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Guía de implementación · Fitness y bienestar

Tu studio de clases, de la reserva al cobro, en un solo sistema

ALKEA Studio es el sistema con el que un studio de clases opera todos los días. Tus socios ven el horario y reservan desde su teléfono; el sistema lleva el cupo y la lista de espera; tu mostrador pasa lista en una pantalla hecha para eso; las membresías se cobran solas cada mes; y tú ves qué clases se llenan, quién se está yendo y cuánto entra. Todo con tu marca, no con la nuestra.

Está escrita para quien nunca ha usado la plataforma. La primera parte cuenta qué hace por tu negocio; la segunda, cómo se monta, en orden de dependencias: cada fase solo necesita lo que dejaron hechas las anteriores, y cada paso empieza explicando qué problema resuelve antes de decir dónde hacer clic.

16
Fases: 58
Pasos: 3 semanas
Arranque típico: Sin tocar nada
Fase 0

¿Lo vemos con tus datos? En una demo corta te enseñamos cómo quedaría tu negocio.

Agenda una demo

Conoce ALKEA StudioQué es, en dos minutos

Para quién: Studios de pilates, yoga, barre, cycling, funcional, box y danza: negocios que venden clases con cupo, membresías y paquetes.

El panel de tu equipo

Donde se trabaja: la agenda y la recepción, socios, cobros, reportes y ajustes. Se abre en la computadora del mostrador, en una tablet o en el teléfono. Cada persona entra con su cuenta y ve solo lo suyo.

La aplicación de tus socios

El portal: reservan, cancelan, ven su historial, pagan y reciben avisos en el teléfono. Se instala desde el navegador con tu ícono y tu nombre.

El área de cada instructor

Su día en orden de hora y el pase de lista con un toque. No ve cobros ni socios de otros.

Tu sitio público

Tu página, armada por bloques, con tu horario y tus planes que se actualizan solos. Opcional.

Las cuatro llevan tu marca: tus clientes nunca ven «ALKEA», ven tu studio. Y el dinero de tus cobros en línea entra directo a tu cuenta: ALKEA no lo toca.

Conoce ALKEA StudioLo que hace por tu studio

Todo lo que sigue existe hoy en el producto. Lo que todavía no hace está más abajo, dicho antes y no después.

Tu horario y tus reservas

El horario se arma una vez
Cada línea dice «este día, a esta hora, esta clase, con este instructor, en esta sala» y se repite sola cada semana. Las clases de las próximas semanas aparecen sin que nadie las publique.
Cupo y lista de espera que se mueve sola
Si una clase se llena, quien reserva queda formado. Cuando alguien cancela, sube el primero que tenga créditos, se le descuenta y le llega el aviso. Si lo prefieres, el lugar se le ofrece con un plazo para aceptarlo, y si no contesta pasa al siguiente.
Lugar fijo
«Todos los martes a las 7»: el socio deja su lugar apartado semana tras semana, sin volver a entrar.
Elegir su lugar en la sala
Con el plano de la sala —una foto tomada desde arriba—, el socio toca el reformer o la bici que quiere al reservar.
Traer a alguien
Si lo permites, el socio reserva para él y un invitado: cada invitado ocupa un lugar y usa una clase de su plan.
Tus reglas, aplicadas igual a todos
Cuántos días antes se abre la reserva, hasta cuándo se cancela sin perder la clase, cuántas clases al día o a la semana puede apartar cada quien y qué pasa si alguien no llega.
Cobro por cancelar tarde o no llegar
Si lo prendes, a quien cancela fuera de tiempo o no llega se le pone su penalización, y se le puede cobrar sola a su tarjeta guardada. Sirve sobre todo con planes ilimitados.

El mostrador

Recepción
La pantalla de las próximas horas: buscas a la persona, la marcas con un toque y lees sus etiquetas —primera vez, plan vencido, le quedan dos clases—.
Llegada con QR
Imprimes el cartel con el código; el socio lo escanea con su teléfono, toca «Ya llegué» y queda con su asistencia. Si quieres, recepción no deja pasar a quien no tiene plan vigente o llega fuera del horario de su plan.
Pase de lista
Palomita o cruz, con botones grandes para una tablet. La falta alimenta el no-show y la lista de a quién llamar.
Cobro de mostrador y por enlace
Efectivo, transferencia, terminal, o un enlace que le mandas por WhatsApp o le enseñas como QR, y paga con su tarjeta. Con Mercado Pago, también en OXXO o por SPEI; y si recibes transferencias a tu cuenta, el socio sube su comprobante y tú confirmas.
Suplentes y cierres
Si un instructor no llega, el sistema propone a quien está libre y da esa clase. Si se descompone el aire, cierras la sala por las horas que haga falta: reubica o cancela, devuelve la clase y avisa a cada quien una sola vez.

El dinero

Membresías y paquetes
Membresía ilimitada, ocho clases al mes, paquete de diez con vigencia: cada plan dice qué incluye, en qué sedes sirve, en qué horario y cuánto cuesta.
La vigencia empieza con la primera clase
Si lo eliges en un paquete, al comprarlo no corre nada: sus días cuentan desde la primera clase que reserve. El socio lo ve en su portal: «Tus 30 días empiezan con tu primera clase».
Cobro recurrente
El socio autoriza una vez y cada periodo llega el cargo. Si falla, reintenta, le avisa y le da días de gracia.
Cambios de plan sin pleitos
Si sube de plan a medio mes, paga la diferencia; si baja, lo que sobra le queda a favor. Nunca sale dinero de tu cuenta.
Cupones
Para los primeros cien, solo para quien nunca compró, o solo de mostrador; y después ves cuánto vendió de verdad cada uno.
Cargos sueltos y tienda
La inscripción, la toalla o el tapete se ponen como cargo a una persona o a un grupo; y si vendes productos, con su existencia y su venta en el mostrador.
Pago a instructores
Si lo sumas: monto fijo por clase, por hora o por socio que asistió. Cada clase que dio se anota sola y el corte dice cuándo se le pagó.

Wellhub y otras visitas

Visitas de agregadores
Apartas lugares para Wellhub, TotalPass u otros, registras cada visita en el mostrador y concilias lo que te pagan.
Conexión directa con Wellhub
Ya está en el sistema: con tu GymID, tus clases se publican en Wellhub con los lugares que decidas y sus reservas entran solas a tu agenda. Empieza a operar en cuanto ALKEA active sus credenciales con Wellhub: pregúntanos en qué va antes de contar con ella.
Conexión directa con TotalPass
También está en el sistema: pegas la llave de tu lugar en TotalPass, eliges qué clases van, con cuántos lugares y con qué plan, y sus reservas se aceptan o se rechazan solas con las reglas de tu agenda; las llegadas se validan desde la recepción. Empieza a operar en cuanto ALKEA active sus credenciales con TotalPass: pregúntanos en qué va antes de contar con ella.

Lo que puedes prender si lo necesitas

Más que clases
Citas uno a uno (la valoración, el entrenamiento personal), cursos de varias fechas, eventos con boletos y la renta de una sala por hora. Se prenden en Ajustes › Funciones, sin cambiar de giro.
Nivel y progreso
Clases por nivel, la tarjeta de habilidades con insignias y el video de técnica comentado por el instructor.
Llenar los huecos
Avisos de lugares de último minuto y «esta semana no puedo» para quien tiene lugar fijo: la fecha que suelta se le ofrece a otro y él conserva su lugar.
La competencia interna
Torneos con cuadro y un ranking en escalera con retos, para el box o el studio que compite.
Familias
La mamá o el papá atiende a sus hijos desde su propia cuenta, para los grupos infantiles.

Tus socios

Su aplicación
Se instala desde el navegador con tu ícono y tu nombre: reserva, cancela, ve sus créditos, paga y recibe avisos en el teléfono.
La ficha de cada socio
Su plan, sus pagos, su asistencia y su línea de tiempo. Lo que abres antes de llamarle a alguien que se está enfriando.
Riesgo de baja
Una lista para llamar hoy: cada socio comparado contra su propio ritmo, con la razón escrita.
Prospectos
Quién preguntó, por dónde llegó, cuándo volver a llamarle, y un pase de cortesía a una clase con lugar.

Para decidir

Métricas de asistencia
Ocupación por clase, mapa de horas pico, no-show y la lista de quién viene y quién no.
Reportes y Excel
Reportes agrupados por la pregunta que contestan, y cualquier lista a Excel con los filtros que tienes puestos.
Comparar periodos
Este mes contra el anterior, o contra el mismo mes del año pasado, con el color que dice si es buena noticia.

Tu paquete

ALKEA está hecho de módulos que se prenden por negocio. Lo que no tienes no aparece en ningún lado, y prender algo después no mueve nada de lo que ya cargaste.

Módulo	Para qué	Va
Clases presenciales	Horario semanal, cupo, reservas, lista de espera y pase de lista.	En la base
Instructores	Quién da cada clase, su ficha pública y su propio acceso para pasar lista.	En la base
Portal del socio	La aplicación de tus socios: reservar, cancelar, ver su plan y pagar.	En la base
Cobros en línea	Membresías que se cobran solas, paquetes, enlaces de pago por WhatsApp.	En la base
Avisos al socio	Recordatorio de clase, lugar liberado, clase cancelada, plan por vencer.	En la base
Prospectos y retención	Quién preguntó y no compró, y quién se está yendo, con la razón.	En la base
Métricas	Ocupación, horas pico, no-show y asistencia por socio.	En la base
Equipo	Una cuenta por persona del mostrador, con lo que le toca ver.	En la base
Tu marca	Tus colores, tu tipografía y tu logotipo en todo.	En la base
Clases en vivo	Las mismas clases con enlace de videollamada en vez de sala.	Si lo necesitas
Videoteca	Programas en video atados al plan, con el avance de cada socio.	Si lo necesitas
Tablero financiero	Ingreso recurrente (MRR), cobranza esperada y retención por cohorte.	Si lo necesitas
Sitio público	Tu página, armada por bloques, con el horario y los planes que se actualizan solos.	Si lo necesitas
Sucursales	Varias sedes con su horario, su equipo y sus números.	Si lo necesitas
Documentos	Reglamento, aviso de privacidad y responsiva, con constancia de quién aceptó qué versión.	Si lo necesitas
Campañas	Un mensaje a los que no vienen, a los cumpleañeros o a los de primera visita.	Si lo necesitas
Asistente de IA	Pregúntale por tus números o pídele que reserve, con tu confirmación.	Si lo necesitas
Tienda	Agua, toallas, calcetas antiderrapantes y la playera del studio, con su existencia y su venta en el mostrador.	Si lo necesitas
Pago a instructores	Cuánto le toca a cada instructor por clase, por hora o por socio que asistió, y el corte que dice cuándo se le pagó. Con Comisiones, también por venta y con propinas.	Si lo necesitas
Certificados de regalo	Un regalo por monto con su código, que se vende en el mostrador o en línea y se canjea en un plan.	Si lo necesitas
Desarrolladores (API y avisos)	Para conectar otro sistema tuyo: llaves, documentación y avisos de lo que pasa en el studio.	Si lo necesitas
Conexiones con IA	Consultar y operar el studio desde tu propio asistente de IA, con el permiso que tú le das a cada conexión.	Si lo necesitas

Conoce ALKEA StudioUn día en tu studio, con ALKEA

De la mañana a la noche: qué hace tu equipo, qué hacen tus clientes y qué hace el sistema solo. Nombres y cifras de ejemplo.

6:00Antes de abrirLes llegó a tus socios el recordatorio de su clase de la mañana. Quien no puede ir cancela desde su teléfono, y el lugar pasa al primero de la lista de espera, que recibe su aviso.
6:45Abre el mostradorLa tablet de recepción ya enseña las clases de las próximas horas. Llega Ana: dos letras de su nombre y un toque. La etiqueta dice «Le quedan 2 clases»: es el momento de ofrecerle su renovación.
7:00Empieza el ReformerLa instructora pasa lista desde su propio teléfono: vino, no vino. El que no vino suma a su no-show, y el sistema aplica tu regla sobre su crédito.
11:00Un prospectoAlguien escribió por Instagram. Se registra en Prospectos con su canal y se le regala un pase a la clase de mañana que tiene lugar. El sistema te recordará llamarle el jueves.
14:00Un cobro que fallóLa renovación de un socio no pasó. Le llegó el aviso, a ti también, y sigue entrando durante sus días de gracia. Le llamas, le mandas el enlace por WhatsApp y paga mientras hablan.
19:00La clase de la tardeSe llenó. Siete personas esperan turno: es la señal de que esa hora pide otra clase.
21:00Al cerrarDesde tu teléfono: cuántos vinieron, cuánto entró, quién está en riesgo de baja. Mañana, los recordatorios vuelven a salir solos.

Conoce ALKEA StudioLo que el sistema hace solo

Es lo que menos se ve en una demostración y lo que más se nota en el uso. Cada renglón dice qué pasaría si no corriera.

Las clases de las próximas semanasCada vez que alguien abre la agenda

Sin esto: Alguien tendría que «publicar» la semana, y el día que se le olvide nadie puede reservar.

La lista de espera subeEn el momento en que alguien cancela

Sin esto: El lugar liberado se quedaría vacío porque nadie se entera, y quien esperaba pierde la clase.

