Tu salón por cita: agenda de cada profesional, anticipos y cobro, sin libreta

Pasa tu carta a una hoja con estas columnas: categoría, nombre, duración real con la clienta, precio, ¿precio «desde»?, anticipo. La duración es la que de verdad toma, no la de la lista de precios.

Marca los servicios que no se deben reservar en línea —los que necesitan valoración, como un alaciado o una corrección de color—: esos se agendan solo en el mostrador.

Y si además das cursos o vendes productos, apúntalos aparte: tienen su propia fase.

Para cada categoría —o para cada servicio si alguno es distinto— escribe: horas de aviso mínimo (casi nunca quieres reservas para dentro de diez minutos), días adelante que se abren, horas antes para cancelar a tiempo, y qué pasa con el anticipo si cancela a tiempo, si cancela tarde y si no llega.

Redacta además el texto de tu política tal como lo va a leer la clienta antes de pagar: corto, en tu voz, y diciendo exactamente lo mismo que las reglas.

Elige tu pasarela y abre hoy la cuenta de empresa si no la tienes. Pide a quien la administra que te deje a mano dos llaves: la secreta y la pública.

Decide si vas a aceptar transferencias directas a tu cuenta y, si sí, ten a mano banco, titular y CLABE.

Y decide quién en tu equipo puede cobrar. Si además contratas los permisos por acción, cobrar y devolver se reparten por separado, y conviene que devolver lo tenga poca gente.

Haz la lista de quién va a usar el sistema y con qué papel: administrador (uno), staff de mostrador o coordinación, y profesionales.

Para cada persona del staff, marca a qué llega: Clientes, Agenda, Cobros, Finanzas… Si dudas, empieza con menos: ampliar es un clic.

Y nombra a quien implementa: la persona que va a seguir esta guía y que va a estar en las llamadas de seguimiento. Una implementación sin responsable avanza lo que avance la semana más ocupada.

Elige el día de arranque: de preferencia un inicio de semana tranquilo, nunca un día de cobro masivo.

Pide a tu sistema actual, o a quien lo lleva, la exportación a Excel de tus clientas y de sus datos de contacto y cualquier nota importante (alergias, fórmulas).

Y pasa en limpio las citas ya agendadas a partir del día de arranque: esas no se importan, se capturan en la agenda antes de abrir.

ALKEA crea tu espacio con el nombre de tu salón, la dirección corta y el correo de tu administrador. Elige la dirección pensando en que la vas a imprimir: corta, sin acentos y fácil de dictar por teléfono.

Si quieres tu propio dominio —«reservas.tunegocio.com»—, se pide aquí: es una instalación aparte y se acuerda con ALKEA.

Para un salón por cita, el paquete base trae: Profesionales, Servicios por cita, Portal de la clienta, Cobros en línea, Avisos, Prospectos y retención, Equipo, Tu marca.

Se suman si los necesitas: Cursos y talleres, Productos e inventario, Comisiones y propinas, Fotos de antes y después, Campañas, Tablero financiero, Sitio público, Sucursales, Documentos, Asistente de IA, Certificados de regalo, Conexiones con IA. El detalle de cada uno está al principio de esta guía.

Algunos dependen de otro y por eso se prenden juntos: Servicios por cita necesita el directorio de profesionales, y Cursos necesita Clases presenciales, porque cada fecha de un curso es una clase con su cupo y su pase de lista.

Revisa con ALKEA que los topes alcancen para lo que vas a importar y lo que esperas crecer el primer año. Si un día llegas a uno, la pantalla te lo dice antes de dejarte llenar el formulario: no se pierde nada.

Y una aclaración que evita confusiones: Tu plan es lo que tú le pagas a ALKEA. Lo que tú les cobras a tus clientas vive en Cobros y Finanzas, y son dos cosas que nunca se mezclan.

Entra con tu correo y la contraseña que te dio ALKEA. Si es temporal, el sistema te pide cambiarla al entrar: elige una que no uses en ningún otro sitio.

Recorre el menú de arriba abajo una vez, sin tocar nada. Está ordenado de lo que se usa todos los días (arriba) a lo que se configura una vez (abajo), y leerlo así ya enseña cómo funciona el negocio en el sistema.

Abajo del todo están Manuales —cómo se usa cada pantalla, paso a paso— y esta Guía de implementación.

Si tu cuenta se activó antes de que aceptaras las condiciones del servicio, verás arriba el aviso Acepta las condiciones del servicio. Revisar y aceptar enseña quién presta el servicio, las condiciones de tu contrato y los tres documentos, con una casilla por cada uno; lo acepta el administrador y el comprobante queda en Ajustes › Contrato.

Llena Nombre —como lo ven tus clientas, no la razón social—, Correo de contacto, Teléfono, Zona horaria y Moneda.

El teléfono y el correo de contacto son los que el sistema ofrece cuando una clienta necesita hablar contigo —por ejemplo, para inscribirse a un curso que solo se cobra en el mostrador—, así que pon los que de verdad contestan.

Elige Con una app de autenticación, escanea el código QR con la app de tu teléfono y escribe el número que te muestra para encenderla.

Te dará diez códigos de respaldo: es la única vez que los vas a ver. Imprímelos o guárdalos donde guardas tus contraseñas. Cada uno te deja entrar una vez si pierdes el teléfono.

En esta misma pantalla puedes exigírsela también a tu staff. Decídelo cuando des de alta a tu equipo (fase 12).

Captura el servidor SMTP, el puerto, el usuario, la contraseña y el remitente (el nombre y el correo que verán tus clientes).

En límites, escribe el tope por hora y por día de tu proveedor. ALKEA pone los correos en fila y los va sacando a ese ritmo, cada minuto.

Al terminar, manda un correo de prueba a tu propia dirección. Si algo está mal, el error del servidor se ve tal cual: un puerto o una contraseña equivocada se descubre en ese momento y no el día que tu equipo espera su acceso.

Arriba están las plantillas. Para tu salón, prueba Pastel belleza: un clic llena toda la marca, en claro y en oscuro. Después cambia lo tuyo: color principal, acento y tipografías en Identidad.

No hace falta llenar todo. Casi todos los colores empiezan vacíos, lo que significa que siguen al tema y se derivan solos de tu fondo y tu color principal. Con el color principal, el fondo y el estilo del menú, la mayoría de los negocios ya se ve como quiere.

Sube tu logotipo, el logotipo para fondos oscuros, el ícono (el que se ve en la pestaña del navegador y al instalar la aplicación) y la imagen de la pantalla de acceso. Se aceptan JPG, PNG y WebP.

En Pantalla de acceso eliges si la foto va a un lado o de fondo completo, y qué tan oscuro es el velo sobre ella. En Portal del cliente puedes poner las secciones en una barra inferior en el teléfono, como una aplicación.

Elige el Modo por omisión del studio. Revisa que ninguna sección diga «contraste»: lo recomendable es 4.5:1 o más.

Presiona Guardar cambios. Hasta ese momento nadie ve nada de lo que hiciste; Descartar lo deja todo como estaba.

Nueva sucursal por cada local: nombre, dirección, teléfono y color. El color no es adorno: es como se distingue una sede de la otra de un vistazo en las listas y en los reportes; elige dos que no se parezcan.

La zona horaria solo se llena si esa sede está en otro huso; vacía toma la de tu negocio.

La sucursal es el local; la cabina es lo que hay adentro. Cuando des de alta cabinas en la fase 6, cada una dirá a qué sede pertenece.

Y cuando des de alta a tu equipo (fase 12), marcarás en qué sedes trabaja cada quien: solo verá lo de esas. Sin marcar ninguna, las ve todas, que es lo que corresponde a dirección y contabilidad.

Nuevo instructor por cada profesional: Nombre —como lo conocen tus clientas—, Correo, Teléfono, Foto, Biografía, Especialidades y Color.

La biografía no es un currículum. Funciona mejor una frase que diga cómo trabaja —«diseños finos y retiro sin limar la uña natural»— que una lista de certificaciones.

El correo es importante aunque todavía no le des acceso: es con el que entrará después.

Nuevo servicio por cada renglón de tu carta: nombre, categoría, descripción —lo que la clienta lee antes de reservar: qué incluye, cuánto dura el resultado— e imagen opcional (JPG, PNG o WebP).

El color es el de sus citas en la agenda cuando coloreas por servicio.

Captura la duración real, el precio y, si los necesitas, la preparación y la limpieza.

Prende ajustar el precio en los servicios «desde $…» —uñas largas, diseños— y ajustar la duración en los que el mostrador a veces necesita apartar más tiempo.

En cada servicio, marca a cada profesional que lo hace. Si alguien tarda distinto, escribe su duración junto a su nombre; vacía, toma la del servicio.

Asigna completos los servicios que suelen pedirse en combinación: si solo dos profesionales tienen marcados los tres servicios de una combinación, solo ellas aparecerán disponibles para esa cita.

Pasa a cada servicio lo que decidiste en la fase 0: el anticipo, el aviso previo, la anticipación máxima, el cancela a tiempo hasta y las tres reglas del anticipo.

Apaga Se puede reservar en línea en los servicios que necesitan valoración: esos se agendan solo en el mostrador.

Escribe la Política de cancelación que verá el cliente con tus palabras y diciendo exactamente lo mismo que las reglas.

Si un servicio ocupa una cabina o una estación que no puede usarse para dos cosas a la vez —la cabina de masaje, la camilla de pestañas—, dala de alta como Sala en Clases › Salas (las mismas salas de tus clases) y elígela en el servicio, en Sala o estación. El sistema no deja agendar dos cosas ahí a la misma hora.

Si no tienes ese problema, déjalo vacío: lo que evita los choques es la agenda de cada profesional.

Nuevo producto: nombre, SKU opcional, categoría, precio, costo (sin él no hay margen ni valor de inventario), unidad y mínimo. Apaga Se vende en los consumibles. La existencia inicial entra como una compra.

Después, en Recetas de consumo, abre cada servicio y dile qué gasta.

Elige a la profesional y captura su semana: + Ventana por cada tramo de cada día, y Guardar la semana.

La primera vez, con la semana vacía, el botón «Usar lunes a viernes, 9–14 y 16–20» la llena de un jalón y solo ajustas lo distinto.

No viene con su motivo —Comida, Capacitación, Personal, Vacaciones u Otro— bloquea un rato (con horas) o el día entero (sin horas). Con Hasta el día bloqueas varios días de un jalón: unas vacaciones.

Viene fuera de su horario abre horas que su semana no tiene, como un sábado de temporada alta; ahí las horas son obligatorias.

Captura ya las vacaciones apartadas de los próximos meses y la comida de cada quien.

Decide por qué se colorea la agenda de todos: por servicio, por categoría, por profesional o por estado. Aquí también van los colores de cada estado de la cita, de cada categoría y de cada tipo de descanso. Cada persona puede cambiar su vista con el selector «Color» de la barra.

Por estado se lee el día del mostrador de un vistazo; por profesional, quién está saturada.

Antes, crea en Clases › Tipos de clase una disciplina para tus cursos («Curso de uñas») y en Clases › Salas el espacio donde se dan: el curso los pide porque cada fecha es una clase.

Nuevo curso: nombre, descripción (qué aprenderá y qué debe traer), disciplina, profesional, sala y cupo por fecha. Elige cómo se inscribe.

En Fechas, el ayudante crea varias de un jalón: desde, hora, duración y número de semanas. Si quien lo da o la sala están ocupados a esa hora, no se guarda y dice con qué choca.

Déjalo en borrador mientras lo preparas; Publicado lo pone a la vista, e Inscripción en línea deja que se inscriban desde el portal.

Haz este paso solo si vendes clases o videos. Nuevo plan: nombre, precio, cada cuándo se cobra y cuántas clases incluye.

Si no, sáltalo: tus cobros de citas, cursos y productos funcionan sin ningún plan.

Si tienes una promoción de bienvenida o de temporada, créala aquí. Para cada una decide los topes y si es solo para primera compra.

Ojo con las renovaciones: un cupón que no dura para siempre no se combina con renovación automática, porque la pasarela dejaría el precio con descuento en todos los cargos. El sistema lo avisa antes de cobrar.

Conectar, elige tu pasarela y pega la llave secreta. Se prueba contra el proveedor antes de guardarse: si está mal, te lo dice y no guarda nada.

Captura también la llave pública: empieza con «pk_», o con «APP_USR-» en Mercado Pago. La tarjeta de la pasarela te dice siempre dónde teclea la tarjeta tu cliente: si dice «sin salir de tu sitio», quedó bien.

Si conectas más de una, marca la por defecto: es la que se le ofrece a tu cliente.

Cada pasarela conectada muestra una URL de avisos. Cópiala y pégala en el panel de tu proveedor, en la sección de webhooks o notificaciones.

Si no sabes dónde, quien administra tu cuenta de la pasarela lo encuentra en dos minutos con esa palabra.

Da de alta un cliente de prueba con un correo tuyo, dale acceso al portal y reserva un servicio con anticipo y págalo con tu propia tarjeta.

Comprueba tres cosas: que el cobro aparece Pagado en Cobros, que la cita pasó a Confirmada sola, y que te llegó el comprobante por correo.

Después, devuélvelo desde Cobros (los tres puntos › Devolver) con el interruptor de la pasarela prendido: así pruebas también la devolución. Y cancela la cita de prueba para que no le ocupe la hora a nadie.

En un salón, lo de todos los días es cobrar dentro de la cita (paso F09.8). El enlace de pago sirve para lo que no es una cita: un plan, si vendes alguno, o una venta de productos que quedó sin cobrar —desde su ficha se genera su enlace para mandarlo por WhatsApp—.

El precio se congela al generar el enlace, y si vence se reactiva sin cambiar la dirección: el mensaje que ya mandaste vuelve a servir.

Si aceptas transferencias a tu propia cuenta sin pasarela, prende Recibir transferencias directas y captura Banco, A nombre de y CLABE. Tu clienta verá tus datos en su portal, transferirá y subirá su comprobante; te llega a Cobros › Por confirmar.

Subir el comprobante no activa nada, a propósito: una captura se edita o se repite. Confirma solo después de ver el dinero en tu estado de cuenta. La solicitud caduca sola a las horas que pongas (72 por omisión).

Con tu cita de prueba: márcala Llegó, En servicio, agrégale un + Extra, márcala Finalizada y Cobrar el saldo.

Cobrar citas tiene su propio permiso. Revisa en la fase 12 quién lo lleva.

Nueva regla por cada acuerdo que tienes hoy. Empieza por la general y después las excepciones.

Esto no es nómina: no calcula IMSS ni ISR. Es la cuenta de lo que le debes a cada profesional y la constancia de cuándo se le pagó.

Revisa la lista y deja prendidos los que quieres. Ajusta la anticipación en la unidad que se piensa: el recordatorio de cita en días —la cita conviene avisarla con más tiempo que una clase—.

Cada aviso trae un texto de fábrica que funciona. Si quieres que suene a ti, Editar texto abre un editor con el panel de variables: arrastra {{socio}} o {{clase}} al texto y al mandarse se cambian por los datos reales. Ver cómo queda lo enseña con datos de ejemplo.

Si te arrepientes, borra el texto y guarda: vuelve al de la plataforma, y a partir de ahí recibes las mejoras que le hagamos.

Nuevo documento: el nombre y de qué trata. Después escribe su primera versión —pega el texto desde Word o Google Docs, o sube el PDF— y elige cuándo se pide.

Publicar lo pone a pedirse a todos a partir de ese momento. En Quién aceptó ves cada aceptación con su versión y su fecha.

Sube el archivo de tus clientas (hasta 20,000 filas). En el mapeo, mira los valores, no los nombres de las columnas: «Nombre → Renata» se comprueba, «Nombre → columna 3» no. Lo que no traigas, déjalo en «no la traigo».

En las fechas, di tú el formato: «04/03/2024» es 4 de marzo o 3 de abril según de dónde venga el archivo, y si te equivocas no salta ningún error.

Lee el resumen de la revisión y aplica.

La primera importación hazla de ensayo en la semana 2: revisa fichas, corrige el archivo y, si hace falta, Deshacer desde el historial quita lo que esa importación dio de alta. No borra a nadie que ya estuviera antes, ni a quien desde entonces haya reservado, pagado o contratado algo.

La importación definitiva va lo más cerca posible del día de arranque, para que lo que cambie en tu sistema viejo mientras tanto no se quede fuera.

Al importar (F11.1), prende Crear su acceso al portal debajo del mapeo. Solo aparece a quien tiene el permiso de dar acceso al portal. No sale ningún correo al importar, a propósito: el aviso de que ya pueden entrar lo das tú el día del arranque (fase 15), con la instrucción de usar «¿Olvidaste tu contraseña?».

El enlace de la contraseña sale por tu correo (fase 2): sin él conectado, no llega.

Si deshaces la importación, se borran también las cuentas que nadie haya estrenado; las que ya se usaron se conservan.

Decide además si prendes «Crear mi cuenta» para la gente nueva. No se verifica el correo; si prefieres dar tú cada acceso, déjalo apagado.

Antes del arranque, captura en Citas › Nueva cita todas las citas ya agendadas desde el día de arranque en adelante: servicio, profesional, hora, clienta y el anticipo si ya lo dejó (marca Cobrar el anticipo ahora con el método).

Después, en la ficha de las clientas frecuentes, sus notas de servicio. Lo de Salud va con su tipo y en rojo a propósito: es lo primero que tiene que ver quien la atiende.

Da de alta a cada persona con su propio correo, rol staff y las secciones de tu lista de la fase 0. Si dudas, empieza con menos: ampliar es un clic.

Si tienes el módulo de permisos por acción, puedes afinar dentro de cada sección: ver clientes sin editarlos, cobrar sin devolver.

Quien atiende el mostrador necesita, como mínimo, Clientes y Citas 1 a 1, con Cobrar anticipos y saldos si va a cobrar.

El sistema no deja quedarse sin administrador: no te deja quitar al último. Para pasar el puesto se usa Hacer administrador sobre la persona que sigue; quien sale se queda como staff con todos sus accesos.

Cuando alguien se va, se desactiva, no se borra: pierde el acceso al momento y se le cierran las sesiones, pero su rastro sigue a su nombre —quien cobró aquel día sigue siendo quien cobró—.

En la tarjeta de cada profesional, el ícono de llave. Necesita correo en su ficha. Si dejas la contraseña vacía, se le manda una temporal a su correo y se le pide cambiarla al entrar.

No le des cuenta a quien solo cubre una sustitución: cada cuenta viva es una puerta. Suspender acceso se la cierra sin borrar nada.

A los administradores se les pide siempre. Al staff, si tú quieres: quien recibe en el mostrador ve los datos y teléfonos de tus clientas, y si vale la pena pedirle un código cada mañana lo decides tú. A profesionales y clientas se les ofrece, nunca se les exige.

Entra con tu clienta de prueba desde un teléfono y recórrelo completo. Es lo que vas a explicar cien veces la primera semana.

En Android: abre el portal en Chrome y acepta «Instalar aplicación» (o menú › Instalar aplicación).

En iPhone: tiene que ser con Safari —desde Chrome no se puede—: botón de compartir › Agregar a Inicio.

Haz una tarjeta con estos dos pasos y la dirección de tu portal: va en el mensaje del arranque y pegada en el mostrador.

El código QR para esa tarjeta ya está hecho: en Ajustes › Studio › Códigos QR están el de Tu sitio y el de Entrar a la plataforma, con tu logo al centro. Descárgalos en PNG o SVG para tus redes, o imprime el cartel listo para el mostrador.

Agregar bloque y ordénalos con las flechas; el ojo esconde uno sin borrarlo. Mientras esté en borrador solo tú lo ves; publícalo cuando esté listo.

Agrega el bloque «Déjanos tus datos»: lo que llegue por ahí cae en Prospectos con su canal marcado, listo para que alguien le llame.

Decide quién contesta los mensajes y pídele que registre ahí a cada persona que pregunte, con su canal. La pestaña Pendientes es su tarea del día: a quién ya toca llamarle.

Con tu clienta de prueba, en este orden:

1. Desde su teléfono, instala el portal y entra. 2. Reserva un servicio con anticipo y págalo: comprueba que la cita pasó sola a Confirmada y que llegó el comprobante. 3. En el mostrador, Llegó y En servicio; agrega un + Extra; Finalizada; Cobrar el saldo con su propina. 4. Comprueba que se descontó lo que gasta el servicio y que apareció la comisión pendiente. 5. Agenda otra cita desde el mostrador y muévela arrastrándola a otra profesional: comprueba que le llegó el aviso de la nueva hora. 6. Haz una reserva en línea sin pagar el anticipo y espera a que la hora se suelte sola. 7. Cancela tarde otra cita y lee qué dice el aviso sobre el anticipo.

Repasa en voz alta las cinco preguntas que más van a llegar la primera semana:

«¿Cómo entro?» — la dirección, su correo y «¿Olvidaste tu contraseña?».

«No me llegan los avisos» — en iPhone, instalar desde Safari. Su ficha dice en qué aparatos los recibe.

«Pagué el anticipo y mi cita no aparece confirmada» — en cuanto el banco aprueba se confirma sola; si se acabó el tiempo, el dinero no se pierde: queda como saldo a favor.

«¿Por qué perdí mi anticipo?» — la regla de cancelación; la lee en su portal antes de reservar.

«¿Me devuelven la diferencia?» — al cambiar de plan, lo que sobra queda como saldo a favor; no se devuelve a la tarjeta.

Y la regla de oro: lo que no sepas contestar, pregúntaselo al asistente si lo tienes, o búscalo en Manuales.

Devuelve los cobros de prueba desde Cobros, cancela las citas de prueba, y desactiva el plan de prueba si lo creaste. Deja a tu clienta de prueba —te sirve para enseñar el portal—, pero con un nombre que lo diga: «Prueba · No borrar».

Unos días antes, por tus canales de siempre (WhatsApp, Instagram, en el mostrador): «Desde el lunes reservas tu cita y pagas tu anticipo desde tu teléfono. Entra a [la dirección de tu portal], toca «¿Olvidaste tu contraseña?», escribe tu correo y elige la tuya; si el correo no te llega, revisa tu carpeta de spam».

El día del arranque, la tarjeta de cómo instalar (fase 13) pegada en el mostrador.

Si tienes Campañas, puedes mandar el aviso a todos por correo y notificación desde Personas › Campañas.

Ese día no se configura nada nuevo: se opera. Todo se registra en ALKEA y el sistema viejo queda para consulta.

Deja Citas abierto en el mostrador, en la vista Día: la línea roja marca la hora y la agenda se para sola ahí.

Al cerrar el día, anota lo que preguntó tu equipo y lo que no cuadró: es la agenda de la primera llamada de seguimiento.

Cada mañana: el Panel; en Cobros, los Pendientes y Fallidos —Pendiente es alguien que empezó y no terminó: esa lista es para llamar—; y Riesgo de baja, que ordena por urgencia y trae las razones escritas.

Y una vez a la semana, la Bitácora si algo cambió y nadie sabe por qué: dice quién hizo qué y cuándo.

Al cerrar el primer mes, contesta tres preguntas con los reportes: ¿qué servicio vende más?, ¿cuántas horas perdí por citas a las que no llegaron? —si son muchas, sube el anticipo de ese servicio— y ¿de qué vive mi salón: citas, cursos o productos? (Ingresos por línea de negocio).

Cualquier lista se exporta a Excel con el botón de arriba a la derecha, con los mismos filtros que tienes puestos.

Pregúntale como le preguntarías a alguien de tu equipo: «¿cómo vamos este mes?», «¿cómo registro un pago en efectivo?», «¿qué huecos tiene Ana el jueves para gel?». Contesta con los datos de tu salón y con los manuales, actúa con tus permisos —no tiene propios— y lo que cambia algo lo hace solo cuando pulsas «Sí, hazlo».

Cada lunes revisa tu salón y, si encuentra algo que merece atención, te escribe.