimo, Clientes y Agenda y reservas (que incluye Recepción y el pase de lista).

El sistema no deja quedarse sin administrador: no te deja quitar al último. Para pasar el puesto se usa Hacer administrador sobre la persona que sigue; quien sale se queda como staff con todos sus accesos.

Cuando alguien se va, se desactiva, no se borra: pierde el acceso al momento y se le cierran las sesiones, pero su rastro sigue a su nombre —quien cobró aquel día sigue siendo quien cobró—.

En la tarjeta de cada maestro, el ícono de llave. Necesita correo en su ficha. Si dejas la contraseña vacía, se le manda una temporal a su correo y se le pide cambiarla al entrar.

No le des cuenta a quien solo cubre una sustitución: cada cuenta viva es una puerta. Suspender acceso se la cierra sin borrar nada.

A los administradores se les pide siempre. Al staff, si tú quieres: quien recibe en el mostrador ve los datos y teléfonos de tus alumnos, y si vale la pena pedirle un código cada mañana lo decides tú. A maestros y alumnos se les ofrece, nunca se les exige.

Entra con tu alumno de prueba desde un teléfono y recórrelo completo. Es lo que vas a explicar cien veces la primera semana.

En Android: abre el portal en Chrome y acepta «Instalar aplicación» (o menú › Instalar aplicación).

En iPhone: tiene que ser con Safari —desde Chrome no se puede—: botón de compartir › Agregar a Inicio.

Haz una tarjeta con estos dos pasos y la dirección de tu portal: va en el mensaje del arranque y pegada en el mostrador.

El código QR para esa tarjeta ya está hecho: en Ajustes › Studio › Códigos QR están el de Tu sitio y el de Entrar a la plataforma, con tu logo al centro. Descárgalos en PNG o SVG para tus redes, o imprime el cartel listo para el mostrador.

Agregar bloque y ordénalos con las flechas; el ojo esconde uno sin borrarlo. Mientras esté en borrador solo tú lo ves; publícalo cuando esté listo.

Agrega el bloque «Déjanos tus datos»: lo que llegue por ahí cae en Prospectos con su canal marcado, listo para que alguien le llame.

Decide quién contesta los mensajes y pídele que registre ahí a cada persona que pregunte, con su canal. La pestaña Pendientes es su tarea del día: a quién ya toca llamarle.

Con tu alumno de prueba, en este orden:

1. Desde su teléfono, instala el portal y entra. 2. Paga la mensualidad de prueba y comprueba que quedó activa. 3. Ponle lugar fijo en una línea particular y lee el detalle por fecha. 4. Desde su portal, cancela una fecha: comprueba que su lugar fijo sigue para la semana siguiente. 5. El maestro pasa lista desde su cuenta. 6. En un grupo de cupo pequeño, fórmalo en la lista de espera y comprueba que sube solo al cancelar otra persona. 7. Intenta poner dos clases en el mismo salón a la misma hora y comprueba que no se guarda. 8. Genera un enlace de pago y ábrelo en otro teléfono.

Repasa en voz alta las cinco preguntas que más van a llegar la primera semana:

«¿Cómo entro?» — la dirección, su correo y «¿Olvidaste tu contraseña?».

«No me llegan los avisos» — en iPhone, instalar desde Safari. Su ficha dice en qué aparatos los recibe.

«Ya pagué la mensualidad y no tengo mi clase» — revisa el detalle de su lugar fijo: la fecha pudo saltarse por falta de créditos.

«¿Por qué perdí mi clase?» — la regla de cancelación; la lee en su portal antes de reservar.

«¿Me devuelven la diferencia?» — al cambiar de plan, lo que sobra queda como saldo a favor; no se devuelve a la tarjeta.

Y la regla de oro: lo que no sepas contestar, pregúntaselo al asistente si lo tienes, o búscalo en Manuales.

Devuelve los cobros de prueba desde Cobros, cancela las reservas y el lugar fijo de prueba, y desactiva el plan de prueba. Deja a tu alumno de prueba —te sirve para enseñar el portal—, pero con un nombre que lo diga: «Prueba · No borrar».

Unos días antes, por tus canales de siempre (WhatsApp, Instagram, en el mostrador): «Desde el lunes ves tu clase y pagas tu mensualidad desde tu teléfono. Entra a [la dirección de tu portal], toca «¿Olvidaste tu contraseña?», escribe tu correo y elige la tuya; si el correo no te llega, revisa tu carpeta de spam».

El día del arranque, la tarjeta de cómo instalar (fase 13) pegada en el mostrador.

Ese día no se configura nada nuevo: se opera. Todo se registra en ALKEA y el sistema viejo queda para consulta.

Deja Recepción abierta en la entrada: enseña las clases de las próximas horas con su maestro y su salón.

Al cerrar el día, anota lo que preguntó tu equipo y lo que no cuadró: es la agenda de la primera llamada de seguimiento.

Cada mañana: el Panel; en Cobros, los Pendientes y Fallidos —Pendiente es alguien que empezó y no terminó: esa lista es para llamar—; y Riesgo de baja, que ordena por urgencia y trae las razones escritas.

Y una vez a la semana, la Bitácora si algo cambió y nadie sabe por qué: dice quién hizo qué y cuándo.

Al cerrar el primer mes, contesta tres preguntas con los reportes: ¿qué salones y horas se llenan?, ¿qué maestro tiene más clases? y ¿cuántas mensualidades siguen pendientes de cobro?.

Cualquier lista se exporta a Excel con el botón de arriba a la derecha, con los mismos filtros que tienes puestos.

Pregúntale como le preguntarías a alguien de tu equipo: «¿cómo vamos este mes?», «¿cómo registro un pago en efectivo?», «¿qué clases tiene Andrea mañana?». Contesta con los datos de tu escuela y con los manuales, actúa con tus permisos —no tiene propios— y lo que cambia algo lo hace solo cuando pulsas «Sí, hazlo».

Cada lunes revisa tu escuela y, si encuentra algo que merece atención, te escribe.