Recordatorio de claseCada hora, con la anticipación que elijas

Sin esto: Más faltas sin avisar: la clase se ve llena en la mañana y medio vacía a la hora de la verdad.

Lugares fijosTodos los días, 0:45

Sin esto: El «todos los martes» se apartaría solo el primer mes. Cada noche se aparta la fecha que acaba de abrir.

Aviso de clases por vencerTodos los días, 9:00

Sin esto: El socio descubre que perdió cinco clases de su paquete el día que vence, y te lo reclama a ti.

El lugar ofrecido que nadie contestóCada cinco minutos (si ofreces el lugar con plazo)

Sin esto: Un lugar ofrecido al primero de la lista se quedaría apartado hasta que empiece la clase aunque no lo quiera. Vencido el plazo, pasa al siguiente.

El cobro de penalizacionesCada diez minutos (si lo prendes)

Sin esto: La penalización por no llegar se quedaría como un cargo que nadie cobra. Se intenta una vez a la tarjeta guardada; si no pasa, queda para el mostrador o su portal.

Cobro caído: aviso, gracia y reintentoCada hora

Sin esto: Una tarjeta vencida se descubriría el día que la persona no puede entrar, con ella enfrente y molesta. Así se entera antes, tú también, y conserva el acceso los días de gracia que tú decidas.

Aviso de «tu plan está por vencer», con su enlace de pagoTodos los días, 9:00

Sin esto: Quien no tiene renovación automática se vence sin darse cuenta y se pierde el mes. El aviso ya lleva el botón «Pagar mi renovación»: paga desde el correo sin entrar a ningún lado.

Vencimiento de planesTodos los días, 0:30

Sin esto: Un plan vencido seguiría apareciendo como activo en las listas y en los reportes. El acceso lo corta la fecha de todos modos; esto mantiene las cuentas honestas.

Reanudación de pausasTodos los días, 0:20

Sin esto: Una pausa con fecha de regreso se quedaría pausada para siempre hasta que alguien se acordara de quitarla.

Conciliación con la pasarelaTodos los días, 4:00

Sin esto: Si el aviso de un pago se perdió en el camino, ese cobro se quedaría en «Pendiente» con el dinero ya en tu cuenta. Cada madrugada se le pregunta a la pasarela por los cobros de la última semana que no cuadran.

Salida de correos en filaCada minuto

Sin esto: Mandar de golpe pasaría el tope de tu proveedor de correo, y pasarse no manda «algunos menos»: bloquea la cuenta y deja de salir todo, incluidos los recordatorios.

Recordatorio de seguimiento a prospectosCada minuto

Sin esto: El «vuelve a llamarle el jueves» viviría en la memoria de quien atendió. A la hora que se dejó anotada, le llega el aviso a quien le toca.

Respaldo de tu informaciónTodos los días, y se comprueba cada mañana

Sin esto: Lo hace ALKEA, no tú. Se guarda fuera del servidor, en un almacenamiento donde el servidor puede escribir pero no borrar.

Conoce ALKEA StudioLo que todavía no hace

Dicho antes de empezar, para que nada de esto se descubra la primera semana.

No está en las tiendas de aplicaciones. La aplicación del socio se instala desde el navegador, con tu ícono y avisos en el teléfono. No se descarga de App Store ni de Google Play.
La factura, con tu cuenta de Facturapi. Para facturar (CFDI 4.0) conectas tu cuenta de Facturapi con tu RFC y tu sello; el cliente se factura solo desde su portal o tú desde Cobros. La factura global de público en general del mes la sigue haciendo tu contador.
WhatsApp, con el número del studio. Los avisos y las campañas salen también por WhatsApp si conectas el WhatsApp Business del studio y Meta aprueba los mensajes; solo a quien aceptó recibirlos. No manda SMS.
No controla torniquetes ni lectores. La entrada la marca el mostrador, una tablet en Recepción o el socio con el QR de llegada; no abre una puerta ni un torniquete.
Wellhub, en cuanto se activen las credenciales. La conexión directa ya está hecha, pero no publica ni recibe reservas hasta que ALKEA active sus credenciales con Wellhub. Mientras, las visitas de Wellhub se registran a mano en el mostrador.
TotalPass, en cuanto se activen las credenciales. La conexión directa con TotalPass ya está hecha, pero no publica ni recibe reservas hasta que ALKEA active sus credenciales con TotalPass. Mientras, sus visitas se registran a mano en el mostrador.
La historia del sistema anterior no se importa. Se importan tus clientes y sus planes vigentes. Las asistencias y pagos de años anteriores se quedan donde estaban, así que tus reportes de retención arrancan el día que empiezas.

Conoce ALKEA StudioLas palabras que vas a leer

Las que usa el sistema, en el idioma de tu negocio. Cuando una pantalla se llama distinto de como tú le dices, aquí está la equivalencia.

Socio: Tu cliente. En el sistema, el menú lo llama «Clientes».
Backoffice o panel: La parte del sistema donde trabaja tu equipo: agenda, clientes, cobros, ajustes. Tus socios no la ven.
Portal: La parte que ven tus socios: su aplicación para reservar, pagar y ver su plan.
Tipo de clase: La disciplina: Reformer, Barre, Cycling. Lleva su duración, su cupo, cuántos créditos cuesta y su color.
Horario: Las líneas que se repiten cada semana: «lunes 7:00, Reformer, con Ana, en la Sala 1».
Clase suelta: Una clase de una sola vez que no entra al horario: un taller, una sustitución.
Plan: Lo que vendes por adelantado: una membresía o un paquete. Dice precio, cada cuándo se cobra y cuántas clases incluye.
Membresía: Un plan que se renueva cada periodo. Con «clases» vacío, es de libre acceso.
Paquete: Un plan de pago único con un número de clases y una vigencia: «10 clases en 60 días».
Crédito: Una clase disponible del plan del socio. Reservar descuenta uno; cancelar a tiempo lo devuelve.
Suscripción: El plan que tiene un socio en concreto, con sus fechas. El plan es el producto; la suscripción, la venta.
Lista de espera: La fila de quien quiso una clase llena. Sube sola cuando se libera un lugar.
Lugar fijo: Una reserva que se repite cada semana en la misma línea del horario.
No-show: Quien reservó y no llegó. Se mide en porcentaje y crece cuando cancelar tarde no cuesta nada.
Ocupación: Qué tan llenas van tus clases: lugares reservados contra lugares disponibles.
Pasarela: La empresa que cobra la tarjeta por ti: Stripe, Openpay o Mercado Pago. El dinero va directo a tu cuenta.
Periodo de gracia: Los días que un socio sigue entrando después de que su cobro falló.
MRR: Lo que entra cada mes si nadie se mueve: tus membresías vigentes llevadas a un mes.
Penalización: El cargo que se pone, si lo prendes, a quien cancela fuera de tiempo o no llega.
Agregador: Una plataforma que vende visitas a varios studios, como Wellhub o TotalPass. Te paga por cada visita que valida.
Pago a instructores: Lo que le toca a cada instructor por las clases que dio. En el menú se llama así; con Comisiones, «Comisiones».
Prospecto: Alguien que preguntó y todavía no compra. No cuenta como cliente.

La implementaciónCómo lo implementamos

De la reunión de arranque a tu studio operando en ALKEA, normalmente en tres semanas. Es un calendario para planear, no para exigir: depende sobre todo de qué tan rápido se junta la información.

Antes de empezarTú y ALKEAReunión de arranqueUna hora con ALKEA para tomar las decisiones de la fase 0 —qué vendes, cómo lo cobras, tus reglas— y repartir quién junta qué información.
Semana 1ALKEA el primer día; después túLa baseALKEA da de alta tu cuenta con los módulos de tu paquete. Tú capturas los datos de tu negocio, conectas tu correo, eliges tu marca y das de alta a tu equipo de trabajo. Cierras la semana con tus salas, tus disciplinas y tus instructores.
Semana 2Tú, con ALKEA en la llamada de seguimientoEl dinero y los avisosSe arma el horario de la semana y tus reglas de reserva. Después, lo que vendes por adelantado, tu pasarela de cobro, tus avisos y tus documentos. Al final de la semana, una primera importación de clientes de ensayo.
Semana 3Tú y tu equipoLa gente y el ensayoLa importación definitiva, las cuentas de tu equipo, el portal y tu sitio. Cierra con el ensayo general: una persona de confianza hace de cliente y recorren juntos un día completo.
Día de arranqueTodo tu equipoAbres con ALKEAAvisas a tus clientes, mandas los accesos y el mostrador trabaja ya solo en el sistema. Ese día no se configura nada nuevo: se opera.
Primer mesTú y ALKEAAcompañamientoUna revisión por semana: qué preguntó tu equipo, qué no cuadró, qué reportes conviene empezar a mirar. Al cerrar el mes, la primera lectura de tus números.

Las fases, en orden

Van en orden de dependencia: cada una solo necesita lo que dejaron hechas las anteriores. Saltarse el orden no ahorra tiempo: obliga a volver.

00Antes de tocar el sistema: las decisionesCinco decisiones que se toman en una mesa, con papel, antes de abrir ALKEA. Sin ellas, tu studio se configura dos veces.5 pasos
01ALKEA da de alta tu cuentaTu studio existe en ALKEA, con su dirección, su administrador y los módulos de tu paquete prendidos.4 pasos
02Tus datos, tu seguridad y tu correoTu studio tiene su nombre, su zona horaria y su moneda; tu cuenta está protegida; y los correos salen con tu remitente.3 pasos
03Tu marcaEl panel, el portal de tus socios, tus correos y tu sitio llevan tus colores, tu tipografía y tu logotipo.3 pasos
04Tus sedesSi tu studio tiene más de un local, cada uno tiene su dirección, su color y su zona horaria.2 pasos
05Tus instructoresCada instructor está en el directorio con su foto, su biografía y su color, listo para asignarle clases.1 pasos
06Lo que ofreces: salas y disciplinasCada sala con su cupo físico y cada disciplina con su duración, su cupo, sus créditos y su color.3 pasos
07Tu horario y tus reglas de reservaLa semana está publicada con su cupo, las reglas de reserva se aplican solas y los talleres tienen sus fechas.3 pasos
08Lo que vendes: membresías y paquetesCada membresía y cada paquete existe con su precio, sus clases y sus reglas, y se ve en el portal solo lo que quieres vender.3 pasos
09CobrarLas membresías se cobran solas, el mostrador sabe cobrar y mandar un enlace, y un cobro de verdad ya pasó de punta a punta.7 pasos
10Tus avisos y tus documentosLo que tu studio les dice solo a tus socios está prendido, a tiempo y con tu voz; y lo que tienen que aceptar se les pide en el momento correcto.3 pasos
11Tus sociosTus socios están en ALKEA con su plan vigente, saben entrar a su portal, y los de siempre tienen su lugar fijo.5 pasos
12Tu equipo: cuentas y permisosCada persona del mostrador y cada instructor entra con su propia cuenta y ve solo lo que le toca.4 pasos
13Lo que ven tus clientesEl portal está probado e instalado en los dos tipos de teléfono, tu sitio está publicado y los prospectos tienen dónde caer.4 pasos
14El ensayo generalUn día completo jugado de punta a punta antes del arranque, con alguien de confianza haciendo de cliente.3 pasos
15El arranque y el primer mesTu studio opera en ALKEA, tu equipo sabe qué mirar cada día y al cerrar el mes tienes tu primera lectura de números.5 pasos

La implementaciónLo que necesitamos de ti

Junta esto antes de la primera semana. Con la información a la mano, la mayoría de las fases se hacen en una sentada; sin ella, cada fase espera un correo.

Tu negocio

Nombre comercial, correo y teléfono de contacto, ciudad (para la zona horaria) y moneda.
Tu logotipo en PNG con fondo transparente —y la versión para fondo oscuro, si la tienes—, tus colores y una o dos fotos tuyas.
Si tienes más de un local: el nombre, la dirección y el teléfono de cada uno.

Tus clases

La lista de tus salas, con su cupo real (cuántos reformers, cuántas bicis, cuántos tapetes).
Tus disciplinas: nombre, duración, cupo y si alguna cuesta más créditos que otra.
Tu horario semanal: día, hora, disciplina, instructor y sala de cada clase.
Tus instructores: nombre, correo, una foto y dos líneas de cómo dan clase.

Lo que vendes

Tus membresías y paquetes: nombre, precio, cada cuándo se cobran, cuántas clases incluyen y cuánto duran.
Tus reglas: con cuánta anticipación se reserva, hasta cuántas horas antes se cancela y qué pasa si alguien no llega.

Tu cobro en línea (si cobrarás en línea)

Una cuenta de empresa en Stripe, Openpay o Mercado Pago, ya verificada. ALKEA no cobra por ti: el dinero entra directo a tu cuenta.
Sus llaves: la secreta y la pública. Mercado Pago es la única que además ofrece pago en OXXO y transferencia SPEI.
Si recibes transferencias a tu propia cuenta: banco, titular y CLABE.

Tu correo de salida

Los datos SMTP de tu dominio (servidor, puerto, usuario, contraseña) y el remitente que quieres que vean tus clientes. Te los da quien te administra el correo o tu proveedor.
El tope de envíos por hora y por día de ese proveedor. Si no lo sabes, pregúntalo: es lo que evita que te bloqueen la cuenta.

Tus clientes

Tu lista de clientes en Excel o CSV: nombre, apellidos, correo y celular como mínimo. El correo es lo más importante: sin él no hay acceso al portal ni avisos.
En otro archivo, quién tiene qué plan vigente: correo, nombre del plan, fecha de inicio, vencimiento, precio que paga y —si aplica— cuántas clases le quedan.

Tus textos

Tu aviso de privacidad y tu reglamento. Si los tienes en Word, sirven tal cual: se pegan.
Tus políticas por escrito: hasta cuándo se cancela, qué pasa si alguien no llega, cuánto dura un paquete.

FASE 00Antes de tocar el sistema: las decisiones

Cinco decisiones que se toman en una mesa, con papel, antes de abrir ALKEA. Sin ellas, tu studio se configura dos veces.

Cuánto lleva

Una reunión de una a dos horas con quien decide los precios y las reglas.

F00.1

Qué vendes: membresías, paquetes o los dos

Lo hace Quien decide los precios

La idea: El producto antes que la pantalla

Todo lo que un socio compra en ALKEA es un plan. Un plan puede ser una membresía —se cobra cada periodo y trae un número de clases, o ninguno si es ilimitada— o un paquete —se paga una vez y trae un número de clases con fecha de vencimiento—. Cada clase que reserva descuenta un crédito de su plan, y cada disciplina dice cuántos créditos cuesta: un Reformer puede costar dos y un Mat uno.

Qué pasa sin esto

Un catálogo decidido sobre la marcha termina con doce planes que se parecen, socios en planes que ya no vendes y un mostrador que no sabe cuál ofrecer. Y cambiar los créditos de una disciplina cuando ya hay reservas genera discusiones que nadie quiere tener.

Qué hacer

En una hoja, haz la lista de lo que vendes hoy y para cada cosa contesta: ¿se renueva sola o se paga una vez?, ¿cuántas clases trae por periodo? (vacío = ilimitada), ¿cuánto dura? y ¿sirve para todas las disciplinas o solo para algunas?

Después, por disciplina: cuántos créditos cuesta una clase. Si todas cuestan uno, déjalo así: es lo más fácil de explicar.

Y una pregunta que conviene contestar hoy: los planes que ya no vendes pero que algún socio sigue pagando. Esos también se dan de alta —escondidos—, para que esa persona entre con su precio de siempre.

Quedó bien si tienes una hoja con cada plan (precio, periodo, clases, vigencia, disciplinas) y los créditos de cada disciplina.

Lo que sale mal siempre

Copiar el catálogo tal cual está, con planes que nadie compra desde hace un año. Empezar limpio es la mejor oportunidad que vas a tener.
Poner créditos distintos por disciplina «porque sí». Cada diferencia es una pregunta en el mostrador.

F00.2

Tus reglas de reserva y cancelación

Lo hace Quien decide los precios, con quien atiende el mostrador

La idea: Reglas que se aplican solas

ALKEA aplica tus reglas igual a todos y sin discutir: con cuántos días se abre la reserva de una clase, hasta cuántos minutos antes se cierra, hasta cuántas horas antes se puede cancelar sin perder el crédito, y qué pasa si alguien cancela tarde o no llega: el crédito se consume o se devuelve.

Qué pasa sin esto

Si cancelar tarde no cuesta nada, la gente aparta «por si acaso» y la clase se ve llena en la mañana y medio vacía a la hora. Es la causa número uno del no-show.

Qué hacer

Escribe tus cinco números: días de anticipación para reservar, minutos antes en que se cierra la reserva, horas antes para cancelar a tiempo, y qué pasa con el crédito al cancelar tarde y al no llegar.

Decide también si quieres lista de espera (casi siempre sí) y cuántas semanas adelante quieres ver publicado tu horario.

Lo recomendable para empezar: se reserva con 7 días, se cancela hasta 12 horas antes, y tanto la cancelación tarde como la falta consumen el crédito.

Quedó bien si las reglas están escritas en una hoja y quien atiende el mostrador puede repetirlas sin leerla.

Lo que sale mal siempre

Poner una regla más dura de la que de verdad se va a aplicar «para asustar». El sistema sí la aplica, siempre, y la primera persona a la que le toque lo va a reclamar.

F00.3

Cómo vas a cobrar

Lo hace Quien lleva el dinero

La idea: Pasarela, mostrador y transferencia

ALKEA no cobra por ti ni toca tu dinero. Cobra de tres formas: en línea con tu propia cuenta de una pasarela —Stripe, Openpay o Mercado Pago—, que deposita a tu banco; en el mostrador (efectivo, transferencia o terminal), donde solo se registra; o por transferencia directa a tu cuenta, donde la persona sube su comprobante y tú lo confirmas.

Las tres diferencias que importan: Stripe y Mercado Pago renuevan solas; Openpay también, si capturas su clave pública. Y solo Mercado Pago ofrece pagar en OXXO o por SPEI.

Qué pasa sin esto

Abrir la cuenta de la pasarela tarda días —piden documentos y verifican tu cuenta—. Si se decide en la semana 2, el arranque se retrasa esperando una verificación que pudo empezar hoy.

Qué hacer

Elige tu pasarela y abre hoy la cuenta de empresa si no la tienes. Pide a quien la administra que te deje a mano dos llaves: la secreta y la pública.

Decide si vas a aceptar transferencias directas a tu cuenta y, si sí, ten a mano banco, titular y CLABE.

Y decide quién en tu equipo puede cobrar. Si además contratas los permisos por acción, cobrar y devolver se reparten por separado, y conviene que devolver lo tenga poca gente.

Quedó bien si la cuenta de tu pasarela está abierta o en verificación, y sabes quién cobra y quién devuelve.

Lo que sale mal siempre

Pensar que ALKEA «tiene» una pasarela. El dinero va a TU cuenta, así que la cuenta tiene que estar a TU nombre.

F00.4

Quién hace qué en tu equipo

Lo hace Quien dirige

La idea: Una cuenta por persona

En ALKEA cada persona entra con su propio correo. Hay un solo administrador —el que cambia ajustes y reparte accesos—; el resto es staff, con las secciones que le toquen. Los instructores tienen su propia área: ven sus clases y pasan lista, y no ven clientes ni dinero.

Qué pasa sin esto

Con una cuenta compartida la bitácora dice que «Recepción» cobró, devolvió y borró, y nadie sabe quién fue. Y el día que alguien se va, hay que cambiarle la contraseña a todos.

Qué hacer

Haz la lista de quién va a usar el sistema y con qué papel: administrador (uno), staff de mostrador o coordinación, y instructores.

Para cada persona del staff, marca a qué llega: Clientes, Agenda, Cobros, Finanzas… Si dudas, empieza con menos: ampliar es un clic.

Y nombra a quien implementa: la persona que va a seguir esta guía y que va a estar en las llamadas de seguimiento. Una implementación sin responsable avanza lo que avance la semana más ocupada.

Quedó bien si tienes la lista de personas con su correo, su papel y sus secciones, y un responsable de la implementación.

F00.5

Cómo te cambias de tu sistema actual

Lo hace Quien dirige, con quien implementa

La idea: El día del corte

Se importan tus clientes y sus planes vigentes; la historia de años anteriores —asistencias, pagos viejos— se queda en tu sistema anterior. El cambio se hace un día concreto, el día de arranque: desde ese día todo se registra en ALKEA y el sistema viejo queda solo para consulta.

Qué pasa sin esto

Si los dos sistemas conviven «unas semanas», cada cobro se captura dos veces o en el que no era, y al final del mes ninguno de los dos cuadra.

Qué hacer

Elige el día de arranque: de preferencia un inicio de semana tranquilo, nunca un día de cobro masivo.

Pide a tu sistema actual, o a quien lo lleva, la exportación a Excel de tus socios y de sus planes vigentes con su vencimiento y las clases que les quedan.

Quedó bien si hay fecha de arranque en el calendario y la exportación de tus clientes ya está pedida.

Lo que sale mal siempre

Arrancar el día 1 del mes, que es cuando más se cobra. Si algo falla, falla con todo el mundo en el mostrador.

La fase 00 está cerrada cuando

Está decidido qué se vende, a qué precio y con qué reglas.
La cuenta de la pasarela está abierta o en verificación.
Hay lista de personas con su papel, y un responsable de la implementación.
Hay día de arranque, y la exportación de clientes está pedida.

FASE 01ALKEA da de alta tu cuenta

Tu studio existe en ALKEA, con su dirección, su administrador y los módulos de tu paquete prendidos.

Antes de empezar

La fase 0 hecha: sobre todo, qué vendes y quién será el administrador.

Cuánto lleva

El mismo día de la reunión de arranque.

F01.1

Tu dirección y tu administrador

Lo hace ALKEA

La idea: Una plataforma, muchos negocios

ALKEA Studio es una sola plataforma donde cada negocio tiene su espacio aislado: nadie de otro negocio ve tus datos, ni tú los suyos. Tu espacio tiene una dirección —el nombre corto con el que abre tu sitio, como «olivo.studio.alkea.mx»— y un administrador, que eres tú o quien dirija el studio.

Qué pasa sin esto

El administrador es la única cuenta que puede devolverle el acceso a los demás. Si queda a nombre de alguien que se va, la cuenta se queda sin dueño.

Qué hacer

ALKEA crea tu espacio con el nombre de tu studio, la dirección corta y el correo de tu administrador. Elige la dirección pensando en que la vas a imprimir: corta, sin acentos y fácil de dictar por teléfono.

Si quieres tu propio dominio —«reservas.tunegocio.com»—, se pide aquí: es una instalación aparte y se acuerda con ALKEA.

Plataforma

Studios

2 reales activos · 7 demos

Studio	Contrato	Clientes
Aurora · /aurora	En implementación	0
Vitta · /vitta	Al corriente	8

Cambiar la dirección después rompe todas las ligas que ya compartiste: el enlace de tu Instagram, el QR impreso, los mensajes de WhatsApp. Elígela una vez y bien.

Quedó bien si te llegó el correo de acceso y la dirección es la que acordaron.

F01.2

Los módulos de tu paquete

Lo hace ALKEA

La idea: Lo que no tienes, no lo ves

ALKEA está hecho de módulos: piezas que se prenden por negocio. Lo que no está prendido no aparece en el menú, ni en los formularios, ni en los reportes —y no se puede abrir aunque se escriba la dirección a mano—. Prender uno después no borra ni mueve nada de lo que ya cargaste.

Qué pasa sin esto

Un menú lleno de secciones que no usas confunde a tu equipo y le hace creer al cliente que el sistema es más complicado de lo que es.

Qué hacer

Para un studio de clases, el paquete base trae: Clases presenciales, Instructores, Portal del socio, Cobros en línea, Avisos al socio, Prospectos y retención, Métricas, Equipo, Tu marca.

Se suman si los necesitas: Clases en vivo, Videoteca, Tablero financiero, Sitio público, Sucursales, Documentos, Campañas, Asistente de IA, Tienda, Pago a instructores, Certificados de regalo, Desarrolladores (API y avisos), Conexiones con IA. El detalle de cada uno está al principio de esta guía.

Algunos dependen de otro y por eso se prenden juntos: las Clases en vivo usan el mismo horario que las presenciales, y el HTML libre necesita el Sitio público.

Panel

Hola, Dirección

Así va tu studio hoy.

Clientes activos243 altas este mes

Clases de hoy641 lugares reservados

Suscripciones21$32,400 al mes

Quedó bien si en tu menú aparecen las secciones de tu paquete y ninguna más.

Lo que sale mal siempre

Pedir «todo prendido por si acaso». Cada sección de más es una pregunta de más en el mostrador.

F01.3

Tus topes

Lo hace ALKEA

La idea: El tamaño de tu plan

Tu plan con ALKEA puede tener topes: cuántos socios, instructores, salas o personas de equipo caben. Están en Tu studio › Tu plan, junto con lo que incluye y tus pagos a ALKEA.

Qué pasa sin esto

Llegar al tope a media importación detiene la carga. Saberlo antes evita la sorpresa.

Qué hacer

Revisa con ALKEA que los topes alcancen para lo que vas a importar y lo que esperas crecer el primer año. Si un día llegas a uno, la pantalla te lo dice antes de dejarte llenar el formulario: no se pierde nada.

Y una aclaración que evita confusiones: Tu plan es lo que tú le pagas a ALKEA. Lo que tú les cobras a tus socios vive en Cobros y Finanzas, y son dos cosas que nunca se mezclan.

Quedó bien si los topes alcanzan para tus socios de hoy con margen.

F01.4

Tu primera entrada

Pantalla La dirección de tu studioLo hace El administrador

Qué hacer

Entra con tu correo y la contraseña que te dio ALKEA. Si es temporal, el sistema te pide cambiarla al entrar: elige una que no uses en ningún otro sitio.

Recorre el menú de arriba abajo una vez, sin tocar nada. Está ordenado de lo que se usa todos los días (arriba) a lo que se configura una vez (abajo), y leerlo así ya enseña cómo funciona el negocio en el sistema.

Abajo del todo están Manuales —cómo se usa cada pantalla, paso a paso— y esta Guía de implementación.

Si tu cuenta se activó antes de que aceptaras las condiciones del servicio, verás arriba el aviso Acepta las condiciones del servicio. Revisar y aceptar enseña quién presta el servicio, las condiciones de tu contrato y los tres documentos, con una casilla por cada uno; lo acepta el administrador y el comprobante queda en Ajustes › Contrato.

tustudio.com/acceso

Bienvenido de vuelta

Correotu@studio.com

Contraseña••••••••

Entrar

Quedó bien si entraste, cambiaste la contraseña y encontraste Manuales.

La fase 01 está cerrada cuando

La dirección está acordada y el administrador entró.
El menú enseña los módulos del paquete.
Los topes alcanzan para lo que se va a importar.

FASE 02Tus datos, tu seguridad y tu correo

Tu studio tiene su nombre, su zona horaria y su moneda; tu cuenta está protegida; y los correos salen con tu remitente.

Antes de empezar

Haber entrado como administrador (fase 1).
Los datos SMTP de tu correo, si ya los tienes.

Cuánto lleva

Una hora, más lo que tarde tu proveedor en darte los datos del correo.

F02.1

Los datos de tu studio

Pantalla Tu studio › Ajustes › StudioLo hace El administrador

La idea: Zona horaria y moneda

La zona horaria decide a qué hora sale cada recordatorio, a qué hora «empieza» un día en tus reportes y qué ve tu socio cuando reserva. La moneda es la de todos tus precios y reportes.

Qué pasa sin esto

Con la zona equivocada, el recordatorio de la clase de las 7 sale a la 1 de la mañana y el reporte de «septiembre» empieza el 31 de agosto por la tarde.

Qué hacer

Llena Nombre —como lo ven tus socios, no la razón social—, Correo de contacto, Teléfono, Zona horaria y Moneda.

El teléfono y el correo de contacto son los que el sistema ofrece cuando un socio necesita hablar contigo —por ejemplo, para inscribirse a un curso que solo se cobra en el mostrador—, así que pon los que de verdad contestan.

Quedó bien si la hora que enseña tu Panel es la de tu reloj.

Lo que sale mal siempre

Dejar la zona horaria por omisión cuando tu negocio está en otro huso (Cancún, Tijuana, Hermosillo).

F02.2

La verificación en dos pasos

Pantalla Tu studio › Ajustes › SeguridadLo hace El administrador

La idea: Una contraseña ya no basta

Con la verificación en dos pasos, para entrar a tu cuenta hace falta tu contraseña y un código de seis dígitos que cambia cada 30 segundos en tu teléfono. Sirve cualquier app de autenticación —Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy, 1Password—, y funciona sin internet.

Qué pasa sin esto

Tu cuenta de administrador llega a todos tus socios con sus teléfonos, a los cobros y a la configuración. Las contraseñas se filtran —casi siempre por otro sitio donde se usó la misma—, y con la tuya alguien podría entrar a todo eso.

Qué hacer

Elige Con una app de autenticación, escanea el código QR con la app de tu teléfono y escribe el número que te muestra para encenderla.

Te dará diez códigos de respaldo: es la única vez que los vas a ver. Imprímelos o guárdalos donde guardas tus contraseñas. Cada uno te deja entrar una vez si pierdes el teléfono.

En esta misma pantalla puedes exigírsela también a tu staff. Decídelo cuando des de alta a tu equipo (fase 12).

Ajustes · Seguridad

CorreoSeguridadStudio

Verificación en dos pasos

Un código además de tu contraseña

Con una app de autenticación

Google, Authy, 1Password… la que ya uses

Con un código por correo

Más lento, pero no instalas nada

Quedó bien si al cerrar sesión y volver a entrar, te pide el código.

Lo que sale mal siempre

No guardar los códigos de respaldo. Sin ellos y sin teléfono, la única salida es que ALKEA te apague la verificación desde el servidor.

F02.3

Tu correo de salida

Pantalla Tu studio › Ajustes › CorreoLo hace El administrador, con quien te administra el correo

La idea: Correos con tu nombre

ALKEA manda correos en tu nombre: recordatorios, comprobantes, contraseñas, avisos de cobro. Para que salgan desde tu dominio —«hola@tustudio.com»— se capturan los datos SMTP de tu correo: el servidor, el puerto, el usuario y la contraseña con los que tu proveedor deja enviar.

Sin ellos no sale ningún correo: ALKEA no manda los correos de tu negocio desde un servidor ajeno. Los avisos siguen llegando al portal de cada quien y como notificación en su teléfono, pero los recordatorios por correo, los comprobantes, las contraseñas de tu equipo y de tus instructores y el código de dos pasos esperan a que lo configures.

Qué pasa sin esto

Al dar de alta a tu equipo, el correo con su contraseña no sale y cada quien se queda esperando. Y casi todos los proveedores tienen un tope de envíos por hora: pasarse no manda «algunos menos», bloquea la cuenta y deja de salir todo.

Qué hacer

Captura el servidor SMTP, el puerto, el usuario, la contraseña y el remitente (el nombre y el correo que verán tus clientes).

En límites, escribe el tope por hora y por día de tu proveedor. ALKEA pone los correos en fila y los va sacando a ese ritmo, cada minuto.

Al terminar, manda un correo de prueba a tu propia dirección. Si algo está mal, el error del servidor se ve tal cual: un puerto o una contraseña equivocada se descubre en ese momento y no el día que tu equipo espera su acceso.

Ajustes · Correo

Conecta tu correo

¿Cómo mandas?Relé de tu proveedor

ProveedorGoogle Workspace

Servidor del relésmtp-relay.gmail.com

Puerto587 · TLS

Mandar correo de prueba

Quedó bien si te llegó el correo de prueba, con tu remitente, y no cayó en spam.

Lo que sale mal siempre

Usar un correo personal de Gmail u Outlook: tienen topes bajos y ensucian tu imagen. Usa el de tu dominio.
No declarar el tope del proveedor «porque nunca mandamos tanto». El día del arranque se mandan cientos de accesos de golpe.

La fase 02 está cerrada cuando

Nombre, zona horaria y moneda capturados.
La verificación en dos pasos del administrador encendida, con los códigos de respaldo guardados.
El correo de prueba llegó con tu remitente.

FASE 03Tu marca

El panel, el portal de tus socios, tus correos y tu sitio llevan tus colores, tu tipografía y tu logotipo.

Antes de empezar

Tu logotipo en PNG con fondo transparente, y la versión para fondo oscuro si la tienes.

Cuánto lleva

Media hora para algo bueno; una tarde si quieres afinarlo todo.

F03.1

Empieza con una plantilla

Pantalla Tu studio › Ajustes › MarcaLo hace El administrador, o quien lleve tu imagen

La idea: Tu marca, no la nuestra

Tus socios nunca ven «ALKEA»: ven tu studio. Los mismos colores y tipografías se usan en el panel de tu equipo, en el portal, en los correos que salen, en los archivos de Excel que exportas y hasta en los manuales impresos.

Qué pasa sin esto

Un portal con colores genéricos se siente ajeno, y el socio desconfía justo en el momento en que va a teclear su tarjeta.

Qué hacer

Arriba están las plantillas. Para tu studio, prueba Energía fitness: un clic llena toda la marca, en claro y en oscuro. Después cambia lo tuyo: color principal, acento y tipografías en Identidad.

No hace falta llenar todo. Casi todos los colores empiezan vacíos, lo que significa que siguen al tema y se derivan solos de tu fondo y tu color principal. Con el color principal, el fondo y el estilo del menú, la mayoría de los negocios ya se ve como quiere.

Ajustes · Marca

Menú lateral

El menú del panel del studio

EstiloOscuro

Sección activa#C6F432

FondoDel tema

TextoDel tema

Quedó bien si la vista previa de la derecha —panel, portal en teléfono, acceso, sitio y correo— se ve como tu marca.

F03.2

Logotipos e imágenes

Pantalla Tu studio › Ajustes › Marca › ImágenesLo hace El administrador, o quien lleve tu imagen

Qué hacer

Sube tu logotipo, el logotipo para fondos oscuros, el ícono (el que se ve en la pestaña del navegador y al instalar la aplicación) y la imagen de la pantalla de acceso. Se aceptan JPG, PNG y WebP.

En Pantalla de acceso eliges si la foto va a un lado o de fondo completo, y qué tan oscuro es el velo sobre ella. En Portal del cliente puedes poner las secciones en una barra inferior en el teléfono, como una aplicación.

Quedó bien si cambiando la vista previa a oscuro, tu logotipo se sigue viendo.

Lo que sale mal siempre

Subir solo el logotipo oscuro. Sobre un menú o un fondo oscuro desaparece: sube también la versión clara.
Una foto de acceso con el rostro justo donde va el formulario. Mira la vista previa en teléfono antes de guardar.

F03.3

El modo claro u oscuro, y el contraste

Pantalla Tu studio › Ajustes › Marca › IdentidadLo hace El administrador

La idea: Que se lea

Cada persona —tu equipo, tus instructores y tus socios— puede elegir desde su menú verlo claro, oscuro o como su teléfono. Tú eliges el modo por omisión, el que ve quien no ha elegido. Si un texto no se va a leer bien sobre su fondo, la sección se marca con «contraste» y te dice la medida.

Qué pasa sin esto

Un botón con letra clara sobre fondo claro es un botón que nadie encuentra. Y en una pantalla de pago, eso es una venta perdida.

Qué hacer

Elige el Modo por omisión del studio. Revisa que ninguna sección diga «contraste»: lo recomendable es 4.5:1 o más.

Presiona Guardar cambios. Hasta ese momento nadie ve nada de lo que hiciste; Descartar lo deja todo como estaba.

Quedó bien si abriste tu portal en el teléfono y Tu studio se ve como tú.

La fase 03 está cerrada cuando

La marca está guardada.
El logotipo se ve en claro y en oscuro.
Ninguna sección marca «contraste».

FASE 04Tus sedes

Si tu studio tiene más de un local, cada uno tiene su dirección, su color y su zona horaria.

Fase opcional. Sáltala si tu studio tiene un solo local: sin el módulo de sucursales el sistema no enseña selector, ni columna, ni filtro de sede.

Antes de empezar

El nombre, la dirección y el teléfono de cada local.

Cuánto lleva

Quince minutos.

F04.1

Da de alta tus sedes

Pantalla Tu studio › SucursalesLo hace El administrador

La idea: Un negocio, varios locales

Cada sede tiene su horario, sus salas y su equipo, y el socio tiene una sede de casa —donde se inscribió—. Su plan puede servir en todas o solo en algunas: eso se decide en el plan, y el socio lo ve antes de pagar.

Qué pasa sin esto

Sin sedes, la recepción de un local ve a quien está llegando al otro, y los reportes no pueden decir cuál de los dos va mejor.

Qué hacer

Nueva sucursal por cada local: nombre, dirección, teléfono y color. El color no es adorno: es como se distingue una sede de la otra de un vistazo en las listas y en los reportes; elige dos que no se parezcan.

La zona horaria solo se llena si esa sede está en otro huso; vacía toma la de tu negocio.

Sucursales

Cada sede con su gente y sus números

Sucursal	Salas	Clientes
Polanco	2	180
Satélite	1	120

Quedó bien si arriba de Agenda, Clientes y Métricas aparece el selector de sucursal con tus sedes.

F04.2

Sede no es lo mismo que sala

Lo hace El administrador

Qué hacer

La sucursal es el local; la sala es lo que hay adentro. Cuando des de alta salas en la fase 6, cada una dirá a qué sede pertenece.

Y cuando des de alta a tu equipo (fase 12), marcarás en qué sedes trabaja cada quien: solo verá lo de esas. Sin marcar ninguna, las ve todas, que es lo que corresponde a dirección y contabilidad.

Lo que sale mal siempre

Prender las sedes cuando ya está todo capturado. Lo que ya existía queda «Sin sede» y hay que acomodarlo a mano.

La fase 04 está cerrada cuando

Cada local está dado de alta con su color.
El selector de sucursal aparece en Agenda y en Clientes.

FASE 05Tus instructores

Cada instructor está en el directorio con su foto, su biografía y su color, listo para asignarle clases.

Antes de empezar

Nombre, correo, teléfono, foto y dos líneas de cada instructor.

Cuánto lleva

Cinco minutos por instructor.

F05.1

Da de alta a cada instructor

Pantalla Lo que ofreces › InstructoresLo hace El administrador

La idea: El directorio de instructores

En el menú se llama Instructores. Cada ficha es una persona que da clases: su nombre es como aparece en el horario, su foto y su biografía salen en tu sitio y en el portal, y su color sirve para distinguir su trabajo en la agenda.

Estar en el directorio no le da acceso al sistema. La cuenta para entrar se le da aparte, con un botón, en la fase 12.

Qué pasa sin esto

Sin instructores no se puede armar el horario: cada línea dice quién da la clase.

Qué hacer

Nuevo instructor por cada instructor: Nombre —como lo conocen tus socios—, Correo, Teléfono, Foto, Biografía, Especialidades y Color.

La biografía no es un currículum. Funciona mejor una frase que diga cómo da clase —«corrige postura antes que cargar resorte»— que una lista de certificaciones.

El correo es importante aunque todavía no le des acceso: es con el que entrará después.

Quedó bien si cada instructor aparece en la lista con su foto y su correo.

Lo que sale mal siempre

Darle cuenta a cada instructor hoy. El acceso es la fase 12, y quien solo cubre una sustitución probablemente no necesita cuenta nunca: está en el directorio para poder ponerlo en su clase, no para entrar al sistema.

La fase 05 está cerrada cuando

Cada instructor está en el directorio con correo, foto y color.

FASE 06Lo que ofreces: salas y disciplinas

Cada sala con su cupo físico y cada disciplina con su duración, su cupo, sus créditos y su color.

Antes de empezar

Tus instructores en el directorio (fase 5).
Si tienes varias sedes, las sedes dadas de alta (fase 4).
Tu hoja de la fase 0 con disciplinas y créditos.

Cuánto lleva

Una hora.

F06.1

Tus salas, con su cupo real

Pantalla Lo que ofreces › Clases › SalasLo hace El administrador

La idea: La sala y su cupo

Una sala es el espacio donde se da la clase. Su cupo máximo es el físico —cuántos reformers, cuántas bicis, cuántos tapetes caben— y ninguna clase en esa sala podrá tener más. El sistema tampoco deja poner dos clases en la misma sala a la misma hora.

Qué pasa sin esto

Sin cupo físico, alguien puede subir el cupo de una clase «para que quepa uno más» y llegan once personas a una sala de diez reformers.

Qué hacer

Nueva sala por cada espacio: nombre, cupo máximo y, si tienes sedes, a cuál pertenece.

Clases

Tipos de clase

Cada uno con su duración, cupo y costo en créditos

Clase	Duración	Cupo	Créditos
Pilates Reformer	50 min	10	1
Aeroyoga	60 min	6	2
Yoga	60 min	12	1

Quedó bien si cada sala está dado de alta con su cupo físico.

F06.2

Tus disciplinas (tipos de clase)

Pantalla Lo que ofreces › Clases › Tipos de claseLo hace El administrador

La idea: El tipo de clase

El tipo de clase es la disciplina —Reformer, Barre, Cycling— y lleva lo que no cambia de una clase a otra: la duración, el cupo, cuántos créditos cuesta y su color. El horario después solo dirá el día, la hora, la sala y el instructor. Así, si un día cambias el cupo del Reformer, cambia en todas sus clases.

Qué pasa sin esto

Sin tipos, cada línea del horario repetiría duración, cupo y créditos, y el día que cambies uno habría que tocarlas todas, a mano.

Qué hacer

Nuevo tipo por cada disciplina: Nombre, Descripción (lo que lee el socio antes de reservar), Nivel, Duración, Cupo, Créditos y Color. Si tienes clases en vivo, la Modalidad «En vivo» es la de las que se dan por videollamada.

Los créditos son los que decidiste en la fase 0. Si todas tus clases cuestan uno, deja uno en todas.

Quedó bien si cada disciplina tiene su duración, cupo, créditos y color.

Lo que sale mal siempre

Crear un tipo por horario («Reformer 7am», «Reformer 9am»). El tipo es la disciplina; la hora va en el horario.

F06.9

Tu videoteca

Si tienes Videoteca

Pantalla Tu studio › Ajustes › Video, y Lo que ofreces › ProgramasLo hace El administrador

La idea: Video atado al plan

Los videos viven en tu proveedor —Vimeo, Bunny, Cloudflare o YouTube— y ALKEA los sirve solo a quien su plan los alcanza. Un programa agrupa videos en secciones («Semana 1», «Calentamiento»). Cada proveedor protege distinto, y la pantalla lo dice: un video «no listado» de YouTube no es privado, quien tenga el enlace lo abre.

Qué pasa sin esto

Vender acceso a videos que cualquiera con el enlace puede ver es regalarlos.

Qué hacer

En Ajustes › Video, conecta tu proveedor pegando sus credenciales: se prueban antes de guardarse.

En Programas › Nuevo, crea el contenedor (nombre, portada, nivel), y dentro Traer videos. Agrúpalos en secciones, ordénalos y publica. En borrador nadie lo ve.

Qué protege cada uno

Proveedor	Protección	Lista tu biblioteca
Vimeo	Con plan Pro o mayor, sólo se abre desde tu dominio	Sí, con carpetas
Bunny Stream	Firma cada reproducción; el enlace caduca	Sí, con carpetas
Cloudflare Stream	Tu dominio y enlace firmado: la más completa	Sí
YouTube (no listado)	Ninguna: quien tenga el enlace lo abre	No, se pega cada URL

Quedó bien si un programa publicado aparece en el portal de alguien cuyo plan lo incluye.

La fase 06 está cerrada cuando

Cada sala tiene su cupo físico.
Cada disciplina tiene duración, cupo, créditos y color.

FASE 07Tu horario y tus reglas de reserva

La semana está publicada con su cupo, las reglas de reserva se aplican solas y los talleres tienen sus fechas.

Antes de empezar

Salas, disciplinas e instructores (fases 5 y 6).

Cuánto lleva

Una a dos horas para un horario de cuarenta clases.

F07.1

Tus reglas de reserva y cancelación

Pantalla Tu studio › Ajustes › ReservasLo hace El administrador

La idea: La ventana de reserva

Aquí van los números de la fase 0. Se abren con (días de anticipación) dice cuándo se puede reservar una clase; Se cierran (minutos antes), hasta cuándo. Lista de espera forma a la gente cuando una clase se llena. Cuántos días adelante se publica el horario dice hasta dónde se ven las clases.

En Cancelaciones: Se puede cancelar hasta (horas antes), y qué pasa con el crédito si cancela después y si no se presenta: se consume o se devuelve.

Qué pasa sin esto

Con la reserva abierta un mes antes, los socios de siempre se quedan con todos los lugares del mes y el nuevo nunca alcanza. Con la cancelación tarde gratis, la gente aparta «por si acaso».

Qué hacer

Captura tus números. Si dudas, empieza con: se abren con 7 días, se cierran 0 minutos antes (hasta que empieza), lista de espera prendida, horario publicado 28 días adelante; cancelación hasta 12 horas antes, y tanto la cancelación tarde como la falta consumen el crédito.

Quedó bien si en el portal, un socio ve junto a la fecha hasta cuándo puede cancelar.

Lo que sale mal siempre

Poner el horario publicado a 180 días «para que se vea lleno». Cada clase publicada es una clase que habrá que mover si cambias el horario.

F07.2

El horario de la semana

Pantalla Lo que ofreces › Clases › Horario › Agregar al horarioLo hace El administrador o la coordinación

La idea: Una línea que se repite

Cada línea del horario dice este día, a esta hora, esta clase, con este instructor, en esta sala, y se repite cada semana sola. La duración y el cupo se pueden dejar vacíos: los toma del tipo de clase.

Qué pasa sin esto

Capturar clase por clase es rehacer la semana cada semana, y el día que alguien lo olvide no hay qué reservar.

Qué hacer

Agregar al horario por cada clase de tu semana: Día, Hora, Tipo de clase, Instructor y Sala. Deja vacíos la duración y el cupo si son los del tipo.

Captúralo de tu horario impreso, de lunes a domingo. Al terminar, abre la Agenda: la semana ya está llena.

Agenda

Las clases de la semana, con su cupo

Lun

07:00Pilates

19:00Pilates

Mar

08:00Yoga

19:00Barre

Mié

07:00Pilates

20:00ELDOA

Jue

08:00Aeroyoga

Quedó bien si la Agenda enseña la semana completa, y la siguiente también, sin haberla tocado.

Lo que sale mal siempre

Intentar «publicar» la semana. No hace falta: al abrir la Agenda se crean solas las clases que faltaban hacia adelante.
Bajar después el cupo de una clase por debajo de la gente ya anotada. El sistema no lo permite, y está bien.

F07.3

Clases sueltas, cambios de horario y el color

Pantalla AgendaLo hace El administrador o la coordinación

Qué hacer

Para algo de una sola vez —un taller, una sustitución— usa Agenda › Clase suelta: no entra al horario y no se repite.

Si cambias el día o la hora de una línea del horario, las clases futuras que ya tienen gente se mueven y a cada persona le llega un aviso para decidir si se queda o suelta su lugar.

El color de cada clase sale de su tipo; una línea del horario o una clase suelta pueden llevar el suyo en Color de este cuadro. Gana lo más particular.

La fase 07 está cerrada cuando

Las reglas de reserva y cancelación están capturadas.
La Agenda enseña tu semana completa y la siguiente.

FASE 08Lo que vendes: membresías y paquetes

Cada membresía y cada paquete existe con su precio, sus clases y sus reglas, y se ve en el portal solo lo que quieres vender.

Antes de empezar

Las disciplinas (fase 6): el plan dice cuáles incluye.
Las sedes, si tienes (fase 4): el plan dice en cuáles sirve.

Cuánto lleva

Media hora a una hora.

F08.1

Tus membresías y paquetes

Pantalla Cobranza › Planes › Nuevo planLo hace Quien decide los precios

La idea: El plan

Un plan tiene nombre, precio y cada cuándo se cobra (o pago único). Clases presenciales es cuántas clases trae por periodo: vacío significa ilimitadas, y es la diferencia entre vender un paquete y vender una membresía. Puedes limitar las disciplinas que incluye —sin marcar ninguna, alcanza todas— y, con sedes, en cuáles sirve.

Qué pasa sin esto

Sin planes no hay qué venderle al primer socio, y sin plan vigente nadie puede reservar: el sistema solo deja anotar a quien tiene con qué pagar la clase.

Qué hacer

Nuevo plan por cada renglón de tu hoja de la fase 0: nombre, precio, periodicidad, Clases presenciales (vacío = ilimitada), vigencia si es paquete, disciplinas y sedes.

En un paquete puedes prender La vigencia empieza con la primera clase: al comprarlo no corre nada y sus días cuentan desde la primera clase que reserve. Sirve para el paquete de regalo o de temporada que no se estrena el mismo día.

Sube una imagen de fondo mirando la vista previa: es la tarjeta que el socio ve al elegir.

Decide si se ve en el portal: un plan visible lo puede comprar el socio solo y sale en tu sitio; uno escondido sirve para asignarlo a mano o cobrarlo por enlace —convenios, precios especiales— sin publicarlo.

Planes

Nuevo plan

NombreMensual

Precio1,400

PeriodicidadMensual

Clases presenciales8

Incluye toda la videotecaPlan activo

Quedó bien si cada plan de tu hoja existe, y en el portal se ven solo los que quieres vender.

Lo que sale mal siempre

Dejar «visible» un plan de convenio «un ratito» mientras alguien lo compra. Así se publican los descuentos que eran para uno: usa el enlace de pago.
Poner número de clases en una membresía que vendes como ilimitada.

F08.2

Un plan de prueba, escondido

Pantalla Cobranza › PlanesLo hace El administrador

Qué hacer

Crea un plan escondido de precio mínimo —«Prueba interna, $10»— con una clase. Lo vas a usar en la fase 9 para hacer un cobro real con tu propia tarjeta y en el ensayo general (fase 14). Al arrancar, lo desactivas.

Quedó bien si el plan existe y NO aparece en el portal.

F08.3

Cupones (si haces promociones)

Si tienes Cobros en línea

Pantalla Cobranza › Cupones › Nuevo cupónLo hace Quien decide los precios

La idea: El cupón

Un cupón es un código que baja el precio de un plan: porcentaje o monto fijo, para todos los planes o algunos, con un máximo de usos en total («los primeros 100») y un máximo por cliente. Puede ser solo para primera compra y solo de mostrador (que el cliente no lo pueda escribir).

Qué pasa sin esto

Un descuento sin tope ni registro no se puede medir: no sabes si la promoción trajo ventas o solo regaló dinero a quien ya iba a comprar.

Qué hacer

Si tienes una promoción de bienvenida o de temporada, créala aquí. Para cada una decide los topes y si es solo para primera compra.

Ojo con las renovaciones: un cupón que no dura para siempre no se combina con renovación automática, porque la pasarela dejaría el precio con descuento en todos los cargos. El sistema lo avisa antes de cobrar.

Cupones · Nuevo

Nuevo cupón

CódigoVERANO25

NombreCampaña de verano

TipoPorcentaje

Porcentaje25

Máximo de usos100

Máximo por cliente1

En cuanto un cupón tiene un uso, su código, su tipo y su valor quedan fijos. Revisa antes de compartirlo.

Quedó bien si al escribir el código en el portal, el total cambia.

La fase 08 está cerrada cuando

Cada plan existe con precio, periodicidad, clases y disciplinas.
El plan de prueba escondido existe.

FASE 09Cobrar

Las membresías se cobran solas, el mostrador sabe cobrar y mandar un enlace, y un cobro de verdad ya pasó de punta a punta.

Antes de empezar

Tu cuenta de pasarela verificada, con sus dos llaves.
Los planes, incluido el de prueba escondido (fase 8).

Cuánto lleva

Una a dos horas, sin contar la verificación de la pasarela.

F09.1

Conecta tu pasarela

Pantalla Cobranza › Cobros › Pasarelas › ConectarLo hace El administrador, con las llaves a la mano

La idea: La pasarela

La pasarela —Stripe, Openpay o Mercado Pago— es la empresa que cobra la tarjeta y deposita en tu cuenta. ALKEA se conecta a tu cuenta con dos llaves: la secreta (para cobrar) y la pública (para que el formulario de la tarjeta aparezca dentro de tu portal, con tu marca). La tarjeta viaja del teléfono de tu cliente a la pasarela: nunca pasa por ALKEA.

Qué pasa sin esto

Sin la llave pública el cliente teclea su tarjeta en la página del proveedor y no en la tuya; y con Openpay, además, el plan no puede renovarse solo.

Qué hacer

Conectar, elige tu pasarela y pega la llave secreta. Se prueba contra el proveedor antes de guardarse: si está mal, te lo dice y no guarda nada.

Captura también la llave pública: empieza con «pk_», o con «APP_USR-» en Mercado Pago. La tarjeta de la pasarela te dice siempre dónde teclea la tarjeta tu cliente: si dice «sin salir de tu sitio», quedó bien.

Si conectas más de una, marca la por defecto: es la que se le ofrece a tu cliente.

Cobros · Pasarelas

Conectada con clave pública

Tus clientes pagan con su tarjeta sin salir de tu sitio.

Conectada sin clave pública

Tus clientes pagan en la página de la pasarela. Para que lo hagan en tu sitio, agrega la clave pública en Cambiar llaves.

Quedó bien si la tarjeta de tu pasarela dice que tus clientes pagan sin salir de tu sitio.

Lo que sale mal siempre

Pegar la llave SECRETA en el campo de la pública. El sistema la rechaza, y es por algo: la pública viaja al navegador de cualquiera que abra tu página de cobro.
Conectar las llaves de prueba de la pasarela y arrancar con ellas. Ningún cobro de verdad pasaría.

F09.2

La URL de avisos, en el panel de tu pasarela

Pantalla Cobranza › Cobros › Pasarelas, y el panel de tu proveedorLo hace El administrador

La idea: Cómo se entera ALKEA de un pago

Cuando tu cliente paga, la pasarela le avisa a ALKEA mandando un mensaje a una dirección —el «webhook»—. Ese aviso es lo que activa el plan o confirma la cita, aunque el cliente cierre la pestaña antes de terminar.

Qué pasa sin esto

Sin la URL de avisos el cliente paga, el dinero entra a tu cuenta… y su plan no se activa solo. Tendrías que activarlo a mano cada vez, y el cliente llega al mostrador con su comprobante.

Qué hacer

Cada pasarela conectada muestra una URL de avisos. Cópiala y pégala en el panel de tu proveedor, en la sección de webhooks o notificaciones.

Si no sabes dónde, quien administra tu cuenta de la pasarela lo encuentra en dos minutos con esa palabra.

Quedó bien si en el panel de tu proveedor aparece la URL de ALKEA como destino de notificaciones.

Lo que sale mal siempre

Dejarlo «para después». Es el paso que más se olvida y el único que hace que todo lo demás parezca roto.

F09.3

Un cobro de verdad, con tu tarjeta

Pantalla Tu portal, con un cliente de pruebaLo hace El administrador

Qué hacer

Da de alta un socio de prueba con un correo tuyo, dale acceso al portal y compra el plan de prueba de la fase 8 con tu propia tarjeta.

Comprueba tres cosas: que el cobro aparece Pagado en Cobros, que el plan quedó activo, y que te llegó el comprobante por correo.

Después, devuélvelo desde Cobros (los tres puntos › Devolver) con el interruptor de la pasarela prendido: así pruebas también la devolución.

Quedó bien si el cobro entró, activó lo que tenía que activar sin tocar nada, y la devolución llegó a tu tarjeta.

Lo que sale mal siempre

Probar solo con el botón de «registrar cobro» del mostrador. Eso no prueba la pasarela ni la URL de avisos.

F09.4

Cobrar en el mostrador y por enlace

Pantalla Cobranza › CobrosLo hace Quien cobra

La idea: Tres formas de cobrar

En el mostrador (efectivo, transferencia o terminal) el dinero ya lo recibiste y solo se registra: activa el plan igual que un pago en línea. Con un enlace de pago, ALKEA genera una dirección con el importe que le mandas por WhatsApp —con el mensaje ya escrito— o le enseñas como QR, y paga con su tarjeta desde su teléfono sin entrar a ningún lado.

Qué pasa sin esto

Sin el enlace, el cobro que se promete «luego lo pago en la app» se cae a la mitad: la persona no recuerda su contraseña, o no encuentra dónde pagar.

Qué hacer

Practica las dos con tu socio de prueba: Registrar cobro de un plan en efectivo, y Cobrar por enlace —elige el plan, cuántos días vive el enlace y ábrelo en tu teléfono—.

El precio se congela al generar el enlace, y si vence se reactiva sin cambiar la dirección: el mensaje que ya mandaste vuelve a servir.

Hola Bruno, te escribimos de Vitta Studio.

Aquí está tu enlace para pagar Mensual 8 clases: $850.00 MXN.

https://tustudio.com/pagar/1e29f69e00c6b834cfe241dc27

Queda con renovación automática: se te cobra solo cada periodo y puedes cancelarlo cuando quieras desde tu portal.

Se paga con tarjeta desde el celular y tu plan queda activo al momento. El enlace vence el 09 sep 2026.

Así le llega. El texto lo arma el sistema con los datos del enlace.

Quedó bien si pagaste un enlace desde tu teléfono y apareció en Cobros sin tocar nada.

F09.5

Transferencias directas a tu cuenta (opcional)

Pantalla Tu studio › Ajustes › Avisos › Cobrar por transferenciaLo hace El administrador

Qué hacer

Si aceptas transferencias a tu propia cuenta sin pasarela, prende Recibir transferencias directas y captura Banco, A nombre de y CLABE. Tu socio verá tus datos en su portal, transferirá y subirá su comprobante; te llega a Cobros › Por confirmar.

Subir el comprobante no activa nada, a propósito: una captura se edita o se repite. Confirma solo después de ver el dinero en tu estado de cuenta. La solicitud caduca sola a las horas que pongas (72 por omisión).

Confirmar una transferencia es cobrar: activa lo que se pagó. Por eso pide el mismo permiso que registrar un cobro.

F09.6

Cuando un cobro automático falla

Pantalla Tu studio › Ajustes › Avisos › Cuando un cobro se caeLo hace El administrador

La idea: Gracia y reintentos

Cuando una renovación no entra, el cobro queda Fallido, se le avisa a tu socio y a ti, y su plan entra en periodo de gracia: sigue reservando unos días mientras lo resuelve. Un reintento no vuelve a cobrar la tarjeta —ALKEA nunca la tuvo—: le pregunta a la pasarela cómo quedó el cobro y le insiste a la persona para que pague.

Qué pasa sin esto

Cortar en el minuto uno castiga a quien solo tiene la tarjeta vencida y te llena el mostrador de reclamos; no avisar hace que se entere el día que no puede entrar.

Qué hacer

Elige los Días de gracia (cero corta en seco), a las cuántas horas va el primer reintento —la espera se duplica cada vez— y cuántos intentos. Prende Avisarle al socio y Avisarnos a nosotros.

Lo que de verdad recupera un cobro caído es la llamada: casi siempre es una tarjeta vencida, y con el enlace de pago se resuelve mientras hablan.

Ajustes · Avisos

Cuando un cobro se cae

Cuánto tiempo le sigues sirviendo y cada cuánto se insiste

Días de gracia3

Primer reintento (h)24

Cuántos intentos3

Avisarle al socioAvisarnos a nosotros

Quedó bien si los días de gracia y los reintentos están capturados.

F09.7

Cuando alguien se cambia de plan

Pantalla Tu studio › Ajustes › Avisos › Cuando alguien se cambia de planLo hace Quien decide los precios

La idea: Lo que ya pagó y no usó

Si alguien se cambia de plan a media mensualidad, hay dos opciones: descontar lo que no usó del plan nuevo (así viene de fábrica) o cobrar el plan nuevo completo. Si se baja a uno más barato, lo que sobra le queda como saldo a favor: nunca sale dinero de tu cuenta.

Qué pasa sin esto

Cobrar completo castiga justo el movimiento que te conviene: quien quiere subir de plan a mitad de mes aprende a esperarse… o no se cambia.

Qué hacer

Elige la opción. La pantalla te enseña la consecuencia con números, los mismos que verá tu cliente: léela antes de guardar, porque es el texto que va a tener que defender tu mostrador.

Ajustes

Cuando alguien se cambia de plan

Qué pasa con lo que ya pagó y todavía no usa

Qué se hace con lo que no usóDescontarlo del plan nuevo

Si alguien con un plan de $850 se cambia a los 10 días a uno de $2,200, hoy paga $1,633 y no $2,200. Si se cambia a uno más barato, lo que sobra le queda como saldo a favor para su siguiente cobro: nunca se devuelve dinero.

La fase 09 está cerrada cuando

La pasarela está conectada con las dos llaves y su URL de avisos está en el panel del proveedor.
Un cobro real con tu tarjeta entró, activó lo suyo y se devolvió.
El mostrador practicó un cobro de mostrador y un enlace de pago.
Los días de gracia, los reintentos y la regla de cambio de plan están decididos.

FASE 10Tus avisos y tus documentos

Lo que tu studio les dice solo a tus socios está prendido, a tiempo y con tu voz; y lo que tienen que aceptar se les pide en el momento correcto.

Antes de empezar

Tu correo de salida configurado y probado (fase 2).
El horario y los planes (fases 7 y 8): los avisos hablan de ellos.
Tus textos legales a la mano.

Cuánto lleva

Una hora, más la revisión de tus textos legales.

F10.1

Qué avisos salen, y con cuánta anticipación

Pantalla Tu studio › AvisosLo hace El administrador

La idea: Avisos automáticos

ALKEA le escribe solo a tus socios por correo y como notificación en su teléfono. Cada aviso tiene su interruptor y, los que salen antes de algo, su anticipación. Solo aparecen los de lo que tienes contratado. Para tu studio, los que más pesan: el recordatorio de clase, el de subiste de la lista de espera, clase cancelada, plan por vencer y clases por vencer.

Todo aviso se guarda además en el portal aunque el correo falle: el correo es el canal secundario.

Qué pasa sin esto

Sin el aviso de lista de espera, el lugar liberado se queda vacío porque nadie se entera. Sin recordatorio, sube el no-show.

Qué hacer

Revisa la lista y deja prendidos los que quieres. Ajusta la anticipación en la unidad que se piensa: el recordatorio de clase en horas; el de plan por vencer en días.

Una línea del horario o una clase suelta pueden llevar su propia anticipación: sirve para la clase de las 6:30 de la mañana, que avisada dos horas antes sería a las 4:30.

Avisos

A tus clientes

Llegan al portal del socio y, si tiene correo, también por correo

Confirmación de reservaRecordatorio de claseRecordatorio de citaEntraste de la lista de espera

Quedó bien si tu cliente de prueba recibió el recordatorio a la hora que esperabas.

F10.2

El texto, con tu voz

Pantalla Tu studio › Avisos › Editar textoLo hace El administrador, o quien escriba tus redes

Qué hacer

Cada aviso trae un texto de fábrica que funciona. Si quieres que suene a ti, Editar texto abre un editor con el panel de variables: arrastra {{socio}} o {{clase}} al texto y al mandarse se cambian por los datos reales. Ver cómo queda lo enseña con datos de ejemplo.

Si te arrepientes, borra el texto y guarda: vuelve al de la plataforma, y a partir de ahí recibes las mejoras que le hagamos.

Avisos · Editar texto

Texto de «Recordatorio de clase»

Asunto del correoNos vemos hoy en {{clase}}, {{socio}}

Texto del avisoHola {{socio}}, te esperamos a las {{hora}}…

Ver cómo quedaGuardar

Lo que sale mal siempre

Escribir una variable que no está en el panel de ESE aviso. Se queda escrita tal cual en el correo, con sus llaves.

F10.3

Tu reglamento, tu aviso de privacidad y tu responsiva

Si tienes Documentos y aceptaciones

Pantalla Tu studio › DocumentosLo hace El administrador

La idea: Aceptación con constancia

No es subir un PDF: es poder demostrar que alguien aceptó un texto concreto en una fecha concreta. Cada documento se publica en versiones, y la aceptación queda atada a la versión que esa persona leyó. Eliges en qué momento se pide: al entrar al portal, al contratar un plan, o al reservar una disciplina concreta (la responsiva de una clase de alto impacto).

Qué pasa sin esto

Un reglamento en la pared no prueba nada. Y si cambias el texto, sin versiones no hay forma de saber quién aceptó cuál.

Qué hacer

Nuevo documento: el nombre y de qué trata. Después escribe su primera versión —pega el texto desde Word o Google Docs, o sube el PDF— y elige cuándo se pide.

Publicar lo pone a pedirse a todos a partir de ese momento. En Quién aceptó ves cada aceptación con su versión y su fecha.

Una versión publicada no se edita. Para corregirla, se publica una nueva versión, y a partir de ahí se le pide a todos otra vez.

Quedó bien si tu cliente de prueba, al entrar al portal, tuvo que aceptar el documento antes de seguir.

Lo que sale mal siempre

Publicar el borrador para «ver cómo queda». Publicado se le pide a todos en ese momento: revísalo en borrador.

La fase 10 está cerrada cuando

Los avisos que quieres están prendidos, con su anticipación.
El texto que cambiaste se revisó con «Ver cómo queda».
Tus documentos están publicados y se piden en su momento.

FASE 11Tus socios

Tus socios están en ALKEA con su plan vigente, saben entrar a su portal, y los de siempre tienen su lugar fijo.

Antes de empezar

El archivo de tus socios en Excel o CSV.
Los planes creados con el mismo nombre que trae tu archivo (fase 8).
El horario armado (fase 7): el lugar fijo se cuelga de él.
Los avisos y la marca listos (fases 3 y 10): el primer correo que reciban ya tiene que ser el tuyo.

Cuánto lleva

Medio día para importar y revisar.

F11.1

Importa a tus socios

Pantalla Personas › Clientes › ImportarLo hace Quien implementa

La idea: Importar sin miedo

Subes tu Excel o CSV, dices qué columna es qué viendo el primer valor real de cada una, y antes de escribir nada la pantalla te dice cuántos se dan de alta, cuántos ya existen y se actualizan, y qué filas se saltan y por qué. Importar dos veces no duplica: quien ya existe con el mismo correo se actualiza. Y se puede deshacer.

Qué pasa sin esto

Capturar a mano a cientos de socios toma días y mete errores de dedo en los correos —que son justo lo que les da acceso—.

Qué hacer

Sube el archivo de tus socios (hasta 20,000 filas). En el mapeo, mira los valores, no los nombres de las columnas: «Nombre → Renata» se comprueba, «Nombre → columna 3» no. Lo que no traigas, déjalo en «no la traigo».

En las fechas, di tú el formato: «04/03/2024» es 4 de marzo o 3 de abril según de dónde venga el archivo, y si te equivocas no salta ningún error.

Lee el resumen de la revisión y aplica.

Quedó bien si el número de socios en Clientes es el de tu archivo, menos las filas que la revisión dijo que se saltaban.

Lo que sale mal siempre

Cruzar dos columnas parecidas —nombre y apellido, teléfono y teléfono de emergencia—. Entra sin quejarse y se descubre semanas después; por eso la pantalla enseña los valores.
Importar un archivo SIN correos más de una vez: sin correo no hay forma de saber que es la misma persona, y cada vuelta la da de alta de nuevo.

F11.2

Importa sus planes vigentes

Pantalla Personas › Clientes › Importar › Planes activosLo hace Quien implementa

La idea: Quién tiene qué

Un segundo archivo dice qué plan tiene cada quien: correo, plan, fecha de inicio y, si los tienes, vencimiento, precio que paga y clases que le quedan. El plan se busca por nombre, incluidos los que ya no vendes. Socios tienen que estar importados antes: una fila de plan no crea a nadie.

Qué pasa sin esto

Sin su plan, el socio no puede reservar el día del arranque, y el mostrador se llena de «yo ya pagué».

Qué hacer

Sube el archivo de planes vigentes y revisa el resumen igual que con los clientes.

Dos cosas que conviene saber y decir: un plan importado no genera ningún cobro y nunca queda con renovación automática —la tarjeta la tenía el sistema anterior—. Cuando se acerque su vencimiento, le llega el aviso de siempre con su enlace de pago. Y si alguien tiene más clases de las que da su plan hoy, se respetan: nadie pierde clases por cambiar de sistema.

Quedó bien si la ficha de tres personas elegidas al azar enseña el plan, el vencimiento y las clases que tenían.

Lo que sale mal siempre

Importar planes con nombres que no coinciden con los de la fase 8 («Mensual» contra «Mensualidad»). La revisión los salta y lo dice: corrige el archivo o el nombre del plan.

F11.3

Ensaya y, si hace falta, deshaz

Pantalla Personas › Clientes › Importar › HistorialLo hace Quien implementa

Qué hacer

La primera importación hazla de ensayo en la semana 2: revisa fichas, corrige el archivo y, si hace falta, Deshacer desde el historial quita lo que esa importación dio de alta. No borra a nadie que ya estuviera antes, ni a quien desde entonces haya reservado, pagado o contratado algo.

Si importaste clientes y después sus planes, deshaz primero los planes: alguien con plan ya cuenta como alguien con movimiento y no se borra.

La importación definitiva va lo más cerca posible del día de arranque, para que lo que cambie en tu sistema viejo mientras tanto no se quede fuera.

Quedó bien si sabes deshacer una importación, y la definitiva está en el calendario.

F11.4

Su acceso al portal

Pantalla Personas › Clientes › Importar (o la ficha de cada persona)Lo hace Quien implementa

La idea: La cuenta de cada quien

Socios entran a su portal con su correo y una contraseña que eligen ellos. La forma rápida de dárselo a todos es al importar: la casilla Crear su acceso al portal le abre su cuenta a cada persona con correo, sin una contraseña que nadie conozca. Para entrar, cada quien usa «¿Olvidaste tu contraseña?» en el acceso de tu studio, escribe su correo y le llega el enlace para elegir la suya.

A quien llegue después, el acceso se le da desde su ficha, o puedes dejar que la gente nueva se registre sola con «Crear mi cuenta» (Ajustes › Studio › Cuentas desde el portal).

Qué pasa sin esto

Sin acceso, tu socio no puede reservar desde su teléfono, y todo vuelve al teléfono del mostrador.

Qué hacer

Al importar (F11.1), prende Crear su acceso al portal debajo del mapeo. Solo aparece a quien tiene el permiso de dar acceso al portal. No sale ningún correo al importar, a propósito: el aviso de que ya pueden entrar lo das tú el día del arranque (fase 15), con la instrucción de usar «¿Olvidaste tu contraseña?».

El enlace de la contraseña sale por tu correo (fase 2): sin él conectado, no llega.

Si deshaces la importación, se borran también las cuentas que nadie haya estrenado; las que ya se usaron se conservan.

Decide además si prendes «Crear mi cuenta» para la gente nueva. No se verifica el correo; si prefieres dar tú cada acceso, déjalo apagado.

Clientes

Nuevo cliente

NombreValeria

ApellidoMendoza

Correovaleria@correo.com

Teléfono55 1234 5678

Dar acceso al portal

Quedó bien si tu socio de prueba entró con «¿Olvidaste tu contraseña?» y eligió la suya.

Lo que sale mal siempre

Dar de alta dos veces a la misma persona para «arreglar» un acceso. Quedan dos historiales y sus pagos se parten entre los dos: usa Restablecer contraseña en su ficha.
Avisar a tus clientes antes de conectar tu correo: piden el enlace y no les llega.

F11.5

Los lugares fijos de tus socios de siempre

Pantalla Cada día › Agenda › RecurrentesLo hace El mostrador

La idea: Lugar fijo

Un lugar fijo es «todos los martes a las 7»: se cuelga de una línea del horario y el sistema le va apartando la clase sola, semana tras semana, conforme abre la ventana de reserva.

Qué pasa sin esto

Tus socios de siempre tendrían que reservar cada semana, y el día que se les olvide, su lugar de años lo toma alguien más.

Qué hacer

Recurrentes › nueva serie: elige al socio, la línea del horario (no una fecha y una hora) y, si la sabes, la fecha final.

Al guardar, lee el detalle por fecha: apartada, ya tenía lugar, sin cupo, sin créditos, sin plan vigente o todavía no abre. Una fecha que no se pudo no tumba la serie: se salta y la siguiente sí se intenta.

Resultado de la serie

Martes 07:00 · Pilates

Fecha	Resultado
mar 09 sep	Apartada
mar 16 sep	Apartada
mar 23 sep	Sin cupo
mar 30 sep	Todavía no abre

Quedó bien si tus socios de horario fijo tienen apartadas sus próximas clases.

Lo que sale mal siempre

Decirle «listo» a la persona sin leer el detalle. Si se apartaron dos de cuatro martes, se entera el día que llega y no hay lugar.
Un lugar fijo nunca se forma en lista de espera: si esa semana la clase está llena, la fecha se salta y se le avisa.

La fase 11 está cerrada cuando

Tus socios están importados y revisados.
Sus planes vigentes están importados, con sus clases.
Sus cuentas del portal están creadas, y sabes qué decirles para entrar.
Los lugares fijos de tus socios de siempre están puestos.

FASE 12Tu equipo: cuentas y permisos

Cada persona del mostrador y cada instructor entra con su propia cuenta y ve solo lo que le toca.

Antes de empezar

Tu correo de salida probado (fase 2): las contraseñas se mandan por ahí.
La lista de la fase 0 con el papel y las secciones de cada persona.

Cuánto lleva

Diez minutos por persona.

F12.1

El staff, con sus secciones

Pantalla Tu studio › EquipoLo hace El administrador

La idea: Rol y permisos

Hay dos papeles. El staff opera el día a día y llega solo a las secciones que le marques —Clientes, Agenda y reservas, Cobros, Finanzas…—. El administrador además cambia los ajustes, reparte accesos y da de alta a otras personas, y solo hay uno.

Si tienes sedes, aparte del permiso marcas en qué sucursales trabaja: el permiso dice a qué sección entra, y la sucursal qué datos ve dentro de ella.

Qué pasa sin esto

Con una cuenta compartida, la bitácora no puede decir quién cobró, quién devolvió ni quién borró. Y el día que alguien se va, hay que cambiarle la contraseña a todos.

Qué hacer

Da de alta a cada persona con su propio correo, rol staff y las secciones de tu lista de la fase 0. Si dudas, empieza con menos: ampliar es un clic.

Si tienes el módulo de permisos por acción, puedes afinar dentro de cada sección: ver clientes sin editarlos, cobrar sin devolver.

Quien atiende el mostrador necesita, como mínimo, Clientes y Agenda y reservas (que incluye Recepción y el pase de lista).

Equipo

Usuarios del backoffice

El administrador ve todo; el staff, lo que le marques.

Nombre	Rol	Último acceso
Dirección	Administrador	hace un momento
Recepción matutina	Staff	hace 2 horas
Recepción vespertina	Staff	ayer

Quedó bien si cada persona entró con su correo, cambió su contraseña y ve solo sus secciones.

Lo que sale mal siempre

Darle a todos el rol de administrador «para que no batallen». El administrador ve y cambia todo, incluida la configuración de cobro.

F12.2

Un solo administrador, y cómo se pasa el puesto

Pantalla Tu studio › EquipoLo hace El administrador

Qué hacer

El sistema no deja quedarse sin administrador: no te deja quitar al último. Para pasar el puesto se usa Hacer administrador sobre la persona que sigue; quien sale se queda como staff con todos sus accesos.

Cuando alguien se va, se desactiva, no se borra: pierde el acceso al momento y se le cierran las sesiones, pero su rastro sigue a su nombre —quien cobró aquel día sigue siendo quien cobró—.

Quedó bien si sabes dónde está «Hacer administrador» y quién sería tu suplente.

F12.3

La cuenta de cada instructor

Pantalla Lo que ofreces › Instructores › la llaveLo hace El administrador

La idea: El área de instructor

Con su cuenta, cada instructor ve su día —sus clases en orden de hora— y pasa lista con un toque. Puede editar su biografía y bloquear los días que no viene. No ve socios de otros, ni cobros, ni cuánto paga cada quien; sí ve su propia ocupación.

Qué pasa sin esto

Sin su cuenta, el pase de lista lo hace el mostrador de memoria al terminar la clase, y el no-show se llena de errores.

Qué hacer

En la tarjeta de cada instructor, el ícono de llave. Necesita correo en su ficha. Si dejas la contraseña vacía, se le manda una temporal a su correo y se le pide cambiarla al entrar.

No le des cuenta a quien solo cubre una sustitución: cada cuenta viva es una puerta. Suspender acceso se la cierra sin borrar nada.

Instructores

Renata OcampoEntra a su agenda

Talía RendónSin cuenta

Quedó bien si un instructor entró desde su teléfono y vio su día.

F12.4

La verificación en dos pasos del equipo (opcional)

Pantalla Tu studio › Ajustes › SeguridadLo hace El administrador

Qué hacer

A los administradores se les pide siempre. Al staff, si tú quieres: quien recibe en el mostrador ve los datos y teléfonos de tus socios, y si vale la pena pedirle un código cada mañana lo decides tú. A instructores y socios se les ofrece, nunca se les exige.

La fase 12 está cerrada cuando

Cada persona del staff tiene su cuenta con sus secciones (y sus sedes).
Instructores que van a usar el sistema tienen su cuenta.
Está decidido si al staff se le exigen los dos pasos.

FASE 13Lo que ven tus clientes

El portal está probado e instalado en los dos tipos de teléfono, tu sitio está publicado y los prospectos tienen dónde caer.

Antes de empezar

Tu marca (fase 3) y tu catálogo (fases 6 a 8): es lo que el portal y el sitio enseñan.

Cuánto lleva

Una a dos horas.

F13.1

El portal, visto como un socio

Pantalla La dirección de tu studio, desde un teléfonoLo hace Quien implementa

La idea: El portal

El portal es la aplicación de tus socios: ven el horario con los lugares que quedan, reservan, se forman en la lista de espera, cancelan a tiempo, ponen su lugar fijo, ven sus créditos y pagan su plan.

Qué pasa sin esto

Si nadie del equipo ha usado el portal, la primera pregunta de tus socios se contesta con «no sé, déjame ver».

Qué hacer

Entra con tu socio de prueba desde un teléfono y recórrelo completo. Es lo que vas a explicar cien veces la primera semana.

Portal · Clases

Clases

Reserva tu lugar

07:00 · Pilates Reformer · 4 lugaresReservar

19:00 · Barre · sin lugaresLista de espera

Quedó bien si todo tu equipo de mostrador ha usado el portal al menos una vez.

F13.2

Instalarlo como aplicación

Pantalla El portal, desde el teléfonoLo hace Quien implementa

La idea: Una aplicación sin tienda

El portal se instala desde el navegador, con tu ícono y tu nombre, en dos toques: no se descarga de App Store ni de Google Play. Instalado, abre sin la barra del navegador y recibe notificaciones en el teléfono.

Qué pasa sin esto

En iPhone, Apple solo deja recibir notificaciones si la aplicación está instalada desde Safari. Es la causa número uno de «no me llegan los avisos».

Qué hacer

En Android: abre el portal en Chrome y acepta «Instalar aplicación» (o menú › Instalar aplicación).

En iPhone: tiene que ser con Safari —desde Chrome no se puede—: botón de compartir › Agregar a Inicio.

Haz una tarjeta con estos dos pasos y la dirección de tu portal: va en el mensaje del arranque y pegada en el mostrador.

El código QR para esa tarjeta ya está hecho: en Ajustes › Studio › Códigos QR están el de Tu sitio y el de Entrar a la plataforma, con tu logo al centro. Descárgalos en PNG o SVG para tus redes, o imprime el cartel listo para el mostrador.

Quedó bien si en un Android y en un iPhone el portal quedó instalado y recibió una notificación de prueba.

F13.3

Tu sitio público

Si tienes Sitio público

Pantalla Tu studio › SitioLo hace El administrador, o quien lleve tus redes

La idea: Una página que se mantiene sola

Tu sitio se arma por bloques: portada, lo que ofreces, horario, planes, equipo, testimonios, preguntas, contacto. Los bloques de Horario, Planes, Equipo y Programas no se escriben: toman lo que ya cargaste. Cambias algo y el sitio cambia contigo.

Qué pasa sin esto

Una página aparte se queda con el horario y los precios de hace tres meses, y el cliente llega pidiendo algo que ya no existe.

Qué hacer

Agregar bloque y ordénalos con las flechas; el ojo esconde uno sin borrarlo. Mientras esté en borrador solo tú lo ves; publícalo cuando esté listo.

Agrega el bloque «Déjanos tus datos»: lo que llegue por ahí cae en Prospectos con su canal marcado, listo para que alguien le llame.

Sitio

Se arma con bloques

Portada

Centro Integral de Movimiento

Horario

Se llena solo con tus clases

Planes

Tus paquetes públicos

Quedó bien si el sitio publicado enseña tu horario y tus planes sin que los hayas escrito.

F13.4

Prospectos: quien preguntó y no ha comprado

Pantalla Personas › ProspectosLo hace Quien contesta mensajes y llamadas

La idea: El prospecto

Un prospecto es alguien que preguntó y todavía no compra. Vive en su propia lista —no cuenta como socio— con por dónde llegó, qué le interesa, cada contacto anotado y cuándo volver a buscarlo. Se le puede regalar un pase de cortesía a una clase con lugar. Cuando compra, Convertir lo pasa a Socios conservando su rastro.

Qué pasa sin esto

Los mensajes de Instagram que no se cierran el mismo día se pierden, y nunca sabes qué canal te trae gente que sí compra.

Qué hacer

Decide quién contesta los mensajes y pídele que registre ahí a cada persona que pregunte, con su canal. La pestaña Pendientes es su tarea del día: a quién ya toca llamarle.

Nuevo prospecto

NombreAndrea

Teléfono55 1234 5678

De dónde llegóInstagram

Qué le interesaPilates de la mañana

Volver a buscarlo el04/09/2026

La fase 13 está cerrada cuando

El equipo recorrió el portal como cliente.
La tarjeta de «cómo instalar la aplicación» está lista.
El sitio está publicado.

FASE 14El ensayo general

Un día completo jugado de punta a punta antes del arranque, con alguien de confianza haciendo de cliente.

Antes de empezar

Las fases 1 a 13 cerradas.
Una persona de confianza con su teléfono, que hará de socio.

Cuánto lleva

Dos horas, con todo el equipo.

F14.1

El guion

Lo hace Todo el equipo

La idea: Probar el conjunto

Cada fase se comprobó por separado. El ensayo comprueba que juntas funcionan: que el cobro activa lo que tiene que activar, que el aviso llega con tu texto, que el mostrador encuentra los botones y que cada quien tiene sus permisos.

Qué pasa sin esto

Lo que falla el día del arranque falla con clientes reales enfrente, y la primera impresión de tu equipo con el sistema es la de un día malo.

Qué hacer

Con tu socio de prueba, en este orden:

1. Desde su teléfono, instala el portal y entra. 2. Compra el plan de prueba con tarjeta y comprueba que quedó activo y llegó el comprobante. 3. Reserva una clase. 4. Llena una clase de cupo pequeño con otra persona y fórmalo en la lista de espera; cancela la otra reserva y comprueba que subió solo y le llegó el aviso. 5. En el mostrador, márcalo en Recepción. 6. El instructor pasa lista desde su cuenta. 7. Cancela tarde otra reserva y comprueba que el crédito se trató según tu regla. 8. Genera un enlace de pago y ábrelo en otro teléfono.

Recepción · búsqueda

vale

Valeria Mendoza07:00 · Pilates ReformerLlegó

Valentina RuizPlan vencido 28 agoAnotar

Quedó bien si cada punto del guion salió como esperabas, o lo que no salió está anotado con quién lo arregla.

F14.2

Lo que tu equipo debe saber contestar

Lo hace Quien implementa, con el mostrador

Qué hacer

Repasa en voz alta las cinco preguntas que más van a llegar la primera semana:

«¿Cómo entro?» — la dirección, su correo y «¿Olvidaste tu contraseña?».

«No me llegan los avisos» — en iPhone, instalar desde Safari. Su ficha dice en qué aparatos los recibe.

«Ya pagué y no me deja reservar» — si pagó en OXXO, puede tardar hasta 48 horas; mientras el cobro diga Pendiente, el dinero no ha llegado.

«¿Por qué perdí mi clase?» — la regla de cancelación; la lee en su portal antes de reservar.

«¿Me devuelven la diferencia?» — al cambiar de plan, lo que sobra queda como saldo a favor; no se devuelve a la tarjeta.

Y la regla de oro: lo que no sepas contestar, pregúntaselo al asistente si lo tienes, o búscalo en Manuales.

F14.3

Limpia lo de prueba

Lo hace El administrador

Qué hacer

Devuelve los cobros de prueba desde Cobros, cancela las reservas de prueba, y desactiva el plan de prueba. Deja a tu socio de prueba —te sirve para enseñar el portal—, pero con un nombre que lo diga: «Prueba · No borrar».

Quedó bien si en Cobros no queda nada de prueba sin devolver, y el plan de prueba no se puede comprar.

La fase 14 está cerrada cuando

El guion completo salió, o lo pendiente tiene responsable y fecha.
El mostrador contesta las cinco preguntas sin leer.
Lo de prueba está devuelto y desactivado.
Alguien del equipo le hizo al asistente una pregunta de cómo se hace algo.

FASE 15El arranque y el primer mes

Tu studio opera en ALKEA, tu equipo sabe qué mirar cada día y al cerrar el mes tienes tu primera lectura de números.

Antes de empezar

El ensayo general cerrado (fase 14).
La importación definitiva hecha (fase 11).

Cuánto lleva

El día del arranque, y una revisión por semana durante el primer mes.

F15.1

El aviso a tus socios

Lo hace El administrador

La idea: El primer mensaje

Tus socios se enteran del cambio por ti: la importación no les manda nada. El mensaje dice qué cambia para ellos, dónde entran, cómo eligen su contraseña y cómo instalar la aplicación.

Qué pasa sin esto

Sin el aviso nadie sabe que ya tiene cuenta, y un enlace de contraseña que llega sin contexto se lee como fraude: el mostrador se llena de «¿esto es de ustedes?».

Qué hacer

Unos días antes, por tus canales de siempre (WhatsApp, Instagram, en el mostrador): «Desde el lunes reservas tu clase desde tu teléfono. Entra a [la dirección de tu portal], toca «¿Olvidaste tu contraseña?», escribe tu correo y elige la tuya; si el correo no te llega, revisa tu carpeta de spam».

El día del arranque, la tarjeta de cómo instalar (fase 13) pegada en el mostrador.

Si tienes Campañas, puedes mandar el aviso a todos por correo y notificación desde Personas › Campañas.

Quedó bien si el aviso salió con la dirección del portal y la instrucción de «¿Olvidaste tu contraseña?».

F15.2

El día del arranque

Lo hace Todo el equipo

Qué hacer

Ese día no se configura nada nuevo: se opera. Todo se registra en ALKEA y el sistema viejo queda para consulta.

Deja Recepción abierta en el mostrador: es la pantalla del día, con quien llega en las próximas horas, y se refresca sola cada minuto.

Al cerrar el día, anota lo que preguntó tu equipo y lo que no cuadró: es la agenda de la primera llamada de seguimiento.

Recepción

Lo que pasa entre las 06:15 y las 10:15.

2 h4 h8 h

Buscar por nombre, correo o teléfono

F15.3

La primera semana: qué mirar cada día

Lo hace El administrador

La idea: Las tres pantallas de cada mañana

Tres pantallas contestan casi todo: el Panel (cómo va hoy), Riesgo de baja (a quién llamar) y Cobros (qué quedó pendiente o falló).

Qué pasa sin esto

Los problemas de la primera semana —un cobro que falló, alguien que no supo entrar— se descubren cuando la persona ya se fue molesta.

Qué hacer

Cada mañana: el Panel; en Cobros, los Pendientes y Fallidos —Pendiente es alguien que empezó y no terminó: esa lista es para llamar—; y Riesgo de baja, que ordena por urgencia y trae las razones escritas.

Y una vez a la semana, la Bitácora si algo cambió y nadie sabe por qué: dice quién hizo qué y cuándo.

Riesgo de baja

Riesgo alto4Llamarlos hoy

Riesgo medio9Esta semana

Riesgo bajo12Vigilar

Ana SolísRiesgo altoÚltima vez el 14 ago · 19 días sin venir · su ritmo era cada 3 días· Lleva 19 días sin venir, seis veces su ritmo· Su plan vence en 4 días y no se cobra solo

F15.4

El primer mes: tus números

Pantalla Reportes, Métricas y FinanzasLo hace El administrador

La idea: Decidir con datos

Los Reportes están agrupados por la pregunta que contestan, y todos piden un rango de fechas. En Métricas están la ocupación por clase, el mapa de horas pico y el no-show. En Finanzas, el ingreso recurrente, la cobranza esperada y la retención.

Qué pasa sin esto

El sistema se queda como una agenda cara, y las decisiones —qué horario abrir, qué precio subir— se siguen tomando a ojo.

Qué hacer

Al cerrar el primer mes, contesta tres preguntas con los reportes: ¿qué clases se llenan y cuáles sobran? (Métricas › ocupación y horas pico), ¿cuánto es mi no-show? —si es alto, revisa tu regla de cancelación— y ¿cuánto entra cada mes si nadie se mueve? (el MRR).

Cualquier lista se exporta a Excel con el botón de arriba a la derecha, con los mismos filtros que tienes puestos.

Reportes

DineroAsistenciaClientes

Ingresos por periodo

Cuánto entró, cortado por día, semana o mes

Ingreso por plan

Qué plan sostiene el negocio

F15.5

El asistente

Si tienes Asistente de IA

Pantalla Asistente, y el botón de abajo a la derechaLo hace Todo el equipo

Qué hacer

Pregúntale como le preguntarías a alguien de tu equipo: «¿cómo vamos este mes?», «¿cómo registro un pago en efectivo?», «reserva a Renata en la de las 7 del jueves». Contesta con los datos de tu studio y con los manuales, actúa con tus permisos —no tiene propios— y lo que cambia algo lo hace solo cuando pulsas «Sí, hazlo».

Cada lunes revisa tu studio y, si encuentra algo que merece atención, te escribe.

La fase 15 está cerrada cuando

Tus socios recibieron el aviso y su acceso.
El equipo opera solo en ALKEA desde el día de arranque.
Al cerrar el primer mes se contestaron las tres preguntas con los reportes.

¿Lo vemos con tus datos? En una demo corta te enseñamos cómo quedaría tu negocio.

Agenda una demo

ALKEA Studio · Guía de implementación para fitness y bienestar. Se escribe desde el propio producto: si una pantalla cambia, esta guía cambia con ella. Dentro de la plataforma está en el menú, junto a Manuales